Как вести учет мягкого инвентаря по датам поступления и контролировать сроки носки в 1С:БГУ?

Учет мягкого инвентаря (постельного белья, полотенец, спецодежды, санитарной одежды) в государственных и муниципальных учреждениях всегда связан с жестким контролем сроков его эксплуатации (носки). Часто у бухгалтеров возникает соблазн отслеживать эти сроки непосредственно на балансовом счете 105 «Материальные запасы», создавая в справочнике Номенклатура дублирующие позиции с указанием даты поступления в названии, например: «Наволочка (23.11.2018)» и «Наволочка (01.12.2018)».

В этой статье мы подробно разберем, почему такой подход является методологической ошибкой, как правильно организовать учет мягкого инвентаря в соответствии с законодательством РФ, как отразить это в учетной политике и как настроить программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ 2.0) для удобного контроля дат без загромождения справочников.

Методологическая сторона: почему нельзя плодить номенклатуру с датами?

Попытка вести учет по датам поступления путем создания новых элементов в справочнике Номенклатура нарушает сразу несколько правил бухгалтерского учета и создает технические проблемы в программе:

1. Искажение средней стоимости при списании. Согласно пункту 108 Инструкции № 157н, выбытие материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Если вы разделяете одинаковые наволочки на разные номенклатурные позиции, программа не сможет корректно рассчитать среднюю стоимость по группе (виду) однородных товаров при их списании.
2. Раздувание базы данных. За несколько лет ведения учета справочник Номенклатура заполнится тысячами дублирующих позиций, что усложнит поиск для пользователей, замедлит работу системы и приведет к ошибкам при вводе документов.
3. Несовпадение даты поступления со сроком службы. Мягкий инвентарь на складе — это просто материальный запас. Его нормативный срок службы (носки) начинается исключительно с момента выдачи в эксплуатацию, а не с даты его приобретения или поступления на склад учреждения. Контролировать даты на счете 105 бессмысленно, так как имущество может пролежать на складе несколько месяцев до момента выдачи.

Как правильно вести учет по закону (Инструкция № 157н)

Для правильного ведения учета и контроля сроков эксплуатации мягкого инвентаря необходимо использовать механизмы, заложенные в нормативных актах:

• Забалансовый счет 27. Согласно пункту 385 Инструкции № 157н, мягкий инвентарь и спецодежда, выданные сотрудникам в личное (индивидуальное) пользование, списываются с балансового счета 105 и принимаются на забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам» по балансовой стоимости. Именно на этом счете должен происходить оперативный контроль за сохранностью и сроками использования вещей.
• Карточка учета выдачи имущества (ф. 0504206). Для контроля движения и сроков службы мягкого инвентаря в эксплуатации обязательно ведется «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование» по форме 0504206. В ней персонально по каждому сотруднику фиксируется наименование выданного имущества, дата выдачи и нормативный срок службы.
• Маркировка штампами. В соответствии с пунктом 118 Инструкции № 157н, предметы мягкого инвентаря при выдаче в эксплуатацию должны маркироваться специальным штампом несмываемой краской. На штампе указывается наименование учреждения, а также год и месяц выдачи их со склада. Наличие физического штампа полностью решает проблему идентификации даты начала эксплуатации без необходимости заводить отдельные карточки номенклатуры в программе.

Оформление требований в учетной политике

В учетной политике учреждения ни в коем случае не нужно писать, что вы создаете отдельные номенклатурные позиции под каждую дату прихода. Проверяющие органы могут расценить это как нерациональное ведение учета.

Вместо этого в Учетной политике (или в отдельном локальном акте, например, Положении о вещевом обеспечении) зафиксируйте следующие положения:

1. Списание материальных запасов (включая мягкий инвентарь) производится по средней фактической стоимости.
2. Учет мягкого инвентаря, выданного в пользование сотрудникам, ведется на забалансовом счете 27 с обязательным оформлением Карточек учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
3. Утвердите локальные нормы и сроки службы (носки) для каждого вида мягкого инвентаря (поскольку единые федеральные нормы часто носят рекомендательный характер, учреждение должно утвердить их самостоятельно).
4. Пропишите порядок и периодичность нанесения маркировочных штампов с указанием даты выдачи при передаче имущества со склада в эксплуатацию.

Решение проблемы в «1С:БГУ 2.0» без изменения справочника Номенклатура

Рассмотрим, как настроить программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (редакция 2.0), чтобы видеть даты поступления и контролировать сроки эксплуатации, сохраняя справочники в чистоте.

Способ 1. Использование субконто «Партии»

В БГУ 2.0 на счете 105 по умолчанию заложена возможность ведения партионного учета. Настройка партионного учета позволяет автоматически делить номенклатуру по документам поступления (партиям) без создания новых карточек в справочнике. При формировании оборотно-сальдовой ведомости по счет 105 вы сможете настроить группировку по субконто Партии и видеть, из какого именно поступления и от какой даты пришли те или иные наволочки.

Способ 2. Настройка дополнительных реквизитов (Рекомендуемый способ)

Если вам критически важно видеть дату прихода непосредственно в списке номенклатуры при подборе или списании на складе, лучшим решением будет использование встроенного механизма дополнительных реквизитов. Это позволит добавить новое поле в карточку номенклатуры без программирования и изменения конфигурации.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Откроем справочник Номенклатура.
2. В правом верхнем углу нажмем кнопку Еще и выберем пункт Изменить состав дополнительных реквизитов.
3. В открывшемся окне создадим новый дополнительный реквизит, назовем его, например, «Дата получения» и укажем тип данных — Дата.
4. В результате в каждой карточке номенклатуры появится новое удобное поле для ввода даты.

Для того чтобы видеть это поле в общем списке и при списании, выполним следующую настройку отображения:

1. В форме списка справочника Номенклатура нажмем кнопку Еще и выберем Изменить форму.
2. В дереве элементов встанем на поле Ссылка и нажмем кнопку Добавить поля.
3. В появившемся списке найдем и отметим галочкой созданный нами дополнительный реквизит «Дата получения». Нажмем ОК.
4. Теперь в форме списка и форме подбора будут отображаться две колонки: штатное наименование («Наволочка») и колонка с датой. Вы всегда сможете безошибочно выбрать нужную позицию, не загромождая справочник дублями.

Структурно схема хранения свойств номенклатуры в системе выглядит следующим образом:

Справочник.Номенклатура
|-- Код: 000001
|-- Наименование: "Наволочка"
|-- Единица измерения: "шт."
|-- Табличная часть "Дополнительные реквизиты":
    |-- Свойство: "Дата получения" (Тип: Дата) -> Значение: 23.11.2018

Способ 3. Автоматизация контроля износа на забалансовом счете 27

Для полноценного и автоматизированного контроля за мягким инвентарем в БГУ 2.0 реализован специальный функционал, который позволяет забыть о ручном отслеживании дат:

1. Карточка номенклатуры. В элементе справочника Номенклатура для мягкого инвентаря предусмотрены реквизиты для указания нормативного срока службы (в месяцах).
2. Передача в эксплуатацию. При выдаче имущества сотрудникам оформляется документ Передача в личное пользование. При проведении документа программа автоматически списывает ценности с баланса (счет 105) и приходует их на забалансовый счет 27, фиксируя дату выдачи конкретному сотруднику.
3. Автоматический расчет износа. Система самостоятельно сопоставляет дату выдачи с забалансового счета и нормативный срок службы из карточки номенклатуры.
4. Списание по истечении срока. По окончании срока носки для списания мягкого инвентаря формируется обязательный электронный документ — Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460). В БГУ 2.0 реализовано автозаполнение этого акта: программа сама находит на забалансовом счете 27 объекты, у которых истек срок использования, и предлагает их к списанию.

Использование специализированных решений

Если в вашем учреждении числится огромный объем мягкого инвентаря, спецодежды и средств индивидуальной защиты (СИЗ), стандартного функционала бухгалтерии может не хватать. В этом случае целесообразно рассмотреть внедрение специализированного программного продукта «1С:Вещевое довольствие 8». Данное решение полностью интегрируется с «1С:БГУ» на уровне обмена данными и берет на себя весь оперативный учет: от контроля размеров одежды до автоматического расчета износа и ведения личных карточек сотрудников по форме 0504206.