Работа со штатным расписанием в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 требует понимания того, как система хранит историю изменений. Часто пользователи сталкиваются с ситуацией, когда нужная должность в списке штатного расписания оказывается зачеркнутой. Это означает, что позиция закрыта. Разберем подробно, как вернуть такую должность в работу, проанализируем причины ее закрытия и выясним, какие инструменты программы помогут нам в различных ситуациях.
Прежде чем приступать к восстановлению, нам необходимо увидеть саму позицию. Если должность зачеркнута — она отображается, но бывает так, что закрытые позиции скрыты вовсе. Проанализируем настройки списка. Перейдем в раздел Кадры — Штатное расписание. Если вы не видите нужную позицию, обратите внимание на фильтры. В нижней части окна или через кнопку Еще — Настроить список проверьте наличие флага Показывать закрытые позиции. Только установив этот признак, мы сможем работать с зачеркнутыми строками.
В 1С:ЗУП 3.1 существует два принципиально разных способа ведения штатного расписания. От того, какой из них выбран в вашей базе, зависит алгоритм восстановления. Разберем, как это проверить. Перейдем в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. Выясним, установлен ли флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Утверждение штатного расписания или Изменение штатного расписания.Если в вашей программе история изменений не ведется, то восстановление позиции — задача максимально простая. Рассмотрим последовательность действий:
В случае, когда история ведется, мы не можем просто зайти в карточку и снять флаг — поля будут заблокированы для редактирования. Проанализируем ситуацию: позиция была закрыта документом. Нам нужно найти этот документ.
Способ А: Поиск через карточку позиции
Зайдем в позицию штатного расписания. В поле, где указано, что позиция закрыта, обычно стоит гиперссылка на документ-основание (например, Изменение штатного расписания). Нажмем на нее, чтобы открыть документ. Если мы хотим полностью отменить закрытие, нам придется либо удалить эту позицию из документа изменения, либо отменить проведение самого документа (если в нем закрывалась только эта должность).
Способ Б: Использование списка документов
Если в карточке нет прямой ссылки или она отображает «пустые скобки», нажмем в справочнике Штатное расписание на гиперссылку Документы, изменившие штатное расписание. Разберем список документов: ищем тот, чья дата совпадает с датой закрытия позиции. Проанализируем его содержимое. Если позиция была закрыта ошибочно, документ можно скорректировать.
Способ В: Новое «воскрешение» позиции
Если документ закрытия находится в глубоком прошлом и мы не хотим менять исторические данные, воспользуемся стандартным механизмом. Создадим новый документ Изменение штатного расписания. Вместо попытки «исправить» старое, нажмем кнопку Добавить позицию. При выборе той же должности и подразделения система поймет, что мы возобновляем использование этой единицы. Это наиболее корректный методический путь для сохранения целостности истории учета.
Иногда возникает ситуация, когда позиция зачеркнута, дата закрытия стоит, а ссылки на документ нет. Рассмотрим подробнее, почему так происходит. Это может быть следствием некорректного переноса данных из версии 2.5 или технического сбоя. Чтобы выяснить истинную причину, нам нужно заглянуть «под капот» программы.
Воспользуемся интерфейсом для технических специалистов. Перейдем в Функции для технического специалиста (ранее — Все функции) и найдем регистр сведений ИсторияИспользованияШтатногоРасписания. Сделаем отбор по нашей позиции. Здесь мы увидим все записи, которые делала программа. Если в колонке Регистратор указан объект, который не открывается, значит, документ был удален физически, но запись в регистре осталась. В этом случае восстановить позицию поможет Групповое изменение реквизитов, где для выбранной позиции справочника ШтатноеРасписание нужно принудительно очистить реквизиты ДатаЗакрытия и Закрыта.
Бывает, что проблема кроется глубже. В 1С:ЗУП справочник Позиции штатного расписания неразрывно связан со справочником Должности. Проанализируем карточку самой должности:
Если этот флаг установлен, то даже если вы восстановите позицию в штатном расписании, вы не сможете полноценно использовать ее в кадровых документах. Снимите этот флаг, если планируете продолжать работу с данной должностью.
Если вы работаете в версии ЗУП КОРП, процедура может осложняться процессами согласования. Рассмотрим ситуацию, когда кнопки изменения неактивны. Это происходит, если документ Утверждение штатного расписания находится в статусе, отличном от «Черновик», или если включена опция согласования изменений. В этом случае для восстановления позиции потребуется создать новый цикл согласования через документ изменения.
Важный совет: При восстановлении должности старайтесь не создавать «дубли» позиций (новую строчку с тем же названием). Лучше восстановить старую запись через очистку даты закрытия или через документ изменений. Это позволит сохранить преемственность в отчетах по анализу штатного расписания и избежать путаницы при построении графиков отпусков и других кадровых отчетов.