При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда при автоматическом заполнении документа Ведомость на выплату зарплаты (в банк, в кассу или на счета) суммы к выплате не соответствуют данным отчета Свод начислений, удержаний и выплат (в разрезе источников финансирования). Особенно остро эта проблема проявляется после перехода с версии 2.5 или при ведении сложного учета по нескольким статьям финансирования.
Рассмотрим подробнее, почему возникают такие расхождения, как найти «виновных» сотрудников и какими методами можно исправить ситуацию, чтобы задолженность в программе закрывалась корректно.
В отличие от предыдущих версий, в «тройке» учет задолженности перед сотрудниками ведется одновременно в нескольких регистрах накопления. Если данные в этих регистрах «разъезжаются», мы получаем ситуацию, когда в расчетном листке сумма верная, а ведомость заполняется неправильно.
Проанализируем ключевые регистры:
Статей финансирования и Статей расходов. Если в нем не указан источник, ведомость «не увидит» начисление по конкретной статье.Если при переносе данных из версии 2.5 задолженность попала в один регистр, но не была детализирована в другом, программа будет считать, что долга по конкретному источнику нет, либо он «висит» на пустой аналитике.
Если вы обнаружили сотрудника, у которого сумма в ведомости отличается от ожидаемой, выполним следующие действия:
Шаг 1. Анализ отчета «Ведомость по расчетам с сотрудниками»
Сформируем отчет Ведомость по расчетам с сотрудниками (раздел Выплаты — Отчеты по выплатам) за длительный период, включив в настройках группировку по Статье финансирования. Посмотрим, нет ли там «пересортицы», когда по одному источнику висит положительный остаток, а по другому — отрицательный. В Своде эти суммы могут схлопываться, а в ведомости — нет.
Шаг 2. Проверка регистра накопления
Для детального анализа конкретного сотрудника перейдем в меню «Функции для технического специалиста» (или через настройку панели навигации формы сотрудника) и откроем регистр накопления Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками. Отфильтруем записи по проблемному человеку. Обратим внимание на записи с видом движения Приход (начисления) и Расход (выплаты).
Шаг 3. Контроль распределения НДФЛ
Проанализируем ситуацию с НДФЛ. В ЗУП 3.1 сумма к выплате рассчитывается по формуле: Начислено - Удержано - НДФЛ. Если начисление прошло по источнику «Бюджет», а НДФЛ по ошибке распределился на «Внебюджет», то по «Бюджету» сумма к выплате будет завышена. Проверить это можно в документе Начисление зарплаты и взносов на закладке «НДФЛ», где есть колонка Статья финансирования.
1. Ошибка «пустой» статьи финансирования.
При переносе остатков (документами Начальная задолженность или Перенос данных) аналитика по источникам часто теряется. Если в регистре Зарплата к выплате сумма зафиксирована без статьи, а в текущем месяце вы начисляете зарплату со статьей, программа не сможет автоматически зачесть старый долг в счет новой выплаты.
2. Пересортица по Статьям расходов (КВР).
В государственных учреждениях важно разделять КВР. Если начисление прошло по КВР 111, а выплата пытается пройти по КВР 119 (из-за настроек в способе выплаты или карточке сотрудника), ведомость не заполнится корректно. Программа видит это как два разных «кармана».
3. Влияние прошлых периодов.
Как заметили участники обсуждения, часто ошибка тянется из первого месяца начала учета (например, января 2018 года). Если провести ведомость за январь с «ошибочной» (по мнению бухгалтера, но правильной по мнению регистров) суммой, то в феврале учет выравнивается. Это происходит потому, что ведомость принудительно закрывает остатки регистров, которые были сформированы при переносе.
Рассмотрим несколько способов приведения взаиморасчетов в порядок.
Это самый «чистый» технический способ исправления. Если мы нашли, что на начало учета (например, на 01.01.2018) остатки по статьям финансирования распределены неверно:
Перенос данных (раздел Администрирование).Взаиморасчеты с сотрудниками, Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.Если копаться в первичных документах переноса нет возможности, можно применить метод обнуления остатков перед началом работы в новой базе:
Перенос данных.Статьями финансирования.В некоторых случаях, если расхождения незначительны, можно в самой ведомости нажать кнопку «Обновить налог» или зайти в расшифровку суммы (двойной клик по сумме «К выплате») и вручную поправить распределение по статьям финансирования. После проведения такой «правильной» ведомости последующие документы будут заполняться корректно, так как регистры «закроются» нужным образом.
Часто бухгалтер видит, что в Своде долг 10 000 руб., а в ведомость встает 11 300 руб. Проанализируем ситуацию: оказывается, что НДФЛ (1300 руб.) в документе начисления не распределился по статье финансирования и «завис» в системе. Программа считает: Начислено (11300) - Удержано (0 по этой статье) = 11300. Чтобы исправить это, нужно убедиться, что в настройках начислений (вкладка «Налоги, взносы, бухучет») установлено корректное распределение или в самом документе начисления зарплаты принудительно указана статья для налога.
Важный совет: для поиска месяца, в котором «поползли» данные, попробуйте создать тренировочную ведомость и заполнять её помесячно, начиная с самого первого месяца ведения учета в базе. Как только сумма «К выплате» не совпадет с вашим расчетным листком или сводом за этот месяц — вы нашли точку возникновения ошибки.
Проблема расхождения сумм в ведомости и Своде по источникам финансирования в ЗУП 3.1 почти всегда кроется в аналитике регистров накопления. Программа требует строгого соответствия: по какой статье финансирования было начисление, по такой же (и в той же сумме за вычетом НДФЛ) должна пройти выплата. Любое несовпадение (пустая статья, другой КВР) приводит к «фантомным» долгам, которые не видны в общем Своде, но мешают автоматизации выплат.