При расчете заработной платы в программе 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0 (ЗБУ 1.0), которая базируется на программном движке 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 (ЗУП 2.5), бухгалтеры часто сталкиваются с проблемой некорректного расчета стандартных вычетов по НДФЛ на детей. Особенно остро этот вопрос встает в многодетных семьях, где сотрудников с четырьмя, пятью и более детьми программа начинает «обделять» вычетами, учитывая только часть из них.
В этой статье мы подробно разберем по шагам, почему возникает эта ошибка, как устроена логика регистров 1С, и как правильно настроить систему, чтобы вычеты на всех детей рассчитывались автоматически без необходимости ежемесячной ручной корректировки документов.
Рассмотрим стандартную ситуацию. У сотрудника организации 5 детей. Бухгалтер заводит в кадровых данных вычеты следующим образом:
На первый взгляд всё логично: на третьего и последующих детей законодательство устанавливает вычет в размере 3000 рублей, и код для них предусмотрен один и тот же (116 или новый 128). Однако при проведении документа «Начисление зарплаты» программа упорно предоставляет вычет только на трех детей: два по 1400 рублей и один на 3000 рублей. Остальные 6000 рублей вычетов бесследно исчезают из расчета.
Проанализируем техническую сторону работы платформы 1С. Данные о вычетах записываются в периодический регистр сведений. Ключевыми полями (уникальным ключом записи) в этом регистре являются:
Физлицо (Сотрудник)Период (Дата начала действия вычета)Код вычета (Например, 114, 115, 116)Если мы попытаемся записать несколько строк с одинаковым кодом вычета и одной датой начала, программа выдаст системную ошибку: "Запись с такими ключевыми полями существует!".
Если же строки были введены с разными датами (например, по мере рождения детей в разные годы), то программа запишет их без ошибок. Но с точки зрения логики СУБД, каждая последующая запись по коду 116 с более поздней датой будет полностью перекрывать и аннулировать предыдущую запись с этим же кодом. В итоге на текущий момент времени программа «видит» только одну последнюю запись с кодом 116 в количестве 1 штуки. Именно поэтому четвертый и пятый ребенок выпадают из расчета налоговой базы.
Для того чтобы программа корректно обрабатывала вычеты на всех детей, необходимо объединить дублирующиеся коды вычетов в одну строку, используя специальный механизм указания количества. Посмотрим, как должна выглядеть правильная схема ввода данных в карточке сотрудника (вкладка «НДФЛ»):
114 (или 126) — Количество: 1115 (или 127) — Количество: 1116 (или 128) — Количество: 3Указав количество 3 в строке с кодом 116 (или 128), мы явно сообщаем программе, что у данного сотрудника есть три ребенка, попадающие под категорию «третий и последующие». Программа умножит установленный законом размер вычета (3000 рублей) на указанное количество (3) и предоставит суммарный вычет в размере 9000 рублей по данному коду.
Если вы исправили количество вычетов в кадровых данных, но при обычном пересчете документа «Начисление зарплаты» программа все равно берет старые данные, не паникуйте. В старых конфигурациях на платформе «1С:Предприятие 8.2 / 8.3» в обычных формах (к которым относится ЗБУ 1.0) изменения задним числом часто блокируются уже сформированными регистрами накопления.
Разберем по шагам, как заставить программу применить новые настройки:
Убедитесь, что вы не смешиваете старые и новые коды. Ранее использовались коды 114, 115, 116. В последующих редакциях закона им на смену пришли коды 126, 127, 128. Рекомендуется полностью прекратить действие старых вычетов (указав дату окончания действия) и ввести актуальные коды с начала текущего налогового периода (с 1 января текущего года) единым блоком.
Для того чтобы программа пересчитала налог с начала года с учетом обновленного количества детей, выполните следующие действия:
Программа проанализирует изменения в регистре сведений вычетов и автоматически доначислит (или уменьшит) НДФЛ за все предыдущие месяцы года. После проведения этого документа в текущих начислениях зарплаты НДФЛ будет рассчитываться корректно.
Напомним, что вычеты на детей предоставляются только до тех пор, пока совокупный доход сотрудника с начала года нарастающим итогом не превысил законодательно установленный лимит (350 000 рублей). Проверьте этот показатель.
Если сотрудница была принята на работу в течение года, обязательно проверьте документ «Доходы с предыдущего места работы». Введенные туда суммы суммируются с текущим доходом в вашей организации. Если лимит превышен, программа автоматически заблокирует предоставление вычетов, сколько бы детей вы ни указали в настройках.
Если вам нужно детально разобраться, почему программа приняла то или иное решение при расчете налога, воспользуйтесь встроенными инструментами системы:
Примененные вычеты по НДФЛ через меню «Операции» -> «Регистры накопления». Сделайте отбор по физическому лицу. Здесь вы увидите, какие именно суммы и коды были фактически зафиксированы системой при проведении расчетов.Следуя этим инструкциям, вы раз и навсегда решите проблему учета многодетных сотрудников и избавите себя от необходимости ручной правки документов расчета заработной платы.