При оформлении длительной нетрудоспособности сотрудников бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: у работника есть цепочка больничных листов, где каждый последующий является продолжением предыдущего. При заполнении документов в программе «1С:Предприятие» по умолчанию в поле выбора первичного листка программа предлагает выбрать только самый первый (первичный) больничный лист. В результате формируется цепочка, где все последующие листы ссылаются на один и тот же первый документ (например: 1, 2->1, 3->1, 4->1).
При выгрузке реестра в Социальный фонд России (СФР, ранее — ФСС) программа автоматически заполняет поле «Номер предыдущего листка» номером самого первого больничного. На это контролирующие органы отвечают отказом в приеме реестра. Фонд требует, чтобы каждый последующий документ ссылался на непосредственно предшествующий ему (то есть: 1, 2->1, 3->2, 4->3). Если этого не сделать, нарушается логика проверки документов на стороне государственного органа.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, проанализируем нормативную базу и рассмотрим пошаговые инструкции по исправлению цепочки документов как в старых конфигурациях («1С:ЗУП 2.5», «1С:УПП 1.3», «1С:ЗБУ 1.0»), так и в современных редакциях («1С:ЗУП 3.1», «1С:ЗКГУ 3.1», «1С:ERP»).
Для начала выясним причину жестких требований со стороны фонда. Обратимся к методологической базе социального страхования. Ранее порядок выдачи листков нетрудоспособности регулировался Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н. В настоящее время действует Приказ Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н, который устанавливает аналогичные правила для электронных больничных листов (ЭЛН).
Согласно действующим правилам оформления документов нетрудоспособности, при длительном лечении гражданину выдается новый бланк (или формируется новый ЭЛН), который является продолжением предыдущего. При этом в поле «Продолжение листка нетрудоспособности №» должен указываться номер предыдущего бланка, а не самого первого. Каждый новый документ должен последовательно ссылаться на тот листок, который был закрыт непосредственно перед его открытием. Соответственно, в информационную систему фонда должны уходить именно такие последовательные цепочки связей.
Если вы продолжаете вести учет в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5, «Управление производственным предприятием» ред. 1.3 или «Зарплата и кадры бюджетного учреждения» ред. 1.0, то жесткий алгоритм платформы по умолчанию скрывает из списка выбора те больничные листы, которые сами уже являются чьим-то продолжением. Разберем по шагам, как обойти это ограничение.
Шаг 1. Отключение фильтра по умолчанию в форме выбора
Когда мы открываем очередной документ Начисление по больничному листу (например, больничный лист № 3, который должен продолжать больничный № 2) и пытаемся заполнить поле «Продолжение листка», программа открывает форму со списком документов. По умолчанию в этой форме установлен жесткий отбор, показывающий только первичные листы (те, у которых снят флаг «Является продолжением»).
Для того чтобы увидеть все документы, выполним следующие действия:
Шаг 2. Корректировка отборов по физическим лицам в УПП и комплексных конфигурациях
Иногда пользователи сталкиваются со специфическим поведением программы в комплексных конфигурациях (например, в «1С:УПП 1.3»). Рассмотрим ситуацию, когда даже после отключения фильтра продолжений нужный документ все равно не появляется в списке.
Причиной этого является привязка документов к кадровому состоянию сотрудника через документ Неявки и болезни в организации. Если по кадровому учету ставка сотрудника считается освобожденной, стандартные механизмы могут скрывать его документы из контекстных списков выбора. Чтобы решить эту проблему, переключите фильтр отбора в списке документов с режима «Сотрудники» на режим «Физические лица». Это позволит программе напрямую обратиться к справочнику физлиц и корректно отобразить всю историю начислений нетрудоспособности по конкретному человеку без учета его текущего кадрового статуса.
После выполнения этих действий и перевыбора правильных документов-оснований, при формировании реестра сведений для отправки в фонд, поле «Номер предыдущего листка» заполнится корректными последовательными данными, и выгрузка успешно пройдет логический контроль ФСС/СФР.
Разработчики фирмы «1С» учли многочисленные обращения пользователей и полностью переработали этот механизм в современных редакциях программ на управляемых формах.
Проанализируем, как строится работа с продолжениями больничных листов сегодня:
1. Автоматическое связывание через СЭДО
В современных реалиях практически 100% больничных листов являются электронными (ЭЛН). Взаимодействие с Социальным фондом России происходит через систему СЭДО (Социальный электронный документооборот). Процесс автоматизирован следующим образом:
Больничный лист на основании входящего сообщения СЭДО программа 1С самостоятельно определяет, что данный лист является продолжением, устанавливает соответствующий флаг и корректно связывает его с предыдущим документом в базе. Пользователю не требуется совершать никаких ручных манипуляций с фильтрами.2. Ручной ввод продолжения в ЗУП 3.1
Если вам все же потребовалось внести документ вручную (например, при оформлении архивных периодов или исправлении ошибок), алгоритм выбора стал намного удобнее:
Больничный лист установите флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности».Обратите внимание, что корректная привязка документов-продолжений важна не только для того, чтобы успешно сдать отчетность в СФР без ошибок. Она напрямую влияет на правильность расчета сумм пособия и экономию денежных средств вашей организации.
Напомним ключевое правило законодательства:
Если в программе 1С цепочка документов нарушена (например, если документ оформлен как первичный или неправильно привязан к предыдущим), программа может ошибочно принять его за новый страховой случай и снова начислить 3 дня за счет организации. Внимательно следите за тем, чтобы у всех продолжений стоял соответствующий флаг и была выбрана корректная ссылка на предыдущий больничный лист.
Регулярно проверяйте проводки и расчетную часть документов: в строке начисления по документам-продолжениям источником финансирования должен значиться исключительно СФР (ФСС).