Ситуация, когда бывший сотрудник приносит больничный лист уже после расторжения трудового договора, является стандартной, но часто вызывает трудности у бухгалтеров в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Основные вопросы обычно связаны с тем, почему НДФЛ «улетает» на дату увольнения и почему документ Ведомость не заполняется автоматически. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить такие операции, проанализируем законодательную базу и технические нюансы работы в программе.
Прежде чем переходить к настройкам в 1С, вспомним основные правила согласно Федеральному закону № 255-ФЗ. Бывший сотрудник имеет право на оплату пособия по временной нетрудоспособности, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после даты увольнения. При этом важно учитывать следующие моменты:
Разберем ситуацию: сотрудник уволен в декабре, заболел в январе, и расчет больничного происходит в январе. Проанализируем, почему программа может ошибочно относить доход к декабрю. В старых релизах 1С:ЗУП (например, обсуждаемый на форуме 3.1.8) существовал алгоритм, который привязывал любые выплаты уволенному к дате его окончательного расчета. Однако, согласно Налоговому кодексу РФ, больничные листы не относятся к оплате труда.
Важное правило: Для пособий по временной нетрудоспособности датой фактического получения дохода всегда является дата его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это правило сохраняется и после масштабных изменений в учете НДФЛ с 2023 года.
Если вы столкнулись с тем, что НДФЛ «подтягивается» к декабрю, выполните следующие действия:
Больничный лист.Часто бухгалтеры жалуются, что после создания документа Больничный лист и его расчета, при создании Ведомости в банк или Ведомости в кассу, сотрудник не попадает в список. Рассмотрим основные причины и способы их устранения.
1. Соответствие периодов и настроек
Проверьте, чтобы Месяц выплаты в Ведомости строго соответствовал месяцу, указанному в документе-основании (Больничном листе). Если больничный начислен в январе, а ведомость вы создаете за декабрь, автоматического заполнения не произойдет. Также убедитесь, что в поле Способ выплаты выбрано значение «Больничные листы» (если вы подбираете по документам) или «Зарплата» (если выплачиваете все остатки).
2. Проверка способа выплаты в карточке сотрудника
Иногда после увольнения в карточке сотрудника «слетают» настройки распределения зарплаты. Проанализируем справочник Сотрудники:
3. Взаиморасчеты и долги
Выясним причину через отчеты. Одной из самых частых причин является наличие долга сотрудника перед организацией. Например, при увольнении ему выплатили лишние отпускные или произошла иная переплата. Программа автоматически делает зачет: сумма нового пособия перекрывает старый долг, и сумма «К выплате» становится равной нулю.
Для проверки сформируйте отчет Анализ зарплаты по сотрудникам или Расчетный листок за период с месяца увольнения по текущий месяц. Если в колонке «Долг за сотрудником» есть сумма, превышающая больничный, ведомость останется пустой.
Если автоматическое заполнение по кнопке Заполнить не срабатывает, но вы уверены, что долгов нет и начисления верны, воспользуйтесь механизмом подбора:
Ведомость нажмите кнопку Подобрать.Если НДФЛ продолжает отображаться некорректно, посмотрим на ситуацию «под капотом» системы. В 1С:ЗУП 3.1 данные для отчетов по НДФЛ берутся не из бухгалтерских проводок, а из специальных регистров накопления. Проанализируем регистр Учет доходов для исчисления НДФЛ.
Для этого можно воспользоваться функцией Функции для технического специалиста (в главном меню):
РегистрНакопления.УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ.Выбрать();
// Фильтруем по сотруднику и периоду
В этом регистре нас интересует колонка Дата получения дохода. Если там стоит дата увольнения вместо даты выплаты, это означает, что документ Больничный лист сформировал движения неверно. Попробуйте перепровести документ, предварительно очистив и заново заполнив дату планируемой выплаты. В современных релизах (начиная с веток 3.1.23/3.1.27) эта проблема практически не встречается, так как механизмы учета НДФЛ были полностью переработаны под новые требования законодательства.
Работа с уволенными сотрудниками требует повышенного внимания к датам. Основной алгоритм действий должен быть следующим:
Больничный лист, проверяя, что стаж для расчета установлен корректно (программа должна применить 60%), а статус сотрудника определен как «Уволен».Анализ НДФЛ по документам-основаниям за широкий период (как советовали на форуме, «не жадничая» с датами — с начала года увольнения по текущий момент). Это поможет увидеть, не «перехватил» ли НДФЛ другой документ.Следуя этим правилам, вы обеспечите корректное отражение данных в учете и избежите претензий со стороны налоговых органов при проверке отчетности.