Как в 1С:ЗУП разделить выплаты по видам (отпуск, больничный, аванс) и выделить дни отпуска в отчете «Анализ зарплаты»

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» является одним из самых востребованных. Однако по умолчанию он группирует все выплаты в одну колонку «Всего включено в ведомости», что не всегда удобно для глубокого анализа ФОТ, полученного сотрудниками на руки. Часто бухгалтеру требуется видеть детально: сколько было выплачено именно отпускных, сколько аванса, а сколько основной зарплаты. Кроме того, возникает потребность в детализации рабочего времени, когда необходимо отделить дни отпуска или больничного от общего количества «неотработанных дней».

Рассмотрим подробно, как с помощью встроенных инструментов компоновки данных (СКД) произвести эти настройки без привлечения программиста.

Разделение выплат по видам через настройки структуры отчета

Первая задача, которую мы разберем — это разделение общей суммы выплаты. В 1С:ЗУП данные о выплатах хранятся в регистре накопления ВзаиморасчетыССотрудниками. Каждая запись в этом регистре связана с определенной ведомостью, у которой есть реквизит «Способ выплаты». Именно на него мы будем опираться.

Разберем процесс настройки по шагам:

1. Откроем отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам» и перейдем в меню «Настройки», затем выберем вид «Расширенный».
2. Перейдем на закладку «Структура». Здесь мы увидим иерархию полей. Нам необходимо найти группу, отвечающую за вывод выплат. Обычно она вложена в общую таблицу.
3. Для того чтобы разделить выплаты, мы можем добавить новую группировку в колонках. Нажмем правой кнопкой мыши на группу «Выплачено» (или аналогичную) и выберем «Добавить».
4. В появившемся окне выбора поля нам нужно найти поле Регистратор.СпособВыплаты. Это поле позволит программе понять, на основании какого документа (Аванс, Отпуск, Ведомость в кассу и т.д.) была произведена выплата.
5. Если мы хотим видеть это не в строках, а в отдельных колонках, мы перетаскиваем это поле в область «Колонки» структуры отчета.

Проанализируем важный нюанс: если в организации принято выплачивать отпуска или больничные вместе с основной зарплатой одной ведомостью, то способ выплаты в ведомости будет стоять «Зарплата за месяц». В этом случае отчет покажет всю сумму в одной колонке. Для корректного разделения в будущем рекомендуется создавать отдельные ведомости для межрасчетных выплат с соответствующими способами выплаты.

Использование пользовательских полей для создания колонок «Чистыми»

Иногда простой группировки по способу выплаты недостаточно, особенно если нужно рассчитать математический остаток или вывести данные в специфическом формате. В этом случае мы можем прибегнуть к созданию Пользовательских полей.

Посмотрим на пример создания поля «Выплачено отпускных»:

1. В расширенных настройках перейдем на закладку «Пользовательские поля».
2. Нажмем «Добавить» и выберем тип «Новое поле-выражение».
3. В заголовке укажем «Отпускные (на руки)».
4. В поле «Выражение детальных записей» пропишем логическое условие. Рассмотрим пример кода, который можно использовать в данном поле:

Выбор 
    Когда [Способ выплаты] = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СпособыВыплатыЗарплаты.Отпуск) 
    Тогда [Сумма выплаты] 
    Иначе 0 
Конец

После создания такого поля его можно добавить на закладку «Поля и сортировки». Это позволит вам видеть конкретные суммы по видам выплат в отдельных столбцах, даже не меняя сложную структуру строк и колонок отчета.

Выделение дней отпуска из «Неотработанных дней»

Вторая часть вопроса касается учета времени. По умолчанию отчет «Анализ зарплаты» суммирует все отклонения (отпуска, больничные, прогулы) в одну колонку «Неотработанные дни». Чтобы выделить отпуск отдельно, нам нужно вмешаться в фильтрацию ресурсов.

Выясним причину такого поведения отчета: в схеме компоновки данных ресурсы «Дни» и «Часы» собирают данные по всем видам расчета, у которых вид времени не является «Рабочим». Чтобы разделить их, выполним следующие действия:

1. В структуре отчета найдем группировку, которая отвечает за вывод начислений. Нам нужно создать отдельную ветку для отпусков.
2. Добавим новую группировку «Детальные записи» или группировку по полю Сотрудник, но с наложенным фильтром.
3. В настройках этой группировки на закладке «Отбор» добавим условие: Начисление.Категория начисления Равно Отпуск.
4. Для основной группы, где выводятся «Неотработанные дни», наоборот, добавим исключающий отбор. Например, Начисление.Категория начисления Не равно Отпуск.

Рассмотрим подробнее использование категорий. В 1С:ЗУП 3.1 у каждого начисления есть скрытый или явный признак «Категория начисления» (ОплатаТруда, Отпуск, Болезнь). Использование этого реквизита гораздо эффективнее, чем перечисление всех видов отпусков (основной, дополнительный, северный) вручную через оператор «В списке».

Технические нюансы: Период регистрации vs Период действия

При настройке отчета важно понимать разницу между периодами, так как от этого зависит, в какой месяц попадут данные. Если сотрудник уходит в отпуск в сентябре, а расчет и выплата (период регистрации) произведены в августе, данные могут «разъехаться».

Проанализируем ситуацию:

• Если отчет строится по периоду регистрации, то сумма выплаченного отпуска и начисленные отпускные попадут в август.
• Если отчет строится по периоду действия, то дни отпуска будут отображаться в сентябре, а начисление может остаться в августе.

Для корректного сопоставления «Выплачено» и «Начислено» рекомендуется использовать настройки отчета по периодам регистрации. Если же ваша цель — именно учет рабочего времени (сколько дней фактически не отработано в текущем месяце), то ориентироваться нужно на данные периода действия.

Альтернативный вариант: Отчет «Выплаты за период»

Если задача стоит максимально прозрачно увидеть именно движение денежных средств по кассе или банку в разрезе видов выплат, мы рекомендуем обратить внимание на отчет «Выплаты за период». В отличие от «Анализа зарплаты», который ориентирован на начисления, этот отчет строится на базе платежных документов.

В нем по умолчанию можно включить группировку по полю Документ-основание. Это позволит увидеть не просто «Способ выплаты», а конкретный документ, за который перечисляются деньги. Например, вы увидите выплату по конкретному документу Больничный лист или Отпуск. Настроить его можно аналогичным образом через изменение структуры: добавить группировку Документ-основание в строки, и программа автоматически распределит суммы выплат по тем документам, которые были подобраны в ведомость.

Таким образом, комбинируя настройки фильтров по категориям начислений и использование полей регистратора, можно превратить стандартный «Анализ зарплаты» в мощный инструмент управленческого учета, позволяющий видеть «чистый ФОТ» и детальную структуру рабочего времени сотрудников.