← На главную

При переходе с программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом» версии 2.5 на версию 3.1 пользователи часто сталкиваются со следующей проблемой: сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, но в отчете «Штатная расстановка» она продолжает отображаться как занимающая полную ставку. Когда на ее место принимают или переводят другого работника, программа начинает видеть двух человек на одной штатной единице, в результате чего количество свободных ставок становится равным -1.

Рассмотрим подробно, почему возникают подобные ошибки после переноса данных, как устроен механизм учета штатных позиций в 1С:ЗУП 3.1 и какими способами можно исправить эту ситуацию.

Причины возникновения проблемы при переносе из ЗУП 2.5

Проанализируем техническую сторону вопроса. При рекомендованном переносе данных из конфигурации ЗУП 2.5 кадровые документы не переносятся в ЗУП 3.1 в полном объеме. Вместо этого срез состояний сотрудников и их текущие ставки заносятся в документ Начальная штатная расстановка или в технические регистры сведений.

В результате переноса возникают следующие сложности:

1. Отсутствует флаг освобождения ставки: Информация о том, что сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком, фиксируется в регистре сведений Состояния сотрудников, но флаг временного освобождения ставки штатного расписания остается неактивным.
2. Особенности интервальных регистров в ЗУП 3.1: В отличие от старых версий, в ЗУП 3.1 учет занятых позиций ведется не только в регистре накопления Занятые позиции штатного расписания, но и в специальном интервальном регистре сведений Занятость позиций штатного расписания (интервальный). Отчет «Штатная расстановка» строит свои данные именно на основе этого интервального регистра.
3. Ручные корректировки не дают эффекта: Если попытаться ввести ручную запись расхода через документ Перенос данных только для регистра накопления Занятые позиции штатного расписания, это не приведет к пересчету интервалов занятости. Программа все равно будет считать позицию занятой основной сотрудницей.

Особенность отображения декретниц в отчете «Штатная расстановка»

Выясним важную деталь, которую часто путают пользователи. Сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком с установленным флагом освобождения ставки, все равно будет отображаться в отчете «Штатная расстановка». Однако ее статус изменится на «Временно освобождена».

При этом ее ставка не будет суммироваться в общее количество занятых единиц по подразделению. Замещающий сотрудник, принятый на эту должность, займет позицию со статусом «Занята (временно)», а итоговое значение свободных ставок придет в норму (перестанет быть отрицательным).

Способ 1. Ввод документа «Отпуск по уходу за ребенком» в ЗУП 3.1

Разберем наиболее правильный и надежный способ исправления ситуации. Для того чтобы программа корректно сформировала движения по всем регистрам штатного расписания, необходимо ввести полноценный кадровый документ.

1. Перейдем в раздел «Кадры» — «Отпуска по уходу и уходу за ребенком».
2. Создадим новый документ Отпуск по уходу за ребенком (или документ Изменение условий отпуска по уходу за ребенком, если период начался до даты переноса).
3. Укажем сотрудницу и период отпуска.
4. Обязательно установим флаг «Освободить ставку на период отпуска».
5. Проведем документ.

При проведении документа программа автоматически обновит интервальный регистр Занятость позиций штатного расписания (интервальный). После этого ставка зафиксируется как временно свободна.

Способ 2. Корректировка документа «Начальная штатная расстановка»

Если перенос данных производился с помощью документа Начальная штатная расстановка, порядок действий будет следующим:

1. Перейдем в раздел «Администрирование» — «Перенос данных» или откроем список документов Начальная штатная расстановка.
2. Найдем документ, оформленный на дату ввода остатков (переноса).
3. В табличной части найдем строчку с декретницей.
4. В колонке состояния ставки убедимся, что указано освобождение ставки на период отсутствия.
5. Перепроведем документ Начальная штатная расстановка.

Перепроведение документа инициализирует пересчет всех интервалов занятости штатных единиц на дату переноса.

Способ 3. Оформление замещающего сотрудника

Посмотрим, как правильно оформить прием или перевод сотрудника, который замещает временно отсутствующую работницу:

1. При оформлении документа Прием на работу или Кадровый перевод указываем ту же позицию штатного расписания, которую занимала основная сотрудница.
2. Если ставка основной сотрудницы уже освобождена (выполнен Способ 1 или Способ 2), программа позволит принять замещающего сотрудника на эту же позицию.
3. В трудовом договоре выбираем вид договора «Срочный трудовой договор» и указываем основания проведения временной работы.
4. После проведения кадрового документа открываем отчет «Штатная расстановка» и проверяем: количество плановых ставок должно совпадать с фактической занятостью, а свободное количество ставок не должно уходить в минус.