При увольнении сотрудника расчетчику часто требуется предоставить детальную разбивку выплаченных сумм. Руководители подразделений или бригадиры нередко запрашивают отчетность в формате: сколько именно из общей выплаченной суммы составляет заработная плата за отработанные дни текущего месяца, сколько — за прошлый месяц, а сколько приходится на компенсацию за неиспользованный отпуск.
По умолчанию типовой отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 схлопывает все выплаты в одну общую строку «Включено в ведомости» (или «Выплачено»). В этой статье мы подробно разберем, как обойти это ограничение и настроить детализацию выплат по конкретным начислениям и документам-основаниям.
Давайте проанализируем, как устроена архитектура взаиморасчетов в 1С:ЗУП. В регистры накопления, отвечающие за выплату зарплаты, данные попадают из документов Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
Для программы «Регистратором» выплаты всегда выступает сама Ведомость. Если в одну ведомость попали и расчет при увольнении, и заработная плата за текущий период, то в стандартном отчете «Анализ зарплаты» вся эта масса денег будет показана одной строкой, привязанной к дате выплаты ведомости. Чтобы разделить эти суммы, нам необходимо заставить отчет обращаться не просто к ведомости, а к конкретному документу-основанию, который эту выплату инициировал (например, Увольнение или Начисление зарплаты и взносов).
Если вам критично использовать именно отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (или «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)»), мы можем донастроить его структуру. Рассмотрим этот процесс по шагам:
Анализ зарплаты по сотрудникам.Выводить отчет по сотрудникам (или просто строку Сотрудник).Регистратор. Чтобы добраться до сути начисления, вы можете развернуть плюсиком поле Регистратор и выбрать путь Регистратор.Выплата.Наименование или Регистратор.Документ-основание (в зависимости от релиза конфигурации названия могут незначительно отличаться).Важное предостережение: Если формировать этот отчет по всей организации с включенной группировкой по регистраторам, отчет получится избыточным и огромным («распухнет»). Данный метод отлично подходит, если вы делаете отбор по конкретному уволенному сотруднику или по небольшой группе лиц.
Поскольку «Анализ зарплаты» изначально спроектирован для демонстрации сводных начислений и удержаний за месяц, он неохотно поддается глубокой детализации выплат. Эксперты рекомендуют использовать специализированный отчет, который изначально ориентирован на детальный анализ расчетов.
Рассмотрим, как настроить отчет «Подробная ведомость взаиморасчетов с сотрудниками»:
Подробная ведомость взаиморасчетов с сотрудниками.Сотрудник.Документ-основание.При такой настройке вы увидите максимально прозрачную картину. В строках отчета под фамилией сотрудника отобразятся конкретные документы: отдельно документ Увольнение №... с суммой компенсации и расчета, и отдельно документ Начисление зарплаты и взносов №... с суммой оклада. Именно этот отчет проще всего выгрузить в Excel для последующей передачи бригадирам или линейным руководителям.
Если типовые отчеты по каким-то причинам не выводят данные в нужном формате, мы можем обратиться напрямую к регистрам накопления 1С, где хранятся «первоисточники» движений документов.
Выясним, как настроить получение этих данных через Универсальный отчет:
СотрудникПериод взаиморасчетовДокумент-основаниеСумма к выплате (или Выплачено).Такой отчет выведет чистые данные из базы данных без лишнего визуального оформления расчетных листков. Выгрузка в Excel из Универсального отчета происходит быстрее и чище.
Даже при идеальной настройке отчетов вы можете столкнуться с ситуацией, когда суммы продолжают выводиться одной общей строкой. Проанализируем две ключевые причины, почему это происходит, и как их исправить.
1. Настройка распределения внутри самой Ведомости.
Откройте документ Ведомость (в банк/кассу), которой выплачивали расчет. В табличной части дважды кликните на сумму сотрудника или нажмите кнопку Изменить зарплату. Откроется окно расшифровки платежа. Посмотрите, заполнен ли там столбец «Документ-основание». Если система автоматически не распределила суммы по документам-начислениям (например, там пусто или указан общий документ переноса данных), то и в отчетах разделения не произойдет. Суммы в ведомости должны быть четко разбиты по строкам-документам.
2. Настройка соответствия начислений и выплат.
Чтобы программа автоматически контролировала и корректно разносила выплаты по документам-основаниям, должна быть включена соответствующая опция в учетной политике. Перейдите по пути: Настройка — Расчет зарплаты. Убедитесь, что там установлена галочка «Проверять соответствие начислений и выплат». Это заставит систему принудительно отслеживать цепочки «Начислено документом Х — Выплачено ведомостью Y в счет документа Х».