При расчете отпускных бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в расчетном периоде произошло повышение окладов. Согласно законодательству, если такое повышение было массовым (в целом по организации или подразделению), необходимо применить коэффициент индексации к выплатам, начисленным до момента повышения. Однако пользователи программы 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (БП 3.0) часто обнаруживают, что программа не делает это автоматически. Разберем подробно, почему так происходит и как правильно отразить индексацию в этой конфигурации.
Проанализируем техническую сторону вопроса. В экосистеме 1С существует разделение функционала. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предназначена для сложного кадрового учета и имеет специальный документ Индексация заработка. В 1С:Бухгалтерии зарплатный блок реализован в упрощенном виде. Здесь нет механизмов, которые помечали бы изменение оклада именно как «индексацию» для целей среднего заработка.
Когда мы оформляем документ Кадровый перевод или Изменение оплаты труда, программа воспринимает это как обычное изменение условий трудового договора. С точки зрения алгоритмов БП 3.0, это просто новая сумма начисления, которая будет учитываться в будущем, но она не дает команды пересчитывать прошлые периоды с коэффициентом. Таким образом, функционала автоматического применения коэффициента повышения в типовой версии 1С:Бухгалтерия 3.0 не предусмотрено.
Прежде чем приступать к ручным правкам, выясним, обязаны ли мы вообще индексировать средний заработок. Рассмотрим требования Положения №922. Коэффициент индексации применяется только в том случае, если оклады или тарифные ставки были повышены всем сотрудникам организации, филиала или конкретного структурного подразделения.
Если же зарплата была повышена персонально одному сотруднику за особые заслуги или при переводе на новую должность, то индексация среднего заработка для расчета отпускных не производится. В этом случае средний заработок считается исходя из фактически начисленных сумм: старые месяцы по старым окладам, новые — по новым. Если ваш случай попадает под определение массовой индексации, переходим к ручному алгоритму в программе.
Поскольку автоматизация отсутствует, нам придется выполнить расчет коэффициента и корректировку базы среднего заработка самостоятельно. Рассмотрим этот процесс по шагам:
Новый оклад / Старый оклад. Например, если оклад сотрудника вырос с 40 000 до 48 000 рублей, коэффициент составит 1,2 (48 000 / 40 000 = 1,2).Зарплата и кадры — Все начисления и создаем документ Отпуск. Выбираем сотрудника и период отпуска.Средний заработок нажмем на значок карандаша (кнопка «Изменить»). Перед нами откроется форма «Ввод данных для расчета среднего заработка».Средний дневной заработок. Нажимаем «ОК» для сохранения правок.Важно помнить, что при ручном вмешательстве программа пометит данные как «отредактированные вручную». Если вы в будущем решите перезаполнить документ по кнопке «Заполнить», ваши ручные правки могут сброситься к исходным значениям, поэтому будьте внимательны.
При ручной правке сумм в форме расчета среднего заработка легко допустить ошибку, проиндексировав «всё подряд». Разберем, какие выплаты включаются в базу для коэффициента, а какие — нет:
Подлежат индексации:
НЕ подлежат индексации:
Посмотрим на пример: если сотрудник получал оклад 30 000 руб. и фиксированную надбавку 5 000 руб., а после индексации оклад стал 33 000 руб. (коэффициент 1,1), то в расчете среднего за прошлые месяцы мы должны заменить 30 000 на 33 000, а 5 000 оставить без изменений.
Рассмотрим ситуацию с точки зрения документального подтверждения. В стандартной печатной форме «Расчет среднего заработка» в 1С:БП 3.0 нет отдельной колонки для коэффициента индексации. Проверяющий увидит только итоговые (увеличенные вами) суммы.
Чтобы избежать вопросов от трудовой инспекции или аудиторов, рекомендуем составить Бухгалтерскую справку-расчет. В ней следует зафиксировать факт индексации, указать реквизиты приказа о повышении зарплаты по организации, привести расчет коэффициента и показать, как именно была скорректирована база для конкретного сотрудника. Эта справка станет законным основанием для расхождений между данными в расчетных листках прошлого года и данными, использованными в расчете текущего отпуска.
Проанализируем более сложную ситуацию: сотрудник ушел в отпуск с 15-го числа, а с 20-го числа по всей фирме прошла индексация. В 1С:Бухгалтерии этот случай также не обрабатывается автоматически.
Вам потребуется произвести доначисление. Выясним причину: часть отпуска (с 20-го числа и до конца) должна быть оплачена уже с учетом коэффициента индексации. В программе это обычно реализуется либо через исправление начисления в текущем периоде, либо через создание дополнительного начисления (например, документом Начисление зарплаты с ручной корректировкой), чтобы доплатить разницу. Автоматического пересчета «одной кнопкой» для таких казуистических случаев в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» не предусмотрено.
Если в вашей организации индексация происходит часто, а сотрудников много, ручной ввод в каждом документе Отпуск становится трудозатратным. Существует альтернативный путь — использование расширений конфигурации.
Многие системные администраторы и программисты 1С разрабатывают небольшие модули (расширения), которые добавляют в документ Отпуск специальное поле Коэффициент индексации. При заполнении этого поля программа сама перемножает исторические данные на лету. Это позволяет сохранить типовую конфигурацию на поддержке, но значительно упростить жизнь бухгалтеру. Если ручной труд занимает слишком много времени, рассмотрите возможность установки такого расширения.
Таким образом, мы выяснили, что работа с индексацией в 1С:Бухгалтерии 3.0 требует от бухгалтера повышенного внимания и ручного контроля. Главное — правильно определить необходимость индексации согласно законодательству и корректно изменить базу начислений в форме расчета среднего заработка.