← На главную

В кадровой практике часто возникает ситуация, когда сотрудник, ранее уволенный с должности по внутреннему или внешнему совместительству, через некоторое время вновь принимается в ту же организацию, на ту же должность и даже в то же подразделение. При попытке оформить такой прием в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с техническими ошибками проведения документов и «исчезновением» вновь созданных карточек сотрудников из списков.

В данной статье мы подробно разберем методологические основы учета совместителей, пошагово рассмотрим процесс их повторного оформления и выясним причины возможных технических сбоев, связанных с отображением сотрудников в справочниках.

1. Методологический принцип: «Один договор = Один сотрудник»

Основная ошибка кадровиков и бухгалтеров при повторном приеме сотрудника заключается в попытке использовать его старую, уже уволенную карточку в справочнике Сотрудники. При попытке провести новый документ Прием на работу по старой карточке программа выдает ошибку следующего вида:

«По сотруднику... уже зарегистрировано событие Прием. Документ противоречит кадровому приказу...»

Проанализируем, почему конфигурация блокирует это действие. В системе 1С:ЗУП 3.1 логика построения учета опирается на жесткое правило: одна карточка в справочнике «Сотрудники» соответствует одному трудовому договору. Если трудовой договор расторгнут и по сотруднику проведен документ Увольнение, данное кадровое событие считается окончательно завершенным. Эта карточка сотрудника больше не может быть использована для отражения новых трудовых отношений.

Для оформления нового трудового договора (даже если физическое лицо, должность и подразделение полностью совпадают) необходимо в обязательном порядке создать новую карточку сотрудника.

2. Важнейшее правило: Связывание с существующим Физическим лицом

При создании нового сотрудника критически важно не допустить дублирования персональных данных в базе. Для этого в программе четко разделены два понятия:

• Физические лица (справочник Физические лица) — содержит персональные данные человека как гражданина (паспорт, СНИЛС, ИНН, контактная информация). На одно реальное лицо в базе должна приходиться строго одна карточка.
• Сотрудники (справочник Сотрудники) — содержит сведения о месте работы, условиях труда, окладе и кадровой истории в рамках конкретного трудового договора. У одного физического лица может быть множество карточек сотрудников (например, основное место работы, внутреннее совместительство, старое уволенное совместительство).

Рассмотрим по шагам правильный алгоритм создания карточки при повторном приеме:

1. Перейдем в раздел Кадры — Сотрудники и нажмем кнопку Создать.
2. В поле ФИО начнем вводить имя сотрудника.
3. Программа автоматически проанализирует базу данных и откроет диалоговое окно с предупреждением: «Найден человек с похожим именем...».
4. В списке найденных людей выделим строку с уже существующим физическим лицом и обязательно нажмем кнопку Да, это тот, кто мне нужен.
5. После этого программа автоматически подтянет все персональные данные (ИНН, СНИЛС, паспортные данные) в карточку нового сотрудника, связав ее с имеющимся физлицом.

Чем опасно создание нового физического лица (задвоение)? Если проигнорировать предупреждение программы и создать новое физлицо, это приведет к серьезным учетным ошибкам:

• Некорректно рассчитается НДФЛ. Лимиты по стандартным вычетам и прогрессивной шкале налога рассчитываются нарастающим итогом по физическому лицу в целом, а не по отдельным договорам.
• Исказится расчет страховых взносов (предельная величина базы для начисления взносов также проверяется по физическому лицу).
• Возникнут критические ошибки при выгрузке регламентированной отчетности (персонифицированные сведения, ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ), так как контролирующие органы сопоставляют данные по уникальным СНИЛС и ИНН.

3. Особенности настройки совместительства в ЗУП 3.1

Обратим внимание на важный нюанс при оформлении повторного совместительства:

• В рамках одной и той же организации по конкретному физическому лицу может быть оформлено только одно внешнее совместительство.
• Если сотрудник принимается в ту же организацию повторно на условиях совместительства, программа технически позволит провести данный договор только как внутреннее совместительство (при условии наличия действующего основного места работы в этой же организации).

4. Почему новый сотрудник «исчезает» из списка и как его найти?

Иногда после создания карточки нового сотрудника пользователи сталкиваются с тем, что она не отображается в справочнике Сотрудники. Выясним основные причины этой технической проблемы и способы ее решения.

Причина А. Отсутствие кадрового приказа и установленный отбор по организации

В справочнике Сотрудники по умолчанию включен отбор по конкретной организации. Пока на вновь созданного сотрудника не оформлен и не записан документ Прием на работу, этот сотрудник фактически не принадлежит ни к одному юридическому лицу. Из-за этого при включенном фильтре по организации новая карточка скрывается из динамического списка.

Решение: В шапке справочника Сотрудники временно очистим поле отбора по организации. После этого новый сотрудник появится в списке, и мы сможем открыть его карточку для оформления приказа о приеме.

Причина Б. Специфика синхронизации с «1С:Бухгалтерией» (БП КОРП)

В процессе обмена данными между информационными базами могут непреднамеренно измениться реквизиты учетной политики или карточки организации. Например, при синхронизации с базой «1С:Бухгалтерия КОРП» в свойствах организации в ЗУП могут автоматически установиться флаги Обособленное подразделение или У организации есть филиалы.

Это коренным образом меняет логику работы справочника сотрудников и кадровых документов, так как программа начинает требовать строгого разделения по головной организации и ее филиалам, скрывая сотрудников, чье кадровое состояние не соответствует измененной структуре.

Решение: Проверим настройки организации в меню Настройки — Предприятие — Организации. Если флаги обособленного подразделения были установлены ошибочно в результате обмена, вернем настройки в исходное состояние.

Причина В. Сбой регистра «Данные для подбора сотрудников»

Для ускорения работы системы динамический список в справочнике сотрудников строится не напрямую по табличной части справочника, а через вспомогательный регистр сведений Данные для подбора сотрудников.

При технических сбоях, некорректном завершении транзакций или ошибках синхронизации запись в этом регистре для нового сотрудника может не сформироваться. В результате сотрудник физически присутствует в базе (его можно выбрать через поиск в документах по ФИО), но в общем списке он отсутствует.

Решение: Для принудительного обновления регистра сведений необходимо зайти в карточку сотрудника (например, открыв ее из ранее созданного документа приема) и просто нажать кнопку Записать и закрыть. Также можно воспользоваться стандартной обработкой группового изменения реквизитов для принудительного перепроведения кадровых документов по данному физическому лицу.

Причина Г. Включенная настройка скрытия уволенных

Внизу формы справочника Сотрудники присутствует флаг Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции. Если этот флаг установлен, старая (уволенная) карточка совместителя скрывается из общего списка, что может запутать пользователя при анализе истории работы сотрудника.

Решение: Снимем указанный флаг, чтобы увидеть полную картину по всем когда-либо принятым сотрудникам данного физического лица.

Выводы и рекомендации

Для успешного повторного приема совместителя в 1С:ЗУП 3.1 всегда придерживайтесь следующих правил:

1. Никогда не пытайтесь повторно использовать уволенную карточку сотрудника.
2. Для каждого нового трудового договора создавайте отдельный элемент справочника Сотрудники.
3. При создании карточки всегда выбирайте уже существующее в базе Физическое лицо, чтобы избежать задвоения персональных данных и ошибок в налоговой отчетности.
4. Если новый сотрудник пропал из списка, снимите отборы по организации и проверьте состояние кадровых документов.