← На главную

При переходе с редакции 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на 1С:ЗУП 3.1 расчетчики заработной платы часто сталкиваются с ситуацией, когда в новой информационной базе отсутствуют данные о заработке за периоды, предшествующие расчетному интервалу переноса. В частности, при выходе сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком требуется сделать замену лет расчетного периода (например, взять заработок за 2012–2013 годы), однако типовые документы и отчеты не находят этих сведений. Проанализируем причину такого поведения системы и подробно разберем все способы решения данной задачи.

Причины отсутствия исторических данных при переносе

Выясним причину, почему часть сведений не попадает в новую информационную базу. При использовании рекомендованного варианта переноса данных переносятся только сведения, необходимые для продолжения кадрового и зарплатного учета на дату начала эксплуатации:

1. Данные о заработке для расчета общего среднего заработка переносятся за 1,5 года до даты среза.
2. Сведения для расчета пособий ФСС переносятся только за 3 года, предшествующих году начала ведения учета в ЗУП 3.1.
3. Более ранние периоды (например, 4–5 лет назад), а также детальная архивная кадровая и расчетная история при рекомендованном переносе в базу не загружаются вовсе.

Так как документ Исходящая справка для расчета пособий (бывшая справка 182н) и алгоритмы автоматического расчета больничных листов считывают информацию из специализированных регистров ЗУП 3.1, отсутствие в них записей приводит к тому, что таблицы заработка остаются пустыми. Рассмотрим подробнее варианты действий в данной ситуации.

Способ 1. Ввод исторических данных через документ «Перенос данных» (рекомендуемый)

Если требуется, чтобы заработок за прошлые годы хранился в единой базе ЗУП 3.1 и автоматически подтягивался как в исходящие справки, так и в расчет любых пособий с заменой лет, разберем по шагам, как ввести эти сведения в нужные регистры:

1. Перейдем в раздел Администрирование → Перенос данных.
2. Найдем существующий документ с кодом ЗП_СЗФСС или создадим новый документ переноса данных.
3. Нажмем кнопку Настройка состава регистров и убедимся, что включены следующие регистры:
   • Регистр накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС);
   • Регистр сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС).
4. В табличной части регистра Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) добавим строки по сотруднику, указав расчетные годы (например, 2012 и 2013), суммы заработка в пределах предельной величины базы и признак облагаемости взносами.
5. В регистре Данные о времени для расчета среднего (ФСС) зафиксируем исключаемые календарные дни (периоды нахождения на больничных листах, в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком).
6. Проведем документ. После этого система будет видеть заработок за эти годы при любых автоматических расчетах.

Способ 2. Ручная замена лет в документе «Больничный лист»

Если данные за прошлые периоды требуются разово для расчета конкретного больничного листа или пособия по беременности и родам, нет необходимости редактировать регистры. Разберем по шагам, как скорректировать расчет прямо в первичном документе:

1. Откроем или создадим документ Больничный лист.
2. На вкладке Главное рядом с суммой среднего заработка нажмем на кнопку редактирования (значок карандаша) Изменить данные для расчета среднего заработка.
3. В открывшейся форме переключим переключатель выбора расчетных лет в положение Задается вручную.
4. Укажем необходимые годы (например, 2012 и 2013) вместо стандартных предшествующих лет.
5. Введем суммы заработка за каждый год и количество календарных дней исключаемых периодов, взяв данные из старой базы 1С:ЗУП 2.5.
6. Нажмем ОК и пересчитаем пособие.

Способ 3. Ручное заполнение справки о заработке

Если сотруднику необходимо выдать единую справку за весь период работы, включая годы до перехода на ЗУП 3.1:

1. Создадим документ Исходящая справка для расчета пособий в разделе Зарплата или Кадры.
2. В табличной части документа вручную добавим недостающие строки с годами и укажем заработок сотрудника и исключаемые периоды из базы ЗУП 2.5.
3. Сформируем и распечатаем единую форму документа.

Также допустимым и наименее трудозатратным вариантом для выдачи архивных справок остается формирование документа непосредственно в старой рабочей базе 1С:ЗУП 2.5 за те годы, в которых учет фактически велся в предыдущей редакции.