В практической деятельности государственных (бюджетных, автономных и казенных) учреждений нередко возникает необходимость проведения операций со средствами, поступающими во временное распоряжение (КФО 3). Это могут быть залоги, обеспечения заявок при участии в закупках, обеспечения контрактов и другие целевые средства. Особую сложность вызывают ситуации, когда данные расчеты производятся в иностранных валютах, а учет ведется на балансовом счете 201.27 («Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации»).
При попытке оформить возврат таких средств контрагенту пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (редакция 2.0) часто сталкиваются с техническими трудностями. Например, программа не позволяет выбрать счет кредита 201.27 в стандартных казначейских документах или некорректно формирует забалансовые проводки по счетам 17 и 18. В рамках данной статьи мы подробно разберем, как правильно отразить перечисление (возврат) валютных средств во временном распоряжении в БГУ 2.0 штатными средствами, не прибегая к доработке конфигурации и изменению типовых операций.
Специалисты часто начинают оформление возврата залогов с документа «Заявка на возврат». Этот шаг логичен, если расчеты ведутся в рублях через лицевые счета, открытые в территориальных органах Федерального казначейства (балансовый счет 201.11).
Однако документ «Заявка на возврат» исторически и методологически ориентирован исключительно на рублевые платежи. В его типовой операции «Возврат средств во временном распоряжении (304.01)» жестко заложена проверка применимости счетов, и счет 201.27 (валютные счета в банках) там просто отсутствует в списке выбора. Попытка обойти это ограничение путем изменения конфигурации или снятия типовой операции с поддержки — не самый лучший путь, так как это усложнит последующие обновления программы.
Для корректного отражения выбытия иностранной валюты с банковских счетов учреждения (бухгалтерская запись Дебет 3.304.01.56х – Кредит 3.201.27.610) нам потребуется другой документ. Мы рекомендуем использовать документ «Кассовое выбытие» или «Платежное поручение».
Рассмотрим пошагово, как настроить и заполнить этот документ:
201.27). При этом программа автоматически определит валюту документа на основании настроек выбранного счета.201.27. Программа автоматически подставит его в проводку при выборе валютного лицевого счета.При проведении документа «Кассовое выбытие» сформируются следующие проводки:
Дебет 3.304.01.561 (Субконто: Контрагенты, Договоры)
Кредит 3.201.27.610 (Субконто: Банковские счета, КЭК 610)
Сумма: [Сумма в валюте] и рублевый эквивалент по курсу ЦБ РФ.
Важным методологическим вопросом, вызывающим споры среди бухгалтеров, является отражение валютных операций на забалансовых счетах. Согласно Инструкции № 157н, забалансовые счета 17 и 18 открываются к балансовым счетам расчетов с денежными средствами для аналитического учета их поступлений и выбытий.
При возврате валюты во временном распоряжении должны соблюдаться следующие правила:
17.07 со знаком «минус» (методом «красное сторно») для отражения возвратов. Это делается для того, чтобы в регламентированной отчетности (например, в Отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности, ф. 0503737) обороты корректно сворачивались в разделе доходов. Тем не менее, стандартная методология БГУ 2.0 при кассовом выбытии по умолчанию задействует забалансовый счет 18.07.При проведении документа программа автоматически сформирует забалансовую проводку:
Кредит забалансового счета 18.07
Сумма: [Валютная сумма] и рублевый эквивалент.
Если специфика вашего ГРБС требует отражения возврата именно по забалансовому счету 17.07 со знаком «минус», вы можете скопировать типовую операцию «Перечисление средств во временном распоряжении (304.01)», создать на ее основе пользовательскую операцию и изменить в ней забалансовый счет. Конфигурация при этом останется на полной поддержке.
В прошлых версиях БГУ 2.0 на счете 304.01 («Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение») отсутствовала детальная аналитика по договорам, из-за чего разработчикам на местах приходилось вручную добавлять субконто «Договоры».
Сегодня эта доработка полностью утратила актуальность. В современных релизах БГУ 2.0 реализован полноценный типовой механизм учета средств во временном распоряжении по предельным датам возврата (залогов и обеспечений). На счете 304.01 теперь штатно присутствует аналитический разрез по субконто «Договоры и иные основания возникновения обязательств».
Чтобы активировать эту аналитику и вести учет расчетов по договорам на КФО 3 без программирования, выполните следующие действия:
После включения этой настройки в карточках договоров, оформленных по КФО 3, вы сможете указывать сроки исполнения обязательств, а в кассовых документах (таких как «Кассовое выбытие») аналитика по договорам будет заполняться автоматически, позволяя отслеживать сроки возврата валютных залогов в стандартных отчетах (например, в Оборотно-сальдовой ведомости по счету 304.01).
Мы проанализировали ситуацию и выяснили, что для успешного проведения возврата валюты из временного распоряжения в БГУ 2.0 нет необходимости изменять код программы. Достаточно использовать документ «Кассовое выбытие» с типовой операцией «Перечисление средств во временном распоряжении (304.01)», которая полностью поддерживает валютный счет кредита 201.27 и автоматически формирует забалансовые проводки по счету 18.07 в валюте и рублях.