При ведении деятельности, облагаемой и не облагаемой НДС (или облагаемой по разным ставкам), бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью включения механизма раздельного учета. Однако простой установки флажка в учетной политике недостаточно: программа может начать выдавать ошибку «Для целей учета НДС не списано X товара», а ожидаемый «Помощник по переходу» может попросту не появиться в списке регламентных операций. Разберем подробно, почему это происходит и как правильно настроить систему.
Многие пользователи ожидают, что после включения раздельного учета НДС программа автоматически предложит «Помощник по переходу на раздельный учет на счете 19». Проанализируем условия, при которых этот инструмент становится доступен. Помощник предназначен для узкого круга задач: он нужен только в том случае, если в организации уже велся раздельный учет (был установлен флаг Ведется раздельный учет входящего НДС), но данные не детализировались на счете 19 (был снят флаг Раздельный учет НДС на счете 19).
Если же вы ранее совсем не вели раздельный учет и решили включить оба флага одновременно, программа расценивает это как начало новой методики учета «с нуля». В этом случае система не видит необходимости «переносить» данные из старого режима в новый, так как старых данных для раздельного учета в регистрах попросту нет. Именно отсутствие записей в специализированных регистрах накопления приводит к ошибкам при проведении документов реализации или списания.
Для корректной работы 1С:Бухгалтерии в режиме раздельного учета НДС используются два ключевых регистра, которые мы должны рассмотреть подробнее:
Когда вы включаете раздельный учет, программа при каждой реализации пытается найти остаток товара именно в регистре РаздельныйУчетНДС. Поскольку до перехода этот регистр не заполнялся, система выдает ошибку о невозможности списать товар, даже если на бухгалтерском счету (например, 41 или 10) остатки есть. Наша задача — синхронизировать бухгалтерские остатки с данными этого регистра.
Если «Помощник» не появился, а работать нужно, воспользуемся проверенным методом ручного ввода остатков по специальным регистрам. Рассмотрим последовательность действий:
Шаг 1. Подготовка учетной политики. Проверим, что в настройках налогов и отчетов по НДС установлены флаги Ведется раздельный учет входящего НДС и Раздельный учет НДС на счете 19. Также в параметрах учета (раздел «Администрирование») должна стоять галка «Учет сумм НДС ведется по способам учета».
Шаг 2. Создание документа ввода остатков. Перейдем в раздел Главное — Помощник ввода остатков. Нам необходимо создать документ на дату, предшествующую дате начала применения новой учетной политики (например, если переход с 1 июля, то документ создаем от 30 июня).
Шаг 3. Выбор режима ввода. В документе Ввод остатков нажмем кнопку Режим ввода остатков. Нам нужно снять флаг Ввод остатков по бухгалтерскому учету и установить флаг Ввод остатков по специальным регистрам. Это критически важно, чтобы не задвоить данные на счетах бухгалтерского учета.
Шаг 4. Заполнение данных. Выберем раздел НДС по приобретенным ценностям. Здесь необходимо заполнить таблицу остатками ТМЦ, которые числятся на балансе. Проанализируем способы упрощения этой работы:
Заполнить. В современных версиях 1С программа может попытаться подтянуть остатки из данных бухгалтерского учета.Способ учета НДС. Обычно при переходе выбирают Принимается к вычету или Распределяется, в зависимости от дальнейшего использования товара.Если номенклатурных позиций очень много, ручной ввод становится невозможным. Рассмотрим способы автоматизации. Выясним, как можно ускорить процесс:
Во-первых, можно воспользоваться обработкой Установка способа учета НДС. Она позволяет массово проставить способ учета в документах поступления за прошлые периоды. Однако будьте осторожны: перепроведение старых документов в закрытых периодах может изменить сальдо по налогам.
Во-вторых, существует возможность написать (или заказать) простую обработку, которая перенесет остатки со счетов 10, 41 и 19 в соответствующие регистры НДС. Пример логики кода для разработчика мог бы выглядеть так:
// Пример упрощенной логики заполнения регистра РаздельныйУчетНДС
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ Номенклатура, КоличествоОстаток, СтоимостьОстаток ИЗ Хозрасчетный.Остатки(..., Счет = &Счет41)";
Результат = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Результат.Следующий() Цикл
Движение = РегистрыНакопления.РаздельныйУчетНДС.СоздатьНаборЗаписей();
// Заполнение реквизитов: Организация, Номенклатура, Склад, СпособУчетаНДС
КонецЦикла;
После активации настройки Раздельный учет НДС на счете 19 структура самого счета меняется. На всех субсчетах (19.01, 19.03 и др.) добавляется обязательное третье субконто — Способы учета НДС.
Проанализируем ситуацию: все накопленные ранее остатки на 19 счете теперь «висят» на пустом субконто. При попытке распределить такой НДС программа его проигнорирует. Чтобы это исправить, необходимо выполнить перенос остатков на счете 19 с пустого субконто на заполненное (например, на способ Распределяется). Это можно сделать документом Операция, введенная вручную, сделав проводки вида:
Дт 19.03 (Способ учета: Распределяется) — Кт 19.03 (Способ учета: <пусто>)
Переход на раздельный учет в июле (начало 3 квартала) — ситуация нередкая, но требующая внимания. НДС является налогом квартальным, поэтому любые изменения учетной политики должны вступать в силу с 1-го числа первого месяца квартала.
Посмотрим на важный нюанс: если товар был куплен в мае (2 квартал, раздельного учета нет), а продан в августе (3 квартал, раздельный учет включен), то без ввода остатков в регистр Раздельный учет НДС на дату 30 июня, документ реализации в августе выдаст ошибку. Программа «не узнает» этот товар в контексте НДС. Поэтому ввод остатков по спецрегистрам — обязательная процедура для всех ТМЦ, находящихся на складах в момент смены режима учета.
Даже при включенном раздельном учете вы можете столкнуться с тем, что программа распределяет НДС не так, как вы ожидали. Помните о «правиле 5 процентов». Если доля расходов на необлагаемую деятельность составляет менее 5%, законодательство позволяет принимать весь НДС к вычету. В 1С это регулируется регламентной операцией Распределение НДС в конце квартала. Однако для корректного расчета этой доли система все равно требует, чтобы в течение квартала все первичные документы были заполнены с указанием способов учета НДС.
Подведем итог: переход на раздельный учет — это не только установка флажков в интерфейсе, но и кропотливая работа по наполнению регистров накопления. Использование документа Ввод остатков в режиме Специальные регистры является самым быстрым и безопасным способом избавиться от ошибок списания и подготовить базу к корректному формированию декларации по НДС.