Переход на новую редакцию программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3) или «1С:ERP Управление предприятием» — это ответственный процесс, который часто сопровождается сложностями при переносе исторических данных. Одной из наиболее распространенных проблем является некорректный расчет или полное отсутствие начислений по займам сотрудников, а также неверный расчет материальной выгоды в первом месяце ведения учета в новой базе. Пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда перенесенные займы не попадают в документ Начисление зарплаты и взносов, либо программа пытается начислить материальную выгоду сразу за весь прошлый период с момента выдачи займа.
В рамках этой статьи мы подробно разберем по шагам, почему возникают эти проблемы, какие регистры оперативного учета за это отвечают, как правильно ввести остатки по займам и как при необходимости скорректировать ставку рефинансирования Центрального Банка РФ.
Для того чтобы программа начала производить удержания по займу и начислять проценты (включая материальную выгоду), в системе обязательно должен быть зафиксирован не только сам факт наличия договора, но и факт реальной выдачи денежных средств сотруднику. Если этого не сделать, программа будет считать, что задолженность у сотрудника отсутствует, и расчет производиться не будет.
Давайте проанализируем, как эти данные отражаются в системе:
Договор займа сотруднику. В нем содержится ключевая настройка, регулирующая выдачу займа. Если заем выдается непосредственно в новой программе, необходимо убедиться, что установлен флаг «Заем по договору выдан полностью» или оформлен соответствующий платежный документ (например, расходный кассовый ордер или платежное поручение).Перенос данных, нам потребуется проверить регистр накопления Взаиморасчеты по займам сотрудникам.Перенос данных, отвечающий за ввод остатков по займам. В регистре накопления Взаиморасчеты по займам сотрудникам обязательно должна присутствовать запись вида «Приход» с суммой остатка основного долга на дату начала учета. Если вместо этого там зафиксирован «Расход» с нулевой суммой или запись вовсе отсутствует, программа не увидит остаток долга. Скорректируем запись регистра, установив вид движения «Приход» и указав реальную сумму остатка займа.Довольно часто возникает следующая ситуация: после исправления остатков долга в первом же документе Начисление зарплаты и взносов программа рассчитывает материальную выгоду не за текущий месяц, а за весь период с момента выдачи займа (например, за несколько предыдущих месяцев или даже лет). Выясним причину такого поведения системы.
Алгоритм расчета материальной выгоды в 1С:ЗУП 3 устроен таким образом, что система обращается к дате начала договора займа и анализирует наличие ежемесячных расчетов процентов и мат. выгоды в регистрах за все предыдущие периоды. Поскольку детальная помесячная история расчетов из старой базы при переносе остатков обычно не переносится, программа считает эти периоды незакрытыми и пытается доначислить налог и доходы за весь прошлый срок в первом же расчетном месяце.
Чтобы избежать этой проблемы и корректно ограничить расчет только текущим периодом, воспользуемся штатным механизмом ввода остатков:
Договор займа сотруднику.После выполнения этих действий программа зафиксирует корректный входящий остаток долга на дату начала учета и начнет рассчитывать материальную выгоду исключительно на этот остаток начиная с текущего месяца, не пытаясь пересчитать прошлые закрытые периоды.
Для детального контроля и ручной корректировки данных (если стандартные способы через документы не помогают) нам важно понимать структуру регистров, задействованных в механизме займов. Рассмотрим их подробнее:
Взаиморасчеты по займам сотрудникам — основной регистр накопления, который контролирует баланс основного долга. Запись «Приход» увеличивает долг сотрудника (выдача займа), а запись «Расход» уменьшает его (погашение займа).Начисления удержания по займам — этот регистр отвечает за фиксацию плановых ежемесячных начислений процентов по займу и сумм удержания основного долга в документе начисления зарплаты.Учет доходов для исчисления НДФЛ — здесь регистрируются доходы налогоплательщика. Для материальной выгоды по займам используется код дохода 2610. Если этот регистр не заполнен за прошлые периоды, программа может пытаться доначислить доход.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — в этом регистре отражаются суммы исчисленного НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35% (для резидентов РФ).Поскольку расчет материальной выгоды напрямую привязан к ставке рефинансирования Центрального Банка РФ (материальная выгода возникает, если ставка по договору меньше двух третьих ставки рефинансирования), крайне важно поддерживать это значение в актуальном состоянии. Разберем три способа обновления ставки в 1С:ЗУП 3 и 1С:ERP.
Способ 1. Автоматическое обновление через интернет-поддержку
Если ваша база подключена к официальной интернет-поддержке пользователей 1С, вам не нужно беспокоиться об обновлении вручную. Перейдите в раздел Администрирование -> Интернет-поддержка и сервисы, найдите регламентное задание «Обновление классификаторов». Данное задание выполняется в фоновом режиме один раз в день, автоматически скачивая актуальные ставки рефинансирования с серверов 1С.
Способ 2. Загрузка классификатора вручную из файла
Если на предприятии настроена система безопасности, ограничивающая постоянный доступ программы к интернету, вы можете скачать файл классификатора с портала 1С ИТС на другом компьютере и загрузить его вручную. Для этого перейдите по пути: Администрирование -> Интернет-поддержка и сервисы -> Классификаторы и курсы валют -> Обновление классификаторов. Выберите вариант загрузки из файла и укажите путь к скачанному архиву.
Способ 3. Ручной ввод ставки в программе
Если доступ к интернету полностью отсутствует и обновить классификаторы невозможно, ставку можно ввести вручную. По умолчанию редактирование таких законодательных значений заблокировано во избежание пользовательских ошибок, но мы можем снять эту блокировку:
Настройка -> Сервис -> Редактирование законодательных значений.При последующих автоматических обновлениях конфигурации или классификаторов ваши ручные данные не будут затерты, если введенные значения совпадают с официальными.
Таким образом, мы детально рассмотрели процесс настройки расчетов по займам сотрудников после переноса данных в 1С:ЗУП 3. Использование флага частичного погашения займа в договоре и проверка записей в регистре Взаиморасчеты по займам сотрудникам позволят вам избежать ошибок двойного начисления мат. выгоды и обеспечат корректный расчет заработной платы.