При переходе на новые версии программных продуктов линейки «1С:Предприятие 8», например с устаревшей платформы 8.1 на современную 8.3, пользователи часто сталкиваются с изменениями в привычных бизнес-процессах. Одним из таких камней преткновения в программе 1С:Розница становится процесс перемещения товаров между собственными магазинами или складами. В старых версиях этот процесс происходил мгновенно по одному документу, а в новых конфигурациях программа вдруг начинает требовать совершения дополнительных действий — создания расходных и приходных ордеров (кнопки «Отгрузить» и «Принять»).
В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, выясним причину усложнения документооборота, проанализируем, что такое ордерная схема склада, и пошагово рассмотрим, как отключить этот функционал для упрощения ежедневной работы малого розничного бизнеса.
Для того чтобы осознанно управлять настройками системы, давайте сначала разберем экономическую и организационную суть процессов. Разделение складского учета на финансовый и физический называется ордерной схемой учета. Это двухфазный процесс, разделенный во времени и по зонам ответственности:
Перемещение товаров. Этот документ фиксирует намерение переместить товар со склада «А» на склад «Б». Финансовая оценка и право владения фиксируются, но физического списания остатков со складов еще не происходит. Товар переходит в статус «К отгрузке».Расходный ордер на товары (в интерфейсе это действие называется «Отгрузить»). Только в этот момент остаток списывается с первого склада и переходит в состояние «В пути».Приходный ордер на товары (действие «Принять»). Теперь товар зачисляется на остатки второго склада.Такая схема жизненно необходима крупным торговым сетям с территориально удаленными складами, где доставка занимает дни, а за физическую сохранность груза отвечают материально ответственные лица (водители, экспедиторы, кладовщики). Однако для небольшого бизнеса, где розничные точки находятся недалеко друг от друга, а функции менеджера, водителя и продавца часто выполняет один и тот же человек, ордерная схема становится избыточной и приводит к потере времени на дублирование операций.
Рассмотрим подробнее, как перейти на простую безордерную схему, когда проведение одного документа Перемещение товаров мгновенно списывает остатки в одном месте и приходует их в другом.
Если в вашем магазине перемещение товаров происходит «здесь и сейчас» и вам не нужно контролировать статус «В пути», ордерную схему можно и нужно отключить. Выясним, как это сделать правильно.
Разберем по шагам процесс изменения настроек в карточке магазина или склада:
На этом этапе многие пользователи сталкиваются с проблемой: нужные галочки (в частности, напротив опции «При перемещении») отображаются серым цветом и недоступны для изменения. Это защитный механизм платформы 1С, предотвращающий случайное изменение критически важных настроек учета, которые могут «развалить» текущую базу данных.
Чтобы обойти это ограничение и отредактировать настройки, выполним следующие действия:
После выполнения этих действий документооборот мгновенно упростится. При создании нового документа Перемещение товаров вам больше не придется нажимать кнопки «Отгрузить» и «Принять» — программа проведет списание и зачисление в один клик.
Проанализируем ситуацию: что произойдет, если мы просто снимем галочку в работающей базе данных, где уже велся учет? Делать это без подготовки категорически не рекомендуется. Давайте рассмотрим основные риски и правила перехода:
При использовании ордерного склада, если в процессе перевозки часть товара потерялась или повредилась, это легко фиксировалось на этапе приемки: приходный ордер заполнялся по фактическому количеству, а разница оставалась на балансе отправителя или списывалась на виновных лиц.
Как же фиксировать недопоставку, если мы отключили ордерную схему и проводим перемещение в один шаг? Рассмотрим этот механизм подробнее.
В конфигурации 1С:Розница для этих целей предусмотрен специализированный документ — Акт о расхождениях при приемке товаров. Схема работы выглядит следующим образом:
Перемещение товаров на то количество, которое он реально отгрузил.Перемещение товаров создается подчиненный документ Акт о расхождениях при приемке товаров.Таким образом, даже без использования громоздкой ордерной схемы вы сохраняете полный контроль над расхождениями при перемещении товаров между магазинами.
Интерфейс и расположение настроек могут отличаться в зависимости от поколения вашей конфигурации. Давайте кратко рассмотрим, где искать эти параметры в различных версиях программного продукта:
Настройки ордерного учета жестко привязаны к конкретным магазинам и складам. Мы заходим в карточку магазина/склада и настраиваем параметры на вкладке ордерного учета. Также существует глобальная возможность отключить использование ордерных складов для всей информационной базы в разделе Администрирование — Запасы и закупки.
В современных редакциях, построенных на единой архитектуре с «1С:Управление нашей фирмой», структура меню изменилась. Для управления ордерным складом необходимо перейти в раздел Настройки — Склад и проверить состояние флажка Ордерные склады. В карточке конкретного склада вы можете детально указать, для каких именно складских операций будет применяться ордерная схема (например, оставить ордерную схему для внешних поступлений от поставщиков, но полностью отключить ее для внутренних перемещений между розничными точками).