Как исправить распределение страховых взносов по старому подразделению при повторном приеме сотрудника в 1С:ЗУП 3.1?

При повторном приеме на работу сотрудника, который ранее уже трудился в вашей организации, бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: при расчете отпуска или начислении зарплаты в текущем периоде суммы страховых взносов неожиданно «раздваиваются». Часть взносов начисляется по новому подразделению (где сотрудник работает сейчас), а часть уходит на старое подразделение (где он работал до увольнения). При этом в части НДФЛ и самих начислений все рассчитывается корректно.

В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя подобным образом, проанализируем внутренние механизмы распределения взносов в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) и рассмотрим пошаговые сценарии решения этой проблемы.

Выясняем причину: особенности учета взносов в 1С:ЗУП

Для того чтобы понять природу этой ошибки, необходимо обратиться к методологии учета, заложенной разработчиками 1С. Разберем ключевые аспекты:

1. Разделение сущностей «Сотрудник» и «Физическое лицо». При повторном приеме уволенного работника в справочнике Сотрудники обязательно должен быть создан новый элемент. Однако в справочнике Физические лица это должно быть одно и то же лицо. Программа рассчитывает страховые взносы нарастающим итогом с начала календарного года именно в разрезе физических лиц, а не конкретных трудовых договоров (сотрудников). Это необходимо для контроля предельной величины базы по страховым взносам.
2. Пропорциональное распределение. Поскольку физическое лицо одно, а мест работы (подразделений) в течение года у него было несколько, программа рассчитывает общую сумму взносов по физлицу за месяц, а затем распределяет ее между подразделениями пропорционально начисленным в этих подразделениях доходам (облагаемой базе).

Проанализируем ситуацию, которая приводит к ошибке у расчетчиков. Схема выглядит следующим образом:

Шаг 1. Расчетчики создают документ Начисление зарплаты и взносов, заполняют его, но не проводят, оставляя в качестве «черновика» (записанным), чтобы дождаться ввода разовых премий или других документов в конце месяца.

Шаг 2. Вводится и проводится документ Отпуск или Премия.

Шаг 3. Ранее записанный документ Начисление зарплаты и взносов просто проводится без предварительного перезаполнения или пересчета.

В этот момент и ломается программная логика. Давайте разберем по шагам, почему так происходит.

Почему «записанный, но непроведенный» документ ломает расчет?

Программа 1С:ЗУП делает записи в важнейшие регистры накопления только в момент проведения документов. К таким регистрам относятся:

• Учет доходов для исчисления страховых взносов
• Страховые взносы по физическим лицам

Пока документ Начисление зарплаты и взносов просто записан, для программы начислений текущего месяца по новому подразделению в базе данных фактически не существует. Когда проводится документ Отпуск (или иной межрасчетный документ), алгоритм расчета взносов видит только доходы прошлых периодов (когда сотрудник работал в старом подразделении). Пытаясь распределить взносы с отпускных, программа обращается к истории начислений физлица и относит часть взносов на старое подразделение.

Если затем расчетчики просто проводят документ начисления зарплаты без его перезаполнения, программа фиксирует некорректное распределение взносов на вкладке «Взносы» по старой пропорции доходов.

Как решить проблему: пошаговые сценарии

Рассмотрим подробнее эффективные варианты исправления этой ошибки в зависимости от этапа ведения учета.

Вариант 1. Соблюдение строгой последовательности расчетов (Рекомендуемый)

Главное правило работы в 1С:ЗУП — документ Начисление зарплаты и взносов должен создаваться, рассчитываться и проводиться в самую последнюю очередь, когда в базу введены и проведены абсолютно все отклонения (больничные, отпуска) и разовые выплаты (премии) за текущий месяц.

Если вам необходимо предварительно оценить суммы начислений, вы можете создать документ, проверить его, но выходить из него без сохранения или помечать его на удаление, чтобы в конце месяца заполнить документ «с чистого листа».

Вариант 2. Пересчет взносов по конкретному сотруднику

Если документ начисления зарплаты уже был создан и записан ранее, а после него были введены межрасчетные документы, выполнять полное перезаполнение документа по всему предприятию необязательно. Достаточно актуализировать данные по проблемному сотруднику:

1. Откройте ранее записанный документ Начисление зарплаты и взносов.
2. Перейдите на вкладку «Договоры» или «Начисления», найдите нужного сотрудника, нажмите правой кнопкой мыши и выберите команду «Пересчитать сотрудника».
3. Перейдите на вкладку «Взносы» и нажмите кнопку «Пересчитать взносы» (либо пересчитайте конкретно этого сотрудника). Программа пересчитает базу с учетом всех последних проведенных документов и корректно перераспределит взносы на текущее подразделение.
4. Проведите документ.

Вариант 3. Расчет в отдельном документе без привязки к подразделению

Если старое и новое подразделения сотрудника относятся к разным налоговым органам (разным ИФНС/КПП), то проведение расчетов в разных документах с отбором по подразделениям может вызывать технические сбои. В этом случае выполните следующие действия:

1. Создайте отдельный документ Начисление зарплаты и взносов.
2. В шапке документа оставьте поле «Подразделение» пустым (не выбирайте его).
3. По кнопке «Подбор» выберите только этого сотрудника. Программа автоматически соберет все его доходы по разным рабочим местам в рамках одной организации, правильно рассчитает взносы и распределит их по актуальным регистрациям в ИФНС.

Диагностика ошибок через регистры накопления

Если после выполнения всех рекомендаций взносы все равно упрямо уходят на старое подразделение, выполним проверку движений по регистрам. Проанализируем, какой именно документ делает некорректную запись:

1. Откройте главное меню программы (команда Shift+F11).
2. Вставьте ссылку на регистр: e1cib/list/РегистрНакопления.СведенияОДоходахСтраховыеВзносы и нажмите «Перейти».
3. В открывшемся списке установите отбор по нашему физическому лицу.
4. Посмотрите на колонку «Подразделение» и найдите строки со старым подразделением в текущем периоде. Обратите внимание на колонку «Регистратор» — именно этот документ (это может быть старый документ по командировке, отпуску или исправлению) является источником проблемы.

Для понимания технической структуры данных приведем пример того, как система группирует доходы для расчета взносов на уровне СУБД:

ВЫБРАТЬ
    СведенияОДоходах.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    СведенияОДоходах.Подразделение КАК Подразделение,
    Сумма(СведенияОДоходах.СуммаОблагаемая) КАК СуммаОблагаемая
ИЗ
    РегистрНакопления.СведенияОДоходахСтраховыеВзносы КАК СведенияОДоходах
ГДЕ
    СведенияОДоходах.Период МЕЖДУ &НачалоМесяца И &КонецМесяца
ГРУППИРОВАТЬ ПО
    СведенияОДоходах.ФизическоеЛицо,
    СведенияОДоходах.Подразделение

Проанализировав данную таблицу, программа берет общий итог взносов по физическому лицу и делит его пропорционально полю СуммаОблагаемая для каждого подразделения. Обеспечивая актуальность данных в этом регистре путем своевременного пересчета и правильной последовательности проведения документов, вы навсегда избавитесь от ошибок перекоса страховых взносов при повторном приеме сотрудников.