В практике работы с программой «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в аналитических отчетах (например, в «Проверке расчета страховых взносов») отображаются корректно, но при формировании регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» (РСВ) данные по конкретному сотруднику отсутствуют или обнуляются. Особенно остро эта проблема проявляется в организациях, участвующих в пилотном проекте ФСС (Прямые выплаты), где в отчет попадает только часть больничного, оплачиваемая за счет средств работодателя.
В данной статье мы подробно разберем, почему возникают такие расхождения, проанализируем влияние сторнирующих записей и определим алгоритм действий для исправления отчетности.
Для начала важно понимать, что отчет РСВ заполняется не напрямую из документов Больничный лист или Начисление зарплаты и взносов, а на основании данных в специальных регистрах накопления. Если сотрудник «пропадает» из Раздела 3 отчета, это означает, что либо в регистрах отсутствует запись по данному физическому лицу, либо алгоритм заполнения отчета отсекает эти данные по определенным критериям.
Проанализируем ситуацию, описанную пользователем: сотрудник болел в январе и феврале 2020 года. Ему начислен больничный за счет работодателя. В организации действует Пилотный проект ФСС, поэтому пособие за счет фонда в программе не начисляется (оно выплачивается напрямую фондом). В отчете по проверке взносов доход виден, а в РСВ — пусто.
Рассмотрим основные причины такого поведения системы:
Начисление зарплаты и взносов. Если сотрудник болел весь месяц и у него нет других начислений, программа могла не создать по нему строку на вкладке «Взносы».Первым делом нам необходимо убедиться, что доход зафиксирован в «итоговом» документе месяца. Даже если у сотрудника нет сумм к выплате (только больничный), он должен присутствовать в документе Начисление зарплаты и взносов.
Выполним следующие действия:
Если сотрудника там нет, попробуем нажать кнопку «Подбор» и добавить его вручную, после чего нажать «Пересчитать взносы». Это заставит программу пересмотреть доходы физического лица и зафиксировать их в налоговых регистрах.
Как было выявлено в ходе обсуждения на форуме, критическое влияние на заполнение РСВ может оказывать документ Отпуск, который был пересчитан в более позднем периоде из-за болезни. Рассмотрим этот механизм подробнее.
Когда мы регистрируем Больничный лист, программа автоматически определяет, что он «наслаивается» на ранее проведенный отпуск. В результате создаются сторнирующие записи (минусовые суммы) по отпуску. Если эти записи приходятся на тот же месяц регистрации, что и больничный, возникает «схлопывание» сумм.
Проанализируем ситуацию: если мы распроводим «исправительный» отпуск, больничный сразу появляется в РСВ. Это подтверждает, что проблема в отрицательных суммах. Согласно правилам заполнения РСВ, отрицательных значений в Разделе 3 быть не должно. Если Сторно отпуска по сумме больше или равно Больничному за счет работодателя, итоговый доход по сотруднику в этом месяце обнуляется, и программа исключает его из отчета, считая, что данных для подачи нет.
Как решить эту проблему:
Пересчет страховых взносов (раздел Налоги и взносы). Иногда он помогает корректно «уложить» доходы в нужные периоды, если автоматическое заполнение РСВ дает сбой.Для программистов и опытных пользователей самым надежным способом будет проверка «первоисточников» данных. Посмотрим, какие регистры отвечают за заполнение РСВ.
Основной регистр — «Сведения о доходах для расчета страховых взносов». Именно из него данные попадают в колонки «Сумма выплат и иных вознаграждений» отчета РСВ.
Проанализируем записи регистра через Функции для технического специалиста:
Сведения о доходах для расчета страховых взносов.Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами (не пугайтесь названия — это техническая категория, которая позволяет сумме попасть в общую базу, из которой потом вычтется необлагаемая часть).Также проверим регистр «Страховые взносы по физическим лицам». Если в нем нет записей за месяц болезни, РСВ не «увидит» застрахованное лицо в текущем периоде.
Иногда корень проблемы кроется в настройках самого начисления. Перейдем в раздел «Настройка» — «Начисления» и найдем Больничный за счет работодателя.
На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» проверим поле «Страховые взносы». Должно быть выбрано значение: «Государственные пособия и выплаты, производимые в соответствии с законодательством...». Если там ошибочно выбрано «Доходы, не являющиеся объектом обложения», то сумма не попадет ни в одну из колонок РСВ, и сотрудник может быть исключен из 3-го раздела, так как программа не посчитает его застрахованным лицом с начислениями в этом периоде.
Версия 3.1.12 была переходной, и в ней часто встречались ошибки алгоритма заполнения РСВ. В частности, программа могла игнорировать сотрудников, у которых в отчетном месяце были только необлагаемые доходы. Методологически это неверно: согласно требованиям ФНС, в Разделе 3 должны отражаться все застрахованные лица, которым в отчетном периоде начислялись любые выплаты (облагаемые и необлагаемые).
Если вы столкнулись с такой ошибкой на старом релизе, рекомендуется:
Чтобы избежать подобных проблем в будущем, придерживайтесь следующей последовательности действий при закрытии месяца:
Начисление зарплаты и взносов на вкладку взносов.Таким образом, основная причина отсутствия сотрудника в РСВ при наличии больничного — это конфликт сумм сторнирования и начисления. Тщательный анализ регистров накопления и проверка документа перерасчета отпуска помогут вам восстановить данные в отчетности и успешно сдать расчет в налоговую инспекцию.