Ситуация, когда при переходе с версии 2.5 на 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) бухгалтер обнаруживает «лишние» вычеты в документах, является одной из самых частых и методически сложных. Рассмотрим детально, почему программа может применить вычет трижды в одном месяце начисления и как правильно выстроить работу, чтобы избежать ошибок в отчетности по НДФЛ.
Основное отличие версии 3.1 от 2.5 заключается в том, что учет НДФЛ и предоставление вычетов жестко привязаны к фактической дате получения дохода. Согласно статье 223 НК РФ, для таких доходов, как больничные листы и отпуска, датой получения дохода считается день их выплаты. В 1С:ЗУП 3.1 эта дата указывается в поле Дата выплаты в нижней части каждого межрасчетного документа.
Проанализируем типичную ситуацию, описанную в теме: за январь сотруднику начисляется зарплата и больничный лист. Больничный заканчивается 30 января, но планируемая дата выплаты в документе установлена 8 февраля. Зарплата же начисляется последним числом января. В этом случае для программы возникают два разных налоговых периода по дате получения дохода:
Дата выплаты стоит 08.02.Выясним причину появления трех вычетов. Рассмотрим последовательность действий программы при расчете НДФЛ нарастающим итогом:
Начисление зарплаты и взносов за январь еще не проведен, программа считает, что вычет за январь еще не использован.Начисление зарплаты и взносов за январь, программа видит, что за январь вычет еще как бы не предоставлен именно в рамках январских доходов, и применяет его третий раз.В 1С:ЗУП 3.1 расчет НДФЛ всегда производится нарастающим итогом с начала налогового периода (года). Разберем по шагам, как программа вычисляет налог в документе:
Исчисленный налог = (Весь доход с начала года - Все вычеты, на которые есть право с начала года) * Ставка налога - Налог, исчисленный ранее.
Проанализируем ситуацию, когда в февральском документе сторнируется НДФЛ. Это происходит потому, что при окончательном расчете зарплаты за февраль программа видит общую картину: суммирует все доходы за январь-февраль, суммирует все положенные вычеты (их должно быть ровно два — по одному за каждый месяц) и вычитает налог, который уже был исчислен в январе и в межрасчетных документах февраля. Если в какой-то момент вычетов было захвачено больше, система автоматически скорректирует (уменьшит) сумму налога в ближайшем документе начисления зарплаты.
При переходе с версии 2.5 на 3.1 (особенно если это «краткий» перенос на начало года) критически важно проверить состояние регистров. Посмотрим на регистр накопления ПредоставленныеСтандартныеВычетыПоНДФЛ. Если данные перенеслись некорректно, система может «не видеть», что за декабрь или январь вычеты уже были предоставлены в старой базе.
Также следует обратить внимание на документ Перенос данных с кодом ПРО. В нем содержатся записи по учету доходов для целей НДФЛ. Если в этом документе зафиксированы доходы, но не зафиксированы предоставленные вычеты, или если дата выплаты этих доходов пересекается с новым расчетным периодом, программа будет пытаться додать «недостающие», по её мнению, вычеты.
Рассмотрим алгоритм действий для выравнивания учета, если вы заметили избыточные вычеты:
Больничный лист или Отпуск посмотрите на поле Дата выплаты. Если вы планируете выплатить больничный вместе с зарплатой за январь (например, 5 февраля), то вычеты за февраль в этом документе — это нормальная реакция программы на февральскую дату выплаты.Начисление зарплаты и взносов.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам). В нем нужно анализировать колонку «Вычеты» в разрезе Месяца налогового периода. Вы увидите, к какому конкретно месяцу (январю или февралю) программа отнесла каждый из примененных вычетов.Заявление на вычеты не создано дублирующих записей и что доход сотрудника с начала года не превысил порог в 350 000 рублей. Проверить это можно через регистр сведений ПрименениеСтандартныхВычетовПоНДФЛ.Если программа в документе Начисление зарплаты и взносов за февраль ставит вычет «-1400», это означает, что она обнаружила излишне предоставленный вычет в январе. Рассмотрим, к чему это ведет:
В 1С:ЗУП 3.1 отрицательный исчисленный налог — это сигнал к тому, что у сотрудника возник излишне удержанный НДФЛ. По закону, такой налог нельзя просто «зачесть» в счет будущих платежей в одностороннем порядке (в некоторых трактовках), и программа может потребовать оформить документ Возврат НДФЛ. Однако чаще всего, если это происходит внутри одного квартала, суммы перекрываются при расчете следующей выплаты зарплаты.
Важный момент: если вы правите Дату выплаты в уже проведенном и выплаченном документе, обязательно нужно перезаполнить и пересчитать НДФЛ в этом документе, а затем — во всех последующих документах по этому сотруднику за этот месяц, так как цепочка расчетов нарастающим итогом будет нарушена.
Таким образом, мы выяснили, что «тройной вычет» — это не всегда ошибка программы, а чаще всего следствие того, что даты выплаты доходов относятся к разным месяцам, и программа, следуя логике НК РФ, пытается предоставить вычеты за все доступные месяцы налогового периода на дату каждой выплаты.