← На главную

Ситуации, когда организация выдает краткосрочные займы своим сотрудникам, встречаются довольно часто. Однако при оформлении таких операций в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с тем, что данные о займе не отображаются в привычных отчетах, таких как «Расчетный листок» или «Полный свод начислений». Разберем подробно, как работает механизм учета займов, почему информация может «пропадать» и как правильно проверить расчеты.

Методология учета займа в программе

Для начала проанализируем стандартную цепочку документов, которую необходимо оформить в программе для корректного учета:

1. Договор займа сотруднику (раздел Выплаты — См. также — Займы сотрудникам). Здесь мы фиксируем условия: сумму, процентную ставку, способ погашения и наличие материальной выгоды.
2. Выдача займа сотруднику. Этот документ фиксирует фактическую передачу денег и создает задолженность сотрудника перед организацией.
3. Погашение займа сотруднику. Используется в случаях, когда сотрудник возвращает деньги в кассу или на расчетный счет предприятия (т.е. погашение происходит вне рамок начисления заработной платы).

Если же займ должен удерживаться из зарплаты ежемесячно, то отдельный документ Погашение займа сотруднику создавать не нужно — расчет произойдет автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке «Займы».

Почему займа нет в расчетном листке и своде?

Рассмотрим ситуацию, когда займ был выдан и полностью погашен в течение одного месяца (например, с 1 по 5 число), причем погашение произошло наличными или переводом. В этом случае мы закономерно не увидим сумм самого тела займа в «Расчетном листке».

Выясним причину: Расчетный листок предназначен для отражения взаиморасчетов по оплате труда. Если погашение займа не является удержанием из зарплаты, оно не проходит по регистру Взаиморасчеты по сотрудникам. Погашение через кассу — это финансовая операция, которая уменьшает долг по займу, но не влияет на сальдо по заработной плате.

В расчетном листке при операциях с займами должны отражаться только две вещи:

• Материальная выгода (как справочный доход, не увеличивающий сумму к выплате);
• НДФЛ с материальной выгоды (как реальное удержание, уменьшающее сумму «на руки»).

Материальная выгода: нюансы расчета и законодательства

Материальная выгода возникает, если процентная ставка по займу меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ. Согласно ст. 223 НК РФ, доход в виде матвыгоды определяется на дату фактического погашения займа или на последнее число каждого месяца.

Проанализируем технический момент: если вы используете документ Погашение займа сотруднику, расчет матвыгоды и НДФЛ происходит именно в нем «под капотом». Вы можете не увидеть расчет в табличной части, но он фиксируется в регистрах накопления. Чтобы убедиться в этом, проверим движения документа:

1. Нажмем кнопку «Еще» в документе погашения.
2. Выберем пункт «Показать движения документа».
3. Ищем регистр Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Если матвыгода облагается налогом, там должна появиться запись с кодом дохода 2610 и ставкой 35%.

Важное замечание по законодательству: В сообщениях форума упоминается период 2021 года. Напомним, что на период с 2021 по 2023 год материальная выгода была освобождена от НДФЛ (ФЗ № 67-ФЗ). С 1 января 2024 года налогообложение материальной выгоды вернулось. Если вы оформляете займ сейчас, флажок «Материальная выгода облагается НДФЛ» в документе Договор займа сотруднику должен быть установлен.

Как проверить данные, если стандартные отчеты не помогают?

Если «Расчетный листок» не информативен, воспользуемся специализированными инструментами 1С:ЗУП:

1. Отчет «Займы сотрудникам»

Перейдем в раздел Выплаты — Отчеты по выплатам — Займы сотрудникам. Этот отчет покажет движение тела займа: сколько выдано, сколько погашено и какой остаток. Если займ закрыт полностью, конечный остаток будет нулевым. Это основной документ для сверки остатков задолженности.

2. Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»

Чтобы увидеть начисленный налог с материальной выгоды, сформируем отчет в разделе Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам — Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Рассмотрим его структуру:

• В колонке «Доход» мы увидим сумму материальной выгоды (код 2610).
• В колонке «Исчислено налога» — НДФЛ по ставке 35%.

3. Карточка расчетов по займу

В самом документе Договор займа сотруднику или Погашение займа доступна печатная форма «Карточка расчетов по займу». Разберем по шагам её использование: она наглядно показывает расчет процентов и материальной выгоды посуточно. Это лучший способ доказать сотруднику или проверяющему правильность начислений.

Ошибочные решения (чего делать не стоит)

Некоторые пользователи пытаются использовать документ Доход в натуральной форме для отражения матвыгоды. Проанализируем последствия:

1. В 1С:ЗУП реализован автоматизированный механизм расчета займа. Ручной ввод через «натуральный доход» приведет к тому, что программа не увидит связи с конкретным займом.
2. Может возникнуть двоение налога, если позже вы все же проведете документ погашения.
3. В отчетности 6-НДФЛ суммы могут распределиться некорректно, так как у матвыгоды специфический алгоритм определения даты получения дохода.

Резюме: Если вы выдали и получили займ назад вне зарплатного проекта, отсутствие сумм в Своде и Расчетном листке (при условии отсутствия НДФЛ с матвыгоды) — это нормальное поведение программы. Для контроля используйте специализированный отчет «Займы сотрудникам» и проверяйте движения документа «Погашение займа» по регистрам НДФЛ.