При расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда у двух сотрудников с абсолютно идентичными начислениями и одинаковой базой взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ФСС НС, ныне взносы "на травматизм" в СФР) различаются ровно на одну копейку. Более того, при создании последующих документов Начисление зарплаты и взносов программа может внезапно доначислять эту недостающую копейку.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта математическая погрешность, как работает алгоритм распределения округлений в 1С, почему копейка доначисляется во втором документе и что с этим делать бухгалтеру.
Давайте проанализируем ситуацию на конкретном примере. Предположим, у нас есть два сотрудника с одинаковым начислением в январе. База для расчета взносов по каждому из них составляет 94 051,20 руб. Тариф организации по взносам на травматизм составляет 0,4%.
Программа производит расчет по двухэтапному алгоритму:
94 051,20 * 0,4% = 376,2048 руб.
376,20 + 376,20 = 752,40 руб.(94 051,20 + 94 051,20) * 0,4% = 188 102,40 * 0,4% = 752,4096 руб.
Как мы видим, возникает разница ровно в 1 копейку (752,41 руб. по сводному расчету против 752,40 руб. по сумме индивидуальных расчетов). Поскольку отчетность по взносам на травматизм сдается в целом по организации, итоговая сумма в учете должна строго соответствовать сводному расчету — то есть составлять 752,41 руб.
Чтобы сбалансировать общую сумму, программа автоматически добавляет эту недостающую копейку одному из сотрудников. Распределение этой копейки происходит случайным образом («рандомно») между сотрудниками с одинаковой базой. В результате у одного сотрудника взнос составит 376,20 руб., а у второго — 376,21 руб. Это абсолютно штатное поведение алгоритма 1С.
Рассмотрим более сложную ситуацию, которая часто вызывает недоумение у пользователей. Бухгалтер рассчитывает зарплату первым документом Начисление зарплаты и взносов (например, по конкретному подразделению), и там этой копейки нет. Но при создании второго аналогичного документа и нажатии кнопки Заполнить программа внезапно дозаполняет вкладку взносов и доначисляет 1 копейку по ФСС НС без каких-либо новых начислений.
Выясним причину этого поведения. Это происходит из-за поэтапного расчета и изменения общей базы в информационной базе:
Важно помнить, что согласно п. 9 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний рассчитываются нарастающим итогом с начала расчетного периода (то есть с начала календарного года).
Разработчики 1С привели алгоритмы в строгое соответствие с законодательством. Программа при каждом заполнении документа пересчитывает базу и взносы нарастающим итогом с января. Если в прошлых периодах из-за кадровых изменений, перерасчетов или округлений копейка «уплыла», система автоматически скорректирует её в текущем отчетном периоде.
Рассмотрим три основных варианта действий для бухгалтера при работе с копейками по ФСС НС:
Вариант 1. Оставить расчет программы без изменений (рекомендуемый вариант)
Это самый правильный и наименее трудозатратный путь. Персонифицированный учет по взносам на травматизм в СФР (в составе ЕФС-1, ранее 4-ФСС) не ведется в разрезе сотрудников. В отчет сдаются только общие сводные суммы по организации. Поскольку итоговая сумма взносов по организации рассчитана абсолютно верно, наличие копеечных расхождений у конкретных физлиц в регистрах 1С ни на что не влияет. Отчетность заполнится корректно, и сверка с СФР пройдет без ошибок.
Вариант 2. Ручная корректировка взносов в документе
Вы можете вручную удалить или скорректировать копейку на вкладке «Взносы» в документе Начисление зарплаты и взносов, если хотите видеть абсолютно одинаковые суммы по сотрудникам. Однако помните о важном нюансе: поскольку программа считает взносы нарастающим итогом, в следующем месяце система снова обнаружит это отклонение и попытается вернуть «недостающую» копейку. Вам придется заниматься ручной корректировкой из месяца в месяц до конца текущего года.
Вариант 3. Подача корректирующей отчетности (в случае прошлых периодов)
Если копейка перерасчета за прошлый квартал была проведена текущим периодом и это привело к расхождениям между сданным отчетом ЕФС-1 и текущими оборотами по счету 69.11, теоретически можно подать корректировочный ЕФС-1 за прошлый период. Но на практике Социальный фонд лояльно относится к копеечным расхождениям, возникающим из-за округлений, и подавать уточняющие расчеты ради одной копейки нецелесообразно.
Таким образом, мы убедились, что расхождения в 1 копейку между сотрудниками с одинаковыми начислениями в 1С:ЗУП — это не ошибка программы, а следствие корректного математического распределения округлений для соблюдения общего баланса расчетов по организации в соответствии с законодательством РФ.