Как выплатить больничный лист через кассу, если сотруднику установлена выплата через банк в 1С:ERP и ЗУП?

В практической работе бухгалтера-расчетчика часто возникает ситуация, когда необходимо произвести разовую выплату сотруднику не тем способом, который установлен у него по умолчанию. К примеру, работник обычно получает зарплату на банковскую карту (зарплатный проект), но текущий больничный лист ему срочно требуется выдать наличными денежными средствами через кассу организации. Посмотрим, как решить эту задачу в программах 1С:ERP Управление предприятием 2.4 / 2.5 и 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Если мы просто зайдем в документ Больничный лист и нажмем кнопку Выплатить, система автоматически сформирует документ Ведомость в банк (или Ведомость на счета), ориентируясь на настройки в карточке сотрудника. Возможности прямого выбора типа ведомости при автоматическом формировании из документа-начисления не предусмотрено. Выясним причины такого поведения программы и подробно разберем три способа решения этой проблемы.

Почему программа автоматически выбирает банк?

Для понимания логики работы систем на платформе 1С:Предприятие 8.3 важно знать, по какому принципу программа определяет место и способ выплаты. Приоритет настроек проверяется сверху вниз по следующей цепочке:

1. Индивидуальная детализация мест выплат в карточке сотрудника (самый высокий приоритет).
2. Общий способ выплаты, заданный индивидуально для сотрудника.
3. Способ выплаты, установленный для конкретного подразделения.
4. Общий способ выплаты, действующий для всей организации в целом (самый низкий приоритет).

Схематично алгоритм выбора документа выплаты в программном коде выглядит следующим образом:

Если СпособВыплатыСотрудника = Перечисления.СпособыВыплатыЗарплаты.ЧерезКассу Тогда
    СоздатьДокумент("ВедомостьВКассу");
ИначеЕсли СпособВыплатыСотрудника = Перечисления.СпособыВыплатыЗарплаты.ЧерезЗарплатныйПроект Тогда
    СоздатьДокумент("ВедомостьВБанк");
Иначе
    СоздатьДокумент("ВедомостьНаСчета");
КонецЕсли;

Поскольку у нашего сотрудника по умолчанию задано перечисление на банковскую карту, программа автоматически создает банковскую ведомость. Ниже мы рассмотрим три способа, как обойти это ограничение.

Способ 1. Современный системный метод — настройка «Детализации мест выплат»

Этот способ является наиболее предпочтительным и правильным с точки зрения методологии 1С. Он позволяет зафиксировать для конкретного сотрудника разные способы выплаты для разных видов начислений (например, зарплата — в банк, а больничные и отпуска — через кассу) без необходимости каждый раз вручную перенастраивать карточку сотрудника.

Разберем по шагам, как выполнить эту настройку:

1. Перейдем в раздел Кадры и откроем справочник Сотрудники.
2. Найдем нужного сотрудника и откроем его карточку.
3. В верхней части карточки перейдем по синей гиперссылке Выплата, учет затрат (в некоторых релизах ссылка называется просто Выплата зарплаты).
4. В открывшейся форме обратим внимание на переключатель. Если у вас установлена общая настройка (например, «Как всей организации» или «Через зарплатный проект»), переключите его в положение Задать индивидуально (или снимите флаг «Как всем»).
5. В нижней части формы найдем табличную часть Детализация мест выплат. Если ее не видно, убедитесь, что включен индивидуальный способ выплаты.
6. Нажмем кнопку Добавить.
7. В колонке Начисление / Межрасчетный расчет выберем значение Больничные листы.
8. В колонке Способ выплаты укажем Через кассу и выберем конкретную кассу организации, если это необходимо.
9. Сохраним настройки по кнопке ОК и запишем карточку сотрудника.

После выполнения этой разовой настройки при нажатии кнопки Выплатить непосредственно из документа Больничный лист программа сама автоматически создаст документ Ведомость в кассу, проигнорировав тот факт, что основная зарплата сотрудника уходит на банковскую карту. При этом при выплате аванса или основной зарплаты система по-прежнему будет формировать банковские ведомости.

Способ 2. Ручное создание «Ведомости в кассу» (с решением проблемы пустых сумм)

Если вам не хочется вносить изменения в карточку сотрудника, ведомость можно создать полностью вручную. Однако пользователи часто сталкиваются с проблемой: при ручном создании документа Ведомость в кассу и добавлении сотрудника через кнопку Подбор сумма к выплате остается нулевой.

Проанализируем ситуацию и разберем правильный алгоритм ручного заполнения ведомости:

1. Прежде всего, откроем исходный документ Больничный лист. Обратим внимание на поле Выплата. Чтобы больничный лист можно было выплатить отдельно в межрасчетный период, в этом поле обязательно должно быть выбрано значение В межрасчетный период. Если там указано «С зарплатой» или «С авансом», программа физически не позволит выплатить его отдельной ведомостью, и сумма при подборе будет нулевой. Запишем и проведем больничный лист.
2. Перейдем в раздел Выплаты и откроем журнал документов Ведомости в кассу.
3. Создадим новый документ Ведомость в кассу.
4. В поле Выплачивать выберем вид операции Больничные листы.
5. Важнейший нюанс: справа от поля «Выплачивать» появится синяя гиперссылка (она может называться «Документы» или «Не выбраны»). Нажмем на нее.
6. В открывшемся окне выбора документов нажмем кнопку Добавить и выберем наш конкретный документ Больничный лист. Нажмем ОК.
7. Теперь нажмем кнопку Подбор (а не «Заполнить», так как автоматическое заполнение ориентируется на основной способ выплаты в карточке сотрудника) и выберем нашего сотрудника.

Благодаря тому, что мы явно указали конкретный документ-основание в шапке ведомости, программа принудительно пересчитает сумму к выплате и автоматически заполнит табличную часть ведомости правильными данными по НДФЛ и сумме к выдаче на руки.

Способ 3. Временное изменение способа выплаты в карточке сотрудника

Этот способ часто практикуется бухгалтерами «по старой памяти», однако мы рекомендуем использовать его с осторожностью.

Суть метода заключается в следующем:

1. Зайдем в карточку сотрудника, перейдем в настройки выплаты зарплаты и временно переключим способ выплаты на Через кассу. Запишем изменения.
2. Вернемся в документ Больничный лист и нажмем кнопку Выплатить. Программа, видя новые настройки сотрудника, автоматически создаст корректную Ведомость в кассу с заполненными суммами.
3. Сразу после проведения созданной ведомости вернемся в карточку сотрудника и переключим способ выплаты обратно на Через зарплатный проект (или банк).

Важное предупреждение: данный метод таит в себе серьезные операционные риски. Если расчетчик отвлечется и забудет вернуть настройки сотрудника в исходное состояние, то при последующем массовом расчете и выплате заработной платы или аванса этот сотрудник не попадет в общую банковскую ведомость. В результате возникнет задолженность перед сотрудником, которую придется выявлять и корректировать вручную.

Резюме и рекомендации

Рассмотрев все три способа, сделаем выводы:

• Если у сотрудника систематически возникают ситуации, когда определенные начисления нужно выплачивать наличными (например, он часто ходит на больничные или в отпуска и просит выдавать их через кассу), лучше всего один раз настроить Способ 1 (Детализация мест выплат). Это сэкономит время в будущем и застрахует от ошибок.
• Если это разовый случай и вы не хотите менять карточку сотрудника, воспользуйтесь Способом 2 (Ручное создание ведомости). Главное — не забудьте указать конкретный документ-основание по синей гиперссылке в шапке ведомости, чтобы суммы подтянулись автоматически.