В практике ведения учета в государственных и муниципальных учреждениях забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» вызывает множество вопросов. Бухгалтерам часто приходится сталкиваться с нестандартными ситуациями: от необходимости передать спецодежду увольняющегося сотрудника в другое ведомство до технических сбоев в программе 1С, когда нужные хозяйственные операции внезапно пропадают из списков выбора.
В этой статье мы подробно разберем методологию работы с забалансовым счетом 27, проанализируем сложные ситуации на основе опыта практикующих бухгалтеров, изучим правильные проводки и документооборот, а также разберем, как исправить технические ошибки в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ).
---
Рассмотрим назначение забалансового счета 27. Согласно Инструкции № 157н, этот счет предназначен для контроля за сохранностью, целевым использованием и движением имущества, выданного учреждением в личное пользование сотрудникам для выполнения ими служебных обязанностей.
Многие специалисты ошибочно полагают, что на счете 27 учитывается исключительно мягкий инвентарь (спецодежда, обувь, обмундирование). Однако это не так. Давайте проанализируем виды имущества, которые могут быть отражены на забалансовом счете 27:
В связи с этим на счете 27 в программе 1С предусмотрена аналитика (субконто). Спор о том, откуда на счете 27 берется субконто Основные средства, решается просто: если сотруднику выдается, например, ноутбук, он должен учитываться за балансом именно по субконто Основные средства и Сотрудники для контроля за конкретным материально ответственным лицом. Если же выдается инвентарь, используется субконто Номенклатура.
---
Выясним причину сомнений по поводу того, на каком счете должна числиться спецодежда. Весь процесс учета делится на два основных этапа:
Таким образом, спецодежда находится либо на счете 105 (на складе), либо на счете 27 (на сотруднике). Одновременное нахождение ценностей в полном объеме на обоих счетах не допускается, так как это приведет к задвоению показателей.
---
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник увольняется или срок носки спецодежды не истек, но вещь возвращается на склад. Напрямую списать имущество с забалансового счета в никуда нельзя, если оно пригодно для дальнейшего использования. Его необходимо вернуть на баланс.
В программе 1С:БГУ для возврата материальных ценностей из личного пользования на склад используется документ Поступление материалов прочее (в БГУ 2.0 — документ Поступление МЗ) с видом операции «Возврат из личного пользования».
Давайте посмотрим на бухгалтерские проводки, которые формирует этот документ при возврате:
Дебет КРБ 1.105.35.345 — Кредит КДБ 1.401.10.189 (Возврат спецодежды на баланс по стоимости на момент возврата)
Уменьшение забалансового счета 27 (Отражение выбытия спецодежды за конкретным сотрудником)
После проведения этого документа материальные запасы снова числятся за складом (материально ответственным лицом — кладовщиком) на счете 105.00 и могут быть выданы другому сотруднику.
---
Проанализируем частую проблему: сотрудник переводится в другое учреждение (например, в рамках одного ведомства) и забирает спецодежду с собой. Можно ли напрямую передать ее со счета 27 одного учреждения на счет 27 другого?
Ответ однозначный: напрямую передавать забалансовые остатки между организациями нельзя. Забалансовый счет отражает внутренний контроль учреждения. Чтобы корректно провести эту операцию в соответствии с бюджетным законодательством, необходимо выполнить следующий алгоритм:
Поступление материалов прочее (вид операции «Возврат из личного пользования»). Вещь списывается со счета 27 и восстанавливается на счете 105.00.Накладная на отпуск материалов на сторону или специализированные документы межведомственного перемещения.Такой детальный подход гарантирует полную прозрачность учета и исключает замечания со стороны контролирующих органов. Для дополнительного контроля за правильностью отражения данных при межведомственной передаче между учреждениями можно автоматически сверять бухгалтерские проводки между базами 1С.
---
Долгое время в среде бухгалтеров велись споры: нужно ли проводить инвентаризацию по 27 счету? Современное законодательство и стандарты ведения учета (включая требования Минфина по электронному документообороту согласно Приказу № 61н) дают однозначный ответ — да, инвентаризация по счету 27 обязательна.
Разберем особенности проведения инвентаризации в зависимости от вида имущества:
В современных конфигурациях 1С:БГУ результаты инвентаризации оформляются электронными формами документов, такими как Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам НФА (ф. 0510466). Для одновременного оформления проверки материальных запасов и основных средств на балансовых и забалансовых счетах можно использовать обработку для проведения общей инвентаризации.
---
Выясним причину технической проблемы, с которой сталкиваются пользователи БГУ (особенно при обновлении релизов платформы и конфигурации). Бывают ситуации, когда при попытке создать документы Поступление материалов прочее или Списание материалов в списке доступных хозяйственных операций полностью отсутствуют строки, связанные с 27 счетом (например, отсутствует операция «Возврат из личного пользования»).
Если вы столкнулись с такой ситуацией, выполните следующие действия по шагам:
Справочники, далее выберите раздел Виды операций (или перейдите через функции для технического специалиста к справочнику «Виды операций документов»).Этот простой шаг принудительно обновляет структуру хозяйственных операций программы в соответствии с обновленным планом счетов и возвращает на место все недостающие документы и проводки по забалансовому счету 27. Чтобы избежать подобных технических затруднений при обслуживании системы, можно автоматизировать обновление и тестирование нескольких информационных баз 1С.