Как в 1С:ЗУП 2.5 вывести в Excel все начисления сотрудника по подразделениям с учетом процентных надбавок?

← На главную

В практической работе бухгалтера и кадровика часто возникает задача: получить единую таблицу со всеми плановыми начислениями сотрудников из приказов о приеме на работу. Нам требуется видеть не только базовый оклад, но и все сопутствующие надбавки (северные, районный коэффициент, доплату за вредность и т.д.), причем обязательно в разрезе подразделений организации для последующего анализа в Excel.

В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5 (ЗУП 2.5) стандартного отчета, который решал бы эту задачу «в один клик», к сожалению, нет. Попытки использовать встроенный «Универсальный отчет» часто заводят пользователей в тупик. Давайте подробно разберем, почему так происходит, и рассмотрим три проверенных практических способа, которые помогут нам оперативно получить необходимые данные.

Почему стандартный «Универсальный отчет» не решает задачу напрямую?

Для того чтобы понять суть проблемы, проанализируем структуру хранения данных в программе 1С:ЗУП 2.5. Информация о плановых начислениях и кадровом состоянии сотрудников разнесена по разным регистрам:

Проблема с подразделениями: Регистр сведений ПлановыеНачисленияСотрудниковОрганизаций хранит только ФИО сотрудника, вид расчета, его размер (показатель) и действие (начать, изменить, прекратить). В этом регистре физически отсутствует поле «Подразделение». Кадровая история (в каком отделе и на какой должности числится работник) пишется в совершенно другой регистр — РаботникиОрганизаций. «Универсальный отчет» по одному регистру не умеет автоматически связывать эти таблицы на определенную дату. Попытка вытащить подразделение через справочник Сотрудники часто выдает неактуальные или незаполненные данные, если кадровые перемещения вводились задним числом.
Проблема с процентами (РК, северные, вредность): Такие надбавки, как районный коэффициент (РК), северная надбавка и доплата за вредные условия труда, в плановых начислениях почти всегда задаются в процентах (например, 15% или 4%). В регистре плановых начислений программа хранит именно этот процент, а не рублевый эквивалент. Рублевая сумма рассчитывается динамически непосредственно в документе начисления зарплаты исходя из отработанного времени и расчетной базы. «Универсальный отчет» не способен «на лету» умножить оклад на эти проценты и выдать итоговую плановую сумму.

Поскольку стандартный путь через простой отчет по регистру не работает, мы рассмотрим три альтернативных метода решения этой задачи.

Способ 1. Метод «Виртуального начисления» (Рекомендуемый для бухгалтеров)

Этот способ является самым простым, точным и не требует привлечения программистов или написания сложных запросов. Мы заставим саму программу рассчитать все процентные надбавки в рубли, симулируя идеальный рабочий месяц без невыходов.

Разберем этот метод по шагам:

Создайте резервную копию базы данных или выполняйте эти действия в копии базы, чтобы случайно не задеть текущий оперативный учет.
Перейдите в меню Расчет зарплаты -> Начисление зарплаты сотрудникам и создайте новый документ за любой будущий (или текущий) месяц.
В созданном документе нажмите кнопку «Заполнить» -> «По всем сотрудникам». Программа автоматически внесет в табличную часть всех действующих сотрудников организации с их актуальными плановыми окладами и надбавками.
Важное условие: у сотрудников в этом виртуальном месяце не должно быть никаких кадровых отклонений (больничных, отпусков, командировок, прогулов). Нам необходимо, чтобы каждый сотрудник условно отработал полную норму времени на 100%.
Нажмите кнопку «Рассчитать» -> «Полный расчет». Система автоматически переведет все процентные надбавки (РК, северные, вредность) в рублевый эквивалент, безошибочно сопоставив базы расчета.
Документ проводить не нужно! Достаточно его просто рассчитать и нажать кнопку «Записать» (дискету), чтобы сохранить результаты расчетов в документе.
Теперь откройте стандартный отчет «Анализ начислений сотрудникам организаций» (или «Свод начисленной зарплаты») за этот же месяц.
В настройках отчета установите группировку: Подразделение -> Сотрудник, а в колонках выберите интересующие вас виды расчетов (Оклад, Районный коэффициент, Надбавка за вредность и т.д.).
Сформируйте отчет и сохраните готовую таблицу со всеми рублевыми суммами в формат Excel для дальнейшей работы.
После выгрузки данных обязательно вернитесь в созданный документ начисления зарплаты и удалите его (или пометьте на удаление), чтобы он не влиял на реальный бухгалтерский учет.

Преимущества метода: Абсолютная точность. Программа сама рассчитывает все сложные зависимости и выводит итоговую сумму в разрезе подразделений без риска совершить математическую ошибку.

Способ 2. Использование консоли запросов (Для продвинутых пользователей)

Если у вас есть права администратора и вы умеете работать с консолью запросов (встроенной или внешней обработкой), этот способ будет для вас наиболее быстрым. Мы можем напрямую обратиться к базе данных и связать кадровые сведения с плановыми начислениями.

Давайте проанализируем логику составления такого запроса:

Мы обращаемся к виртуальной таблице среза последних регистра РаботникиОрганизаций.СрезПоследних на интересующую нас дату. Это позволит нам получить актуальное подразделение и должность сотрудника.
Делаем левое соединение с таблицей среза последних регистра ПлановыеНачисленияСотрудниковОрганизаций.СрезПоследних, отсекая записи со значением действия «Прекратить».
При необходимости мы можем прописать математические формулы прямо в теле запроса, чтобы перемножить базовый тариф (оклад) на проценты надбавок.

Пример структуры запроса для консоли выглядит следующим образом:


ВЫБРАТЬ
	Работники.Сотрудник КАК Сотрудник,
	Работники.ПодразделениеОрганизации КАК Подразделение,
	Работники.Должность КАК Должность,
	ПлановыеНачисления.ВидРасчета КАК ВидРасчета,
	ПлановыеНачисления.Показатель1 КАК РазмерНачисления
ИЗ
	РегистрСведений.РаботникиОрганизаций.СрезПоследних(&Период, ) КАК Работники
	ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ПлановыеНачисленияСотрудниковОрганизаций.SрезПоследних(&Период, Действие <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СпособыДействияДоговораПараметровРасчета.Прекратить)) КАК ПлановыеНачисления
		ПО Работники.Сотрудник = ПлановыеНачисления.Сотрудник
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	Подразделение,
	Сотрудник

Полученный результат запроса можно в один клик выгрузить в табличный документ, а затем сохранить в Excel.

Способ 3. Настройка отчета «Список сотрудников организации»

Если вам не требуется моментальный расчет сложных процентов в рубли, а нужно лишь быстро сопоставить список сотрудников по отделам с их основными тарифными ставками (окладами) из кадровых приказов, воспользуйтесь стандартным кадровым отчетом.

Рассмотрим порядок его настройки:

Откройте отчет «Списки сотрудников организации» (путь в меню: Кадровый учет -> Отчеты -> Списки сотрудников).
Нажмите кнопку «Настройка» на панели управления отчета.
Перейдите на вкладку «Поля». Найдите в списке доступных полей реквизит Сотрудник.Оклад (или Тарифная ставка) и добавьте его в выбранные поля.
На вкладке «Группировки» убедитесь, что верхним уровнем иерархии выбрано Подразделение организации.
Сформируйте отчет. Вы получите структурированную по отделам таблицу сотрудников с указанием их базовых окладов, которую также легко перенести в Excel.

Используя предложенные методы, мы можем обойти архитектурные ограничения старых редакций программ линейки «1С:Предприятие 8» и оперативно предоставить руководству или аудиторам детальную информацию по плановому фонду оплаты труда в разрезе подразделений.