← На главную

Ситуация, когда сотрудница, находящаяся в отпуске по беременности и родам (БиР), должна быть переведена в другое подразделение или на другую должность, встречается в практике кадровика нередко. Это может быть связано с реорганизацией структуры компании, закрытием отдела или личным заявлением работницы. Рассмотрим подробно, как реализовать эту процедуру в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, соблюдая при этом нормы трудового законодательства и правила формирования отчетности.

Юридическое обоснование и предварительные действия

Прежде чем открывать программу, нам необходимо разобраться в правовом поле. Согласно статье 256 ТК РФ, за работником на период отпуска по уходу за ребенком (и аналогично по беременности и родам) сохраняется место работы (должность). Это означает, что работодатель не имеет права переводить сотрудницу в одностороннем порядке без ее согласия.

Проанализируем алгоритм действий, который должен предшествовать отражению операции в системе:

1. Получение согласия: Сотрудница должна выразить свое согласие на перевод. Это может быть сделано путем подачи личного заявления или подписания уведомления о переводе. Тот факт, что она находится в отпуске, не лишает ее права подписывать кадровые документы.
2. Заключение дополнительного соглашения: Любое изменение условий трудового договора (подразделение, должность, оплата труда) требует оформления дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). Оформить его можно дистанционно, отправив документы почтой, или при личном визите сотрудницы в офис.
3. Издание приказа: Только после подписания соглашения мы можем переходить к оформлению приказа по форме Т-5 или по форме, утвержденной в организации.

Оформление перевода в программе 1С:ЗУП 3.1

В отличие от устаревших версий (например, ЗУП 2.5), современная платформа 1С:Предприятие 8.3 и конфигурация ЗУП 3.1 позволяют беспрепятственно проводить кадровые изменения даже в периоды отсутствия сотрудников. Программа автоматически учитывает приоритеты документов.

Разберем по шагам создание документа Кадровый перевод:

1. Перейдем в раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения и создадим новый документ Кадровый перевод.
2. Выберем сотрудницу, находящуюся в отпуске по БиР.
3. Укажем дату перевода и новое подразделение (или должность).
4. Критически важный момент: Обратим внимание на флаг Изменить начисления. Разберемся, нужно ли его ставить.

Если на новой должности предусмотрены другие условия оплаты труда (новый оклад, иные надбавки или районный коэффициент), флаг Изменить начисления обязательно нужно установить. Несмотря на то что в данный момент сотрудница получает пособие, а не зарплату, эти данные необходимы для:

• Корректного формирования штатной расстановки.
• Автоматического расчета будущего пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет (если расчет будет производиться исходя из текущего заработка в определенных случаях).
• Начисления зарплаты сразу после выхода сотрудницы из отпуска без необходимости создавать дополнительные документы «задним числом».

Технический механизм вытеснения

Выясним, не начнет ли программа начислять зарплату после проведения перевода. В 1С:ЗУП 3.1 реализован механизм «вытеснения». Это означает, что документ Отпуск по беременности и родам (или Отпуск по уходу за ребенком) является «старшим» по отношению к плановым начислениям. До тех пор, пока действует период отсутствия, зафиксированный в системе, фактического начисления оклада по новой должности происходить не будет. Программа зафиксирует новые плановые показатели, но оставит их «в ожидании» до момента выхода сотрудника на работу.

Отражение в отчетности ЕФС-1

Кадровый перевод во время декрета является значимым событием для Социального фонда России (СФР). Нам необходимо подать сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1). Рассмотрим правила подачи:

1. Срок подачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был издан приказ о переводе.
2. В программе 1С:ЗУП документ Кадровый перевод при установленном флаге Отразить в трудовой книжке автоматически сформирует запись для ЕФС-1.
3. Проверьте, чтобы в документе была заполнена Трудовая функция (код ОКЗ), так как без этого отчет не будет принят фондом.

Взаимодействие с СФР и перерасчет пособий

Проанализируем ситуацию с выплатами. Пособие по беременности и родам выплачивается разово за весь период (обычно 140 дней) на основании среднего заработка за два предыдущих календарных года. Перевод на новую должность с более высоким окладом в середине декрета не является основанием для пересчета уже выплаченного пособия по БиР.

Однако, если перевод связан со сменой юридического лица (в рамках группы компаний через увольнение и прием) или перемещением между обособленными подразделениями с разными регистрационными номерами в СФР, необходимо внимательно следить за тем, чтобы сведения о застрахованном лице были актуализированы в фонде. При обычном внутреннем переводе внутри одного юрлица дополнительных уведомлений в СФР, кроме формы ЕФС-1, подавать не требуется.

Практические советы и нюансы

Рассмотрим несколько специфических моментов, которые могут возникнуть при оформлении:

• Работа со штатным расписанием: Если в вашей базе ведется история штатного расписания, перед проведением перевода убедитесь, что в новом подразделении создана и утверждена соответствующая штатная единица. Если на этой позиции уже работает «временный» сотрудник (принятый на время декрета), программа все равно позволит провести перевод, так как вакансия считается занятой основным сотрудником.
• Материальная ответственность: Если сотрудница до декрета была материально ответственным лицом (МОЛ), не забудьте, что перевод на новую должность де-юре требует расторжения старого договора о материальной ответственности и, при необходимости, заключения нового, даже если фактическая передача ценностей была произведена ранее при уходе в отпуск.
• Документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу»: Если сотрудница находится уже не в отпуске по БиР, а в отпуске по уходу до 1.5/3 лет, то помимо Кадрового перевода может потребоваться документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, если перевод меняет правила расчета или размер пособия, выплачиваемого работодателем (например, региональные надбавки).

Таким образом, перевод сотрудницы в декрете в 1С:ЗУП 3.1 — это стандартная процедура, которая требует лишь внимательности к юридическим деталям (наличие согласия) и корректного заполнения документа Кадровый перевод с установкой флагов отражения в трудовой книжке и изменения начислений.