В практике работы бухгалтера в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникает ситуация, когда сотрудник увольняется, а спустя некоторое время (в том же календарном году или позже) принимается на работу снова. При формировании ведомостей на выплату зарплаты (в банк, в кассу или на счета) напротив фамилии такого человека появляется примечание «(два рабочих места)». Это вызывает вопросы: не продублировались ли выплаты, корректно ли рассчитан НДФЛ и как избавиться от этой надписи, если по старому месту работы все расчеты давно закрыты.
В данной статье мы подробно разберем техническую логику программы, проанализируем регистры и выясним, является ли это ошибкой или штатным поведением системы.
Для начала проанализируем фундаментальный принцип построения учета в 1С:ЗУП 3.1. В программе разделены понятия Справочник.Сотрудники и Справочник.ФизическиеЛица. Это сделано для того, чтобы история одного и того же человека (налоги, вычеты, общий стаж) хранилась в одном месте (физлицо), даже если он принимался на работу несколько раз (разные карточки сотрудников).
Рассмотрим, что происходит при повторном приеме:
Сотрудники.Физическому лицу.Проанализируем ситуацию: когда система видит, что у одного физического лица в текущем периоде (или в остатках по регистрам) числится более одной активной или недавно закрытой связи с объектом Сотрудник, она выводит информационное сообщение «(два рабочих места)». Это сигнал бухгалтеру о том, что сумма в строке является совокупной по всем местам работы данного человека внутри организации.
Часто бухгалтеры отмечают, что по старому рабочему месту «все закрыто в ноль», но надпись все равно не исчезает. Выясним причину этого явления. Программа анализирует не только итоговую сумму к выплате, но и разрезы аналитики в регистрах накопления. К ним относятся:
ВзаиморасчетыССотрудникамиЗарплатаКВыплатеАвансомРасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛЕсли по старому сотруднику остался хотя бы один «хвост» в разрезе Статьи финансирования, Статьи расходов или Периода взаиморасчетов, система будет считать это рабочее место значимым для ведомости. Например, если по одной статье финансирования возникла переплата в 1 копейку, а по другой — недоплата в ту же копейку, общее сальдо будет нулевым, но в регистре останутся две незакрытые записи.
Чтобы понять, что именно «тянет» программа из прошлого, проделаем следующие шаги:
В самой ведомости найдем колонку «К выплате» и нажмем на ссылку (сумму или текст о рабочих местах). Откроется окно «Редактирование зарплаты сотрудника». В этом окне мы увидим разбивку по сотрудникам. Если по старому сотруднику стоят пустые строки или нулевые суммы, значит, система просто видит его наличие в базе, но не находит сумм к выплате. Если же там присутствуют суммы (пусть даже с минусом), это требует корректировки.
Проанализируем также вкладку НДФЛ. Бывает так, что сам расчет зарплаты закрыт, но НДФЛ за прошлый период «перекочевал» в новую ведомость из-за перерасчетов. Если в расшифровке НДФЛ вы видите строку по старому сотруднику, значит, программа пытается зафиксировать удержание налога по прежнему основанию.
Если визуальный осмотр ведомости не дает ответа, воспользуемся мощным инструментом — Универсальным отчетом. Разберем по шагам, как его настроить для поиска скрытых остатков:
Регистр накопления, в поле «Объект» — Взаиморасчеты с сотрудниками, тип данных — Остатки и обороты.Физическое лицо, Сотрудник, Статья финансирования, Период взаиморасчетов.После формирования отчета мы увидим детальную картину. Если по старому сотруднику в колонке «Конечный остаток» есть ненулевые значения в разрезе периодов или статей, это и есть причина. Даже если итоговая сумма по сотруднику равна нулю, «разнобой» в аналитике заставляет программу выводить надпись о двух рабочих местах.
Рассмотрим несколько способов решения проблемы в зависимости от ситуации:
Этот способ подходит для опытных пользователей, когда нужно «схлопнуть» остатки в регистрах вручную. Мы создаем документ Перенос данных (раздел Администрирование), выбираем нужные регистры (Взаиморасчеты с сотрудниками, Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками) и вносим корректирующие записи, которые обнуляют аналитику по старому сотруднику.
Пример логики записи:
// Для обнуления остатка нужно создать запись с обратным знаком или
// запись вида "Расход", если остаток пришел по "Приходу".
// Важно соблюсти все измерения: Статья финансирования, Статья расходов, Сотрудник.
В некоторых случаях помогает создание документа «Корректировка задолженности» (раздел Выплаты). Посмотрим, как это работает: мы выбираем вид операции «Списание задолженности» или «Перенос задолженности» и пробуем перенести остатки со старого сотрудника на нового. Это позволит системе «забыть» о старой карточке в контексте денежных долгов.
Проанализируем карточку уволенного сотрудника. На вкладке «Работа» должна стоять галочка «Все операции по сотруднику завершены». Хотя она больше влияет на отображение сотрудника в списках, ее установка вместе с корректным документом Увольнение помогает программе исключить карточку из некоторых алгоритмов автозаполнения.
Важно понимать, что для последних версий 1С:ЗУП 3.1 такая логика считается штатной. Разработчики реализовали механизм объединения выплат по одному физическому лицу для удобства взаимодействия с банками. Когда вы выгружаете реестр в банк, банку не важно, сколько раз человек увольнялся и принимался — ему нужна одна общая сумма на один номер лицевого счета.
Если в расшифровке ведомости по старому рабочему месту стоят нулевые суммы, то при печати или выгрузке в файл эта «пустая» информация никак не отразится на итоговом результате. Надпись «(два рабочих места)» — это лишь информационный маркер для бухгалтера в интерфейсе программы.
Выясним, что будет, если сотрудника уволят и примут в третий раз. Да, система честно напишет «(три рабочих места)», если все эти события произошли в рамках одного отчетного периода или если по ним не «закрыты» регистры. Пугаться этого не стоит, если итоговая сумма к выплате верна.
Таким образом, мы выяснили, что основная причина появления надписи кроется в архитектуре системы, ориентированной на физических лиц. Для избавления от нее требуется тщательная зачистка регистров накопления через Универсальный отчет и корректирующие документы, однако в большинстве случаев это является косметическим нюансом, не влияющим на корректность учета.