Как рассчитать компенсацию за прошлый месяц по отработанному времени без Табеля и победить полный аванс в 1С:ЗУП 3.1

← На главную

Переход на конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) часто сопровождается изменением привычной методологии учета. Одним из главных новшеств для многих бухгалтеров становится отказ от ежемесячного ведения документа Табель и переход на так называемый метод отклонений. При этом методе программа считает, что сотрудник отработал всё время по своему графику, если в систему не введены документы невыходов (отпуска, больничные, командировки, прогулы).

Однако при таком подходе возникают классические трудности. Как рассчитать компенсацию (например, за молоко или за вредность) за прошлый месяц, если расчет происходит в текущем, а половина сотрудников была в отпусках? И почему при наличии зарегистрированных отпусков программа продолжает начислять аванс в полном объеме? В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить систему, чтобы автоматизировать эти процессы и избежать ручных корректировок.

Разбор проблемы №1: Расчет компенсации за прошлый месяц в текущем периоде

Представим ситуацию: в августе нам необходимо начислить сотрудникам компенсацию за молоко за июль. При этом в июле многие работники находились в отпусках. Если компенсация назначена как плановое ежемесячное начисление, то при расчете зарплаты в августе программа обратится к данным рабочего времени за август, полностью проигнорировав июльские отпуска. В результате расчет окажется неверным.

Для решения этой задачи в 1С:ЗУП 3.1 мы можем применить три различных методики в зависимости от специфики бизнес-процессов вашей организации. Рассмотрим каждую из них подробно.

Способ 1. Использование документа «Разовое начисление» с указанием периода (Рекомендуемый ручной способ)

Вместо того чтобы назначать компенсацию как плановое начисление, мы будем рассчитывать её раз в месяц отдельным документом, где явно укажем, за какой период собираются данные по отработанному времени.

Разберем настройку этого способа по шагам:

Перейдем в раздел Настройка — Начисления и откроем карточку нашего начисления (например, «Компенсация за молоко»).
На вкладке Основное в поле Начисление выполняется установим значение По отдельному документу. В качестве документа выберем Разовое начисление.
В поле Формула укажем следующий алгоритм расчета:

Результат = ЦенаМолока * ВремяВДнях

Здесь ЦенаМолока — это созданный нами показатель (постоянный или вводимый при расчете), а ВремяВДнях — предопределенный показатель программы, который возвращает количество фактически отработанных дней сотрудником за указанный период.

При расчете в августе бухгалтер выполняет следующие действия:

Создает документ Разовое начисление (раздел Зарплата — Разовые начисления).
В поле Месяц указывает Август (это месяц, в котором начисление будет отражено в учете и выплачено).
В шапке документа или непосредственно в табличной части (в зависимости от настроек формы) заполняет поля Дата начала и Дата окончания периода, за который производится расчет. В нашем случае указываем период с 01.07 по 31.07.
При заполнении табличной части сотрудниками программа автоматически обратится к архиву данных за июль, увидит все зарегистрированные в июле отпуска и больничные, уменьшит на них норму времени и выдаст корректное количество фактически отработанных дней июля для каждого человека.

Способ 2. Автоматический расчет в основном документе через расчетную базу (Полная автоматизация)

Если в организации принято рассчитывать компенсацию исключительно в общем документе Начисление зарплаты и взносов без ввода дополнительных ручных документов, можно использовать обходной технический прием с использованием расчетной базы.

Суть метода заключается в создании вспомогательного «справочного» начисления, которое будет фиксировать отработанные дни в нужном месяце, и основного начисления, которое заберет эти данные в следующем периоде:

Создадим служебное начисление, например, «Отработанные дни для молока (справочно)». На вкладке Основное укажем назначение начисления — Доход в натуральной форме (это важно, чтобы начисление не влияло на взаиморасчеты с сотрудниками, выплаты и налоги в текущем месяце). В формуле укажем просто: ВремяВДнях. Назначим его сотрудникам как плановое. При расчете зарплаты за июль программа зафиксирует количество отработанных дней в регистре расчета.
Создадим основное начисление «Компенсация за молоко». На вкладке Основное укажем формулу расчета:

Результат = РасчетнаяБаза * ЦенаМолока

Перейдем на вкладку Расчет базы. В списке базовых начислений выберем наше служебное начисление «Отработанные дни для молока (справочно)». В поле Период расчета базы выберем переключатель Предыдущий месяц.
Теперь при расчете зарплаты за август в документе Начисление зарплаты и взносов программа автоматически возьмет базу за июль (которая равна отработанным дням июля из справочного начисления) и умножит ее на цену молока. Бухгалтеру больше не нужно контролировать периоды вручную.

Способ 3. Ввод данных через «Данные для расчета зарплаты»

Этот способ незаменим, если компенсация за молоко выплачивается не просто по графику работы за вычетом невыходов, а исключительно за смены, которые сотрудник фактически отработал во вредных условиях труда (например, если вредность присутствует не на каждом рабочем месте или не каждую смену).

Создадим новый показатель (раздел Настройка — Показатели расчета зарплаты), назовем его ДниВоВредныхУсловиях. Укажем, что он вводится только в месяце начисления непосредственно перед расчетом зарплаты.
Создадим Шаблон ввода исходных данных (раздел Настройка — Шаблоны ввода исходных данных), в котором отметим флажком наш показатель ДниВоВредныхУсловиях.
В настройках начисления «Компенсация за молоко» укажем формулу:

Результат = ДниВоВредныхУсловиях * ЦенаМолока

Ежемесячно мастер смены или табельщик заполняет документ Данные для расчета зарплаты (раздел Зарплата), внося туда точное количество вредных смен за прошлый месяц по каждому сотруднику. При расчете начисления в документе Начисление зарплаты и взносов эти данные подтянутся автоматически.

Важные нюансы: показатели времени, виды времени и приоритеты

Для того чтобы метод отклонений работал корректно и без ошибок исключал дни отпусков из расчета, необходимо правильно настроить параметры времени и вытеснения в самой карточке начисления.

Проанализируем ключевые моменты настройки вкладок начисления:

Отказ от показателя ОтработаноДней. В ЗУП 3.1 разработчики настоятельно рекомендуют отказаться от использования старого показателя ОтработаноДней. Вместо него в формулах всегда следует использовать предопределенный показатель ВремяВДнях (или ВремяВЧасах, если учет ведется в часах). Он работает более стабильно и корректно интегрирован с механизмом учета времени.
Настройка вкладки «Учет времени». Здесь в поле Вид времени по умолчанию программа может установить «Явка». Однако «Явка» — это узкий вид времени. Если ваши сотрудники могут работать в ночные смены, находиться в командировках, которые оплачиваются по среднему, или работать в выходные дни, эти дни могут выпасть из расчета компенсации. Рекомендуется в поле Вид времени указывать собирательный вид времени — Рабочее время. Обратите внимание: в стандартном списке выбора его может не быть, его необходимо набрать в поле ввода вручную с клавиатуры. Если компенсация должна начисляться также за работу в выходные дни, обязательно отметьте соответствующий вид времени флажком в расположенной ниже таблице.
Настройка вкладки «Приоритет» (Вытеснения). Это важнейшая вкладка для реализации метода отклонений. Именно здесь настраивается связь между компенсацией и отсутствиями сотрудников. Перейдем на вкладку Приоритет. В левой колонке («Начисления, приоритет которых выше») должен быть указан полный перечень всех возможных документов отсутствия. Сюда необходимо добавить:
- Все виды отпусков (основной, ежегодный, учебный, без сохранения оплаты);
- Больничные листы и отпуска по уходу за ребенком;
- Командировки;
- Периоды выполнения государственных обязанностей;
- Простой по вине работодателя или по внешним причинам.
Если эти начисления находятся в левой колонке, программа автоматически «вырежет» периоды этих документов из нормы рабочего времени сотрудника, и показатель ВремяВДнях примет правильное, уменьшенное значение.

Разбор проблемы №2: Почему начисляется полный аванс при наличии отпусков?

Второй частый вопрос бухгалтеров при отказе от табеля: «Мы не ведем табель с июля, сотрудники массово уходят в отпуска, но программа при расчете аванса за август начисляет всем полную сумму. Почему так происходит?»

Выясним причину такого поведения программы. В 1С:ЗУП 3.1 способ расчета аванса (оплаты за первую половину месяца) настраивается для каждого сотрудника индивидуально при приеме на работу или кадровом переводе. Также его можно изменить массово с помощью документа Изменение аванса. Существует три возможных варианта:

Фиксированной суммой. Сотруднику каждый месяц выплачивается строго определенная сумма (например, 15 000 рублей), независимо от того, сколько дней он фактически отработал в первой половине месяца.
Процентом от тарифа. Выплачивается установленный процент от оклада (например, 40%), также без учета фактической работы за первые 15 дней месяца.
Расчетом за первую половину месяца. Это единственный расчетный способ, который учитывает фактически отработанное время и все отклонения.

Если у ваших сотрудников установлены способы «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа», программа при начислении аванса полностью проигнорирует тот факт, что сотрудник первую половину месяца находился в отпуске или болел. Она начислит ровно ту сумму, которая зафиксирована в его плановых данных.

Как настроить расчетный аванс с учетом невыходов?

Чтобы программа автоматически уменьшала сумму аванса на дни отпусков и больничных, выполним следующие шаги:

Переведем сотрудников на расчетный аванс. Для этого создадим документ Изменение аванса (раздел Зарплата — Изменение аванса). Выберем способ расчета Расчет за первую половину месяца для всех сотрудников организации или конкретного подразделения.
Для расчета аванса во второй половине месяца (обычно 15-18 числа) будем использовать документ Начисление за первую половину месяца (раздел Зарплата — Начисления за первую половину месяца).
Этот документ анализирует период с 1 по 15 число текущего месяца. Благодаря методу отклонений, программа проверит наличие зарегистрированных документов Отпуск или Больничный лист за этот период. Если сотрудник фактически отработал из 10 рабочих дней первой половины месяца только 3 дня (остальное время был в отпуске), программа начислит ему оклад и другие плановые начисления пропорционально только за эти 3 отработанных дня.

Таким образом, правильное комбинирование настроек показателей времени, приоритетов вытеснения начислений и корректного способа расчета аванса позволяет полностью автоматизировать расчет заработной платы в 1С:ЗУП 3.1 без необходимости ручного заполнения документа «Табель» и ручных корректировок сумм выплат.