Переход с «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 — процесс ответственный, и часто пользователи сталкиваются с тем, что расчет среднего заработка в новой программе отличается от старой или вовсе показывает пустые значения за определенные годы. Рассмотрим подробнее, почему возникают такие ситуации, и разберем по шагам, как восстановить данные для корректного начисления пособий.
При переходе на ЗУП 3.1 большинство организаций выбирают «краткий» или так называемый рекомендуемый перенос данных. В этом случае программа переносит только те сведения, которые необходимы для текущей работы. Проанализируем, какие именно данные попадают в базу:
В этой ситуации данные за 2014 год, которые потребовались бухгалтеру, просто не были включены в объем переноса. Программа игнорирует столь отдаленные периоды для оптимизации размера базы данных. Чтобы убедиться в этом, проанализируем технические документы программы.
Часто бывает так, что в ЗУП 2.5 расчет за старые годы (например, 2013–2014) велся на основании справок, принесенных сотрудником от другого работодателя. Выясним причину, почему они могут «потеряться»:
Если в старой программе данные были занесены как «Справка другого страхователя», при переносе они должны попасть в соответствующий раздел новой программы. Однако, если перенос был частичным или данные в старой базе были введены некорректно, документ Справка для расчета пособий (входящая) может не создаться автоматически.
Как подтверждается в обсуждении, именно наличие справки с предыдущего места работы в ЗУП 2.5 часто является ключом к решению проблемы. Если в 2.5 заработок за 2014 год есть, а в 3.1 его нет — проверьте раздел Зарплата — Справки для расчета пособий.
По закону (255-ФЗ), для расчета больничных и пособий по материнству берутся два календарных года, предшествующих году наступления события. Если в 2019 году бухгалтер пытается увидеть 2014 год, это, скорее всего, связано с заменой лет (например, если сотрудница была в декрете в 2017-2018 годах).
Рассмотрим, как этот механизм работает в 1С:ЗУП 3.1. Даже если данные в базе есть, программа не подтянет их автоматически, пока не будет активирована соответствующая опция в документе БольничныйЛист.
Если данных в расчете нет, мы можем проверить их наличие в технических регистрах. Посмотрим на алгоритм действий:
ЗП_СЗФСС. Именно эти документы отвечают за хранение сведений о заработке для расчета пособий ФСС, перенесенных из старой программы.Если данных нет, мы можем добавить их самостоятельно. Рассмотрим два способа:
Это наиболее правильный «технический» способ, так как данные попадут напрямую в регистры накопления. Нам нужно внести запись в регистр Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС). Посмотрим на пример заполнения:
Регистр: Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)
Сотрудник: Иванов И.И.
Год: 2014
Сумма: 450 000,00
Страхователь: Наша организация (или Справка другого страхователя)
После проведения такого документа данные будут подтягиваться во все последующие расчеты среднего заработка для этого сотрудника автоматически.
Если заработок за 2014 год был получен у другого работодателя, воспользуемся стандартным интерфейсом:
Важный нюанс: Данные из таких справок учитываются программой исключительно для расчета пособий (больничные листы, отпуска по уходу). Для расчета обычных отпусков или командировок (средний по Постановлению №922) эти суммы использоваться не будут.
Проанализируем ситуацию: данные занесены, но в документе БольничныйЛист всё равно пусто. Это происходит потому, что по умолчанию программа ищет 2018 и 2017 годы (для случая 2019 года). Выполним следующие действия:
Таким образом, проблема решается либо поиском забытой справки, либо ручной корректировкой регистров через ПереносДанных, если при миграции с версии 2.5 период был отсечен из-за ограничений «краткого» переноса.