Задвоение страховых взносов — одна из самых коварных проблем, с которыми сталкивается бухгалтер при подготовке Расчета по страховым взносам (РСВ) в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Часто бывает так, что в расчетном листке суммы выглядят корректно, но при формировании регламентированной отчетности данные «раздуваются». Проанализируем причины этой ситуации и разберем по шагам, как привести учет в порядок.
Для начала разберемся в механизме работы программы. В 1С:ЗУП 3.1 отчет РСВ заполняется не на основании проводок и даже не на основании данных документа Больничный лист напрямую. Данные в отчетность тянутся из специализированных регистров накопления. Если в этих регистрах появилась лишняя запись, она неизбежно попадет в отчет, даже если визуально в документах все чисто.
Рассмотрим основные причины задвоения:
Учет доходов для исчисления страховых взносов.Операция учета взносов.Проанализируем состояние главного регистра, который отвечает за суммы доходов в отчетности. Именно здесь чаще всего скрывается «двойник».
Для проверки выполним следующие действия:
Учет доходов для исчисления страховых взносов.На что обратить внимание: если вы видите две идентичные строки с одинаковой суммой дохода, посмотрите на колонку Регистратор. Если регистратор один и тот же (документ Больничный лист), значит, произошел программный сбой при проведении. Если регистраторы разные (например, Больничный лист и Начисление зарплаты и взносов), значит, программа ошибочно зафиксировала доход дважды.
Как показывает практика, простое нажатие кнопки «Провести» в документе часто не решает проблему, так как программа может сохранять кэшированные данные. Разберем правильный алгоритм перерасчета:
Больничный лист. Вместо обычного перепроведения нажмем кнопку «Пересчитать документ» (иконка со стрелками).Взносы в 1С:ЗУП 3.1 окончательно рассчитываются в итоговом документе месяца. Посмотрим на вкладку Взносы в документе Начисление зарплаты и взносов.
Если в регистре доходов записи задвоены, то и на этой вкладке вы увидите лишние суммы страховых взносов. Попробуем следующий метод исправления:
Иногда программа «запоминает», что по сотруднику нужно что-то доначислить, и создает скрытую запись в очереди на перерасчет. Рассмотрим, как это проверить:
Перейдем в раздел Налоги и взносы — Перерасчеты страховых взносов. Если в списке есть строка с фамилией нашего сотрудника за нужный период, программа будет пытаться добавить суммы в текущие документы. Если вы уверены, что все начисления верны, эту запись можно просто удалить из списка перерасчетов, чтобы она не «мусорила» в учете.
Если задвоение возникло из-за того, что больничный лист был исправлен (через ссылку «Исправить» внизу документа), проанализируем механизм сторнирования.
В новом документе-исправлении на вкладке Пересчет прошлого периода должны обязательно появиться отрицательные суммы (сторно) за предыдущий период. Если их там нет, то программа прибавит новую сумму к старой, что и даст эффект задвоения в РСВ. В этом случае проверьте настройки периода в документе-исправлении.
Если все вышеперечисленные методы не помогают, и в регистрах продолжают появляться «фантомные» записи, стоит рассмотреть вариант технического сбоя базы данных.
Рекомендуется выполнить Тестирование и исправление (ТИИ) информационной базы через конфигуратор. При этом обязательно должны быть выбраны пункты:
Важный совет: Перед проведением ТИИ или любыми массовыми пересчетами документов всегда создавайте архивную копию базы данных!
Для исправления задвоения взносов по больничному листу мы рекомендуем придерживаться следующей стратегии: сначала найти «лишнюю» запись в регистре учета доходов, затем проверить соответствие дат выплаты в документах и ведомостях, и в завершение выполнить полный перерасчет взносов в итоговом документе месяца. Помните, что в 1С:ЗУП 3.1 правильность отчета РСВ на 90% зависит от чистоты регистров накопления, а не от экранных форм документов.