В кадровой практике коммерческих предприятий и бюджетных учреждений нередко возникает ситуация, когда сотрудник увольняется из организации, а через некоторое время (иногда буквально на следующий день) принимается обратно. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) этот процесс имеет ряд методологических и технических нюансов. Если выполнить процедуру некорректно, можно столкнуться со статусом «Не оформлен» в списке сотрудников, а также с серьезными ошибками при расчете НДФЛ, страховых взносов и заполнении регламентированной отчетности.
В данной статье мы подробно разберем, как устроена архитектура справочников в 1С:ЗУП 3.1, рассмотрим пошаговый алгоритм повторного приема на работу, проанализируем причины появления статуса «Не оформлен» и выясним, как правильно вести учет по таким сотрудникам.
Для начала проанализируем внутреннее устройство программы. В решениях на платформе «1С:Предприятие 8» (включая ЗУП 3.1) реализовано жесткое разделение двух ключевых справочников:
Справочник.ФизическиеЛица) — хранит персональные данные человека как гражданина. Сюда относятся ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения о банковских счетах, семейном положении и общем страховом стаже. Физическое лицо в системе должно быть зарегистрировано строго в единственном экземпляре. Повторное создание карточки физлица (задвоение) — это критическая ошибка, которая приведет к неверному исчислению НДФЛ (предельных величин доходов), неверному расчету страховых взносов и сбоям при сдаче отчетности (персонифицированные сведения, ЕФС-1, 6-НДФЛ).Справочник.Сотрудники) — описывает человека как участника трудовых отношений в рамках конкретного трудового договора. Один трудовой договор — это всегда одна карточка сотрудника. Если с человеком заключается новый трудовой договор, для него создается новый элемент в данном справочнике.Золотое правило повторного приема: При повторном трудоустройстве ранее уволенного работника мы всегда обязаны создать новый элемент в справочнике Сотрудники, но при этом связать его со старым (уже существующим) элементом в справочнике Физические лица. Использовать старую карточку сотрудника категорически нельзя, так как по ней в регистре сведений КадроваяИсторияСотрудников уже зафиксировано конечное событие — увольнение.
Рассмотрим подробнее процесс оформления повторного приема на работу:
Довольно часто пользователи сталкиваются с тем, что в справочнике Сотрудники в колонке «Подразделение» отображается надпись «Не оформлен», а колонка «Должность» остается пустой, хотя документ приема на работу создан и проведен. Давайте разберем основные причины этого поведения программы.
1. Несовпадение рабочей даты программы (или системной даты компьютера) с датой приема на работу
Это наиболее частая причина, с которой столкнулся автор темы на форуме. Программа оценивает состояние сотрудника и его кадровую историю на так называемую «Рабочую дату» (или на текущую системную дату компьютера, если рабочая дата не задана вручную в персональных настройках). Если дата приема сотрудника на работу — 17 июня, а на компьютере или в настройках 1С установлена дата 16 июня (или любая более ранняя дата), система считает, что на «текущий момент времени» сотрудник еще не работает в организации. Следовательно, его статус закономерно отображается как «Не оформлен». Как только системная дата на компьютере или рабочая дата в программе станет равной или превысит 17 июня, статус автоматически сменится на актуальное подразделение и должность.
2. Документ «Прием на работу» сохранен, но не проведен
Если карточка сотрудника уже создана в справочнике, а сам документ приема записан как черновик (не проведен), программа не видит движений по регистру КадроваяИсторияСотрудников. Для исправления ситуации необходимо открыть документ приема и нажать кнопку «Провести и закрыть».
3. Попытка использовать старую карточку сотрудника
Если бухгалтер проигнорировал правило создания нового элемента справочника Сотрудники и попытался перепровести старый документ приема или создать новый прием на старого сотрудника, система выдаст ошибку или продолжит писать статус «Не оформлен»/«Уволен». Это происходит потому, что в регистре сведений уже зафиксирована запись об увольнении по данному сотруднику, имеющая более приоритетный статус в кадровой истории этого конкретного элемента справочника.
4. Технические сбои и кэширование данных
Иногда после проведения всех документов статус в динамическом списке не обновляется мгновенно. В этом случае помогает простое распроведение и повторное проведение документа Прием на работу, либо перезапуск сеанса работы с программой для очистки временного кэша данных.
Повторный прием на работу накладывает определенные обязательства по ведению учета, о которых важно помнить бухгалтеру и кадровику:
Заявление на вычеты по НДФЛ. Программа сама учтет ранее выплаченные доходы для контроля лимита, а если в промежутке между увольнением и приемом сотрудник работал у другого работодателя — не забудьте ввести его сторонние доходы через документ Доходы с предыдущего места работы.Поскольку страховой стаж (для расчета больничных листов) хранится непосредственно в карточке физического лица (в регистре сведений СтажиФизическихЛиц), вводить его заново при повторном приеме не нужно. Новый сотрудник автоматически унаследует всю информацию о стаже от связанного физического лица.
Таким образом, правильное разделение понятий сотрудника и физического лица, а также контроль рабочей даты в программе гарантируют корректный учет кадров и начислений при повторном трудоустройстве работников.