Почему в документе приобретения через подотчетное лицо в 1С:УТ 11 отсутствуют поля НДС и как их отобразить

← На главную

При работе в программе 1С:Управление торговлей (редакция 11) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении документа Приобретение товаров и услуг с хозяйственной операцией Закупка через подотчетное лицо в табличной части отсутствуют колонки Ставка НДС и Сумма НДС. Даже попытки включить их через настройку «Изменить форму» не приносят результата — флажки стоят, а поля на экране не появляются. Рассмотрим подробнее, почему так происходит, разберем логику разработчиков и выясним, какими способами можно корректно отразить входящий налог в этой ситуации.

Анализируем логику системы и настройки налогообложения

Прежде всего, разберем причину скрытия этих полей. В последних версиях 1С:УТ 11 операция Закупка через подотчетное лицо спроектирована как максимально упрощенная. Система исходит из того, что если покупка совершается сотрудником за наличный расчет или личной картой, то чаще всего это розничная сделка. Согласно Налоговому кодексу РФ, для принятия НДС к вычету необходим счет-фактура, выписанный на имя организации. В рознице же выдается кассовый чек, где НДС выделен, но без счета-фактуры этот налог нельзя принять к вычету стандартным способом.

Проанализируем первый технический нюанс, который может влиять на видимость колонок. Перейдем на закладку Дополнительно в документе. Здесь находится критически важное поле Налогообложение. Если в этом поле выбрано значение Продажа не облагается НДС или Упрощенное налогообложение, программа программно скрывает все упоминания налога в табличной части, так как считает, что учет НДС в данной сделке не ведется. Для того чтобы система в принципе начала рассматривать НДС, здесь должно быть указано Облагается НДС.

Проверяем настройки цен и валют

Посмотрим на ситуацию под другим углом. Даже если настройки формы верны, отображение итоговых сумм НДС в «подвале» документа (внизу формы) зависит от того, как настроен расчет налога. В верхней части документа или в меню настроек (гиперссылка Цены и валюта) найдем флаг Цена включает НДС.

Если флаг установлен, сумма НДС «сидит» внутри цены. В упрощенных операциях система может скрывать колонку ставки, подразумевая, что пользователь просто вводит общую сумму, а НДС будет рассчитан расчетным путем для внутреннего учета.
Если флаг снят, система ожидает, что НДС будет начислен «сверху». В операции через подотчетное лицо это часто блокируется, так как это не соответствует формату розничных закупок.

Решение проблемы через изменение хозяйственной операции

Выясним, как поступить, если у подотчетного лица на руках есть полноценный счет-фактура, оформленный на вашу организацию, и вы имеете полное право на вычет. В этом случае использование операции Закупка через подотчетное лицо является методически не совсем верным для 1С:УТ 11. Рассмотрим рекомендуемую профессиональную схему:

Создаем документ Приобретение товаров и услуг с хозяйственной операцией Закупка у поставщика. В этом режиме все поля Ставка НДС и Сумма НДС будут доступны по умолчанию.
Регистрируем Счет-фактуру полученный. На основании документа приобретения вводим счет-фактуру, что позволит налогу попасть в Книгу покупок.
Отражаем оплату через подотчетника. На данный момент у нас возникла задолженность перед поставщиком. Чтобы закрыть её, используем документ Авансовый отчет. На закладке Оплата поставщикам выберем нашего поставщика и созданный ранее документ приобретения.

Таким образом, мы «закрываем» цепочку: товар поступил от поставщика, НДС принят к вычету, а долг перед поставщиком погашен за счет средств, выданных подотчетному лицу. Это наиболее прозрачный способ для автоматизированного учета.

Отражение НДС, не принимаемого к вычету (списание на расходы)

Рассмотрим ситуацию, описанную в сообщении 13 форума: когда НДС нужно выделить для того, чтобы в будущем списать его на прочие расходы (например, на счет 91.02), так как он не подлежит возмещению. В программе 1С:УТ 11 для этих целей предусмотрен следующий алгоритм:

Поскольку в операции через подотчетное лицо колонки НДС могут быть недоступны, нам все равно придется использовать схему с операцией Закупка у поставщика (как описано выше), чтобы выделить сумму налога на счет 19. После того как документ проведен, необходимо выполнить следующие действия:

Воспользоваться документом Списание НДС на расходы.
В документе выбрать в качестве основания наше Приобретение товаров и услуг.
Указать статью расходов, распределяемую на финансовый результат (с соответствующей настройкой отражения в бухучете на 91.02).

Загрузка из чеков ККТ

Проанализируем современные возможности программы. В последних релизах УТ 11 реализован сервис загрузки чеков по QR-коду. Если ваш сотрудник отсканировал чек через мобильное приложение, и в этом чеке выделен НДС, то при загрузке данных в документ Приобретение товаров и услуг система «увидит» налог. Однако, если оставлена операция Закупка через подотчетное лицо, 1С, скорее всего, автоматически включит этот НДС в стоимость товаров (в себестоимость), не выделяя его на отдельный счет учета НДС. Это происходит потому, что без корректного счета-фактуры в управленческом и налоговом учете торгового предприятия этот НДС рассматривается как часть затрат на приобретение.

Итоги и рекомендации

Подводя итог нашему разбору, можно выделить основные правила:

Если вам просто нужно отразить факт закупки и поля НДС не критичны для вычета — используйте операцию через подотчетное лицо, понимая, что НДС «растворится» в стоимости товара.
Если вам критически важно видеть колонки НДС, управлять ставками и регистрировать счета-фактуры — всегда выбирайте операцию Закупка у поставщика.
Если колонки пропали внезапно — первым делом проверяйте поле Налогообложение на вкладке Дополнительно. Оно должно иметь значение Облагается НДС.

Разберем еще один момент: почему в демо-базе 1С иногда видны суммы НДС в подвале, а колонок нет? Это происходит, когда в документе установлен режим НДС в сумме, но сама форма настроена разработчиками так, что ставка фиксирована для данного типа операции. Не пытайтесь «ломать» форму через конфигуратор, лучше используйте стандартные механизмы перекрестного закрытия задолженности через авансовый отчет, это убережет вас от ошибок в отчетности по НДС.