Отчет «Штатная расстановка» в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) — один из ключевых инструментов для кадрового учета. Он позволяет оперативно увидеть, какие позиции штатного расписания заняты конкретными сотрудниками, а какие остаются вакантными. Однако пользователи часто сталкиваются с неприятной проблемой: в отчете выводятся пустые строки, ставки числятся свободными, ФИО сотрудников отсутствуют (или вместо них отображается одиночная запятая «,»), хотя люди фактически работают на этих должностях. В качестве альтернативы для наглядного отображения работающих сотрудников по позициям подойдёт внешний отчет на основе формы Т-3 с выводом сотрудников по штатным позициям.
В этой статье мы подробно разберем все возможные причины этой проблемы — от простых пользовательских ошибок при ведении кадрового учета до сложных системных сбоев во внутренних регистрах программы — и предоставим пошаговые инструкции по их устранению.
Рассмотрим наиболее распространенную кадровое ситуацию. Если позиция штатного расписания была помечена как закрытая, программа автоматически исключает ее из актуального штатного расписания. Но если на этой позиции продолжает числиться активный сотрудник, его данные в отчете пропадают.
Выясним причину такого поведения программы. Когда кадровик устанавливает признак закрытия для позиции, система считает, что этой единицы больше не существует в структуре предприятия. Если при этом на данной позиции продолжает числиться активный сотрудник, отчет Штатная расстановка начинает вести себя некорректно: ставка отображается как свободная (или не отображается вовсе), а данные сотрудника пропадают из отчета.
Решаем проблему по шагам:
Кадры, затем откроем справочник Штатное расписание.Изменение штатного расписания или Утверждение штатного расписания).Должности (раздел Настройки — Должности) или карточку позиции штатного расписания и проверим наличие галочки «Закрыта» или «Позиция закрыта и более не используется».Проанализируем техническую сторону работы программы. Отчет Штатная расстановка формируется не напрямую из документов приема на работу или кадровых переводов. Для повышения производительности разработчики 1С реализовали механизм хранения данных в специализированных интервальных регистрах сведений:
ЗанятостьПозицийШтатногоРасписанияЗанятостьПозицийШтатногоРасписанияИнтервальныйПри проведении кадровых документов задним числом, групповом изменении данных или после переноса информации из предыдущих версий (например, из ЗУП 2.5) связь между физическими документами и записями в этих регистрах может нарушиться. В результате в регистрах образуется несоответствие: система видит занятую ставку, но не может сопоставить ее с конкретным физическим лицом, выводя пустые строки или запятые.
Для диагностики рассогласования данных программисты часто используют простой запрос к базе данных, чтобы выявить записи без сопоставленных сотрудников:
ВЫБРАТЬ
Занятость.Период КАК Период,
Занятость.Сотрудник КАК Сотрудник,
Занятость.Позиция КАК Позиция
ИЗ
РегистрСведений.ЗанятостьПозицийШтатногоРасписания КАК Занятость
ГДЕ
Занятость.Сотрудник.Ссылка ЕСТЬ NULL
Как перезаполнить интервальные регистры вручную без программирования:
Функции для технического специалиста (в старых релизах — Все функции). Если этот пункт недоступен, его необходимо включить в настройках параметров системы (меню Настройки — Параметры — установить флаг Отображать команду "Функции для технического специалиста").Ещё в правом верхнем углу формы регистра и выберем команду Разблокировать форму (или Включить возможность редактирования).Ещё и выберем команду «Перезаполнить регистр».Часто проблема пустых строк в отчете возникает после перехода на ЗУП 3.1 из старых конфигураций. Рассмотрим этот сценарий. При переносе данных могли создаться дублирующие элементы в справочнике Должности или в самом штатном расписании. Для исправления ошибочных записей после миграции можно использовать обработку для редактирования движений в регистрах документа «Перенос данных».
Например, в системе существуют две абсолютно идентичные должности «Инженер-механик». При утверждении штатного расписания документом Утверждение штатного расписания была утверждена первая позиция, а в документе Прием на работу или Начальная штатная расстановка сотрудника привязали ко второй (не утвержденной) позиции. В интерфейсе программы обе должности выглядят одинаково, но для системы это разные элементы с уникальными идентификаторами.
Как выявить и исправить задвоение:
Прием на работу) и посмотрим на наименование должности. Если она выделена жирным шрифтом, это первый признак того, что данная позиция не утверждена в действующем штатном расписании.Поиск и удаление дублей (раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных). Слияние дублирующихся должностей автоматически скорректирует ссылки во всех кадровых документах.Начальная штатная расстановка нет в базе, а перенос осуществлялся иным способом, тщательно проверим документы ввода остатков или документы утверждения штатного расписания на предмет правильности выбора позиций.Современное законодательство и логика ЗУП 3.1 предусматривают особый порядок учета сотрудников при приостановлении действия трудовых договоров (например, в случае призыва по мобилизации). Выясним, почему сотрудник может пропасть из штатной расстановки в этом случае.
При оформлении документа Приостановление трудового договора в форме документа присутствует критически важная настройка — галочка «Освободить ставку». Если этот флаг установлен:
Штатная расстановка эта ставка начнет отображаться как вакантная.Если вам требуется, чтобы такие сотрудники продолжали отображаться в отчете, необходимо скорректировать настройки документа приостановления или донастроить сам отчет, добавив вывод временно отсутствующих сотрудников с сохранением места работы.
Иногда невнимательность при заполнении реквизитов приводит к тому, что отчет по конкретной организации формируется пустым. Разберем этот момент подробнее.
В ЗУП 3.1 поддерживается многофирменный учет. Каждое подразделение структуры предприятия может быть жестко привязано к конкретной организации, либо быть общим. Если при формировании отчета Штатная расстановка в шапке отчета выбрана конкретная организация "Альфа", а сотрудники приняты в подразделение, которое по ошибке отнесено к организации "Бета", отчет по организации "Альфа" покажет пустые строки с вакансиями, но без фамилий сотрудников.
Решение проблемы:
Часто путают два разных понятия: совместительство (внутреннее или внешнее) и совмещение должностей. При совместительстве создается отдельный элемент в справочнике Сотрудники, оформляется полноценный приказ о приеме на работу, и под этого сотрудника выделяется доля ставки. В этом случае сотрудник корректно и без проблем попадает в отчет Штатная расстановка.
При совмещении должностей (документ Совмещение должностей) новый сотрудник не создается, а основному работнику просто начисляется доплата за выполнение дополнительных обязанностей. В стандартном варианте отчета Штатная расстановка такие ставки могут отображаться как свободные (или выводиться некорректно), так как они не заняты отдельным кадровым приказом о приеме.
Чтобы увидеть исполнителей по совмещению в отчете, выполним следующие настройки:
Настройки....Расширенный.Поля и сортировки найдите и добавьте поле Сотрудники, занявшие позицию.Мы подробно разобрали технические и методологические аспекты формирования отчета Штатная расстановка в 1С:ЗУП 3.1. Для предотвращения подобных проблем в будущем рекомендуем придерживаться следующих правил:
Кадровый перевод для перевода сотрудников на новые актуальные должности.Функции для технического специалиста.