Отражение доходов в натуральной форме в отчетности 6-НДФЛ часто вызывает вопросы даже у опытных бухгалтеров. Основная сложность заключается в том, что момент фактического получения дохода и момент удержания налога в данном случае практически никогда не совпадают. Разберем подробно, как работает логика программы 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и какие требования предъявляет налоговое законодательство к таким операциям.
Для начала проанализируем фундаментальное правило налогового учета, закрепленное в Налоговом кодексе РФ. Согласно пункту 4 статьи 226 НК РФ, налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Однако при получении дохода в натуральной форме (например, подарок, оплата питания или проезда) "живых" денег сотрудник не получает.
Важный нюанс: удерживать налог из собственных средств организации запрещено (п. 9 ст. 226 НК РФ). Налог должен быть удержан за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику. Это означает, что НДФЛ с подарка, выданного в сентябре, будет фактически удержан только тогда, когда сотруднику будет выплачена, например, заработная плата или премия.
Рассмотрим ситуацию по шагам:
Доход в натуральной форме. В этот момент налог только исчисляется.Ведомость в банк или Ведомость в кассу. Именно в этот момент налог удерживается.Часто пользователи 1С сталкиваются с ситуацией, когда в Разделе 2 расчета 6-НДФЛ за отчетный период (например, 9 месяцев) попадает блок с датой получения дохода, но с нулевыми суммами налога. Выясним причину такого поведения программы.
Если доход в натуральной форме передан сотруднику в конце сентября (например, 29.09), а ближайшая выплата зарплаты назначена на октябрь, то на 30 сентября налог еще не может быть удержан. В старых релизах 1С:ЗУП 3.1 алгоритм мог формировать запись в Разделе 2, чтобы зафиксировать факт получения дохода (строка 100) и сумму дохода (строка 130). При этом строки 110 (дата удержания) и 140 (сумма удержанного налога) оставались пустыми или нулевыми.
Однако, согласно позиции ФНС (письмо от 21.07.2017 № БС-4-11/13984@), операция должна отражаться в Разделе 2 того отчетного периода, в котором она завершена. То есть, если доход получен в сентябре, а налог удержан в октябре, вся цепочка строк 100–140 должна попасть в отчет за год. Если вы видите "разрыв" или дублирование блоков в разных кварталах, это повод проверить последовательность документов и даты в программе.
Проанализируем еще одно критически важное ограничение. Согласно абзацу 2 пункта 4 статьи 226 НК РФ, удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы выплачиваемого денежного дохода.
Рассмотрим пример: Сотруднику вручен ценный подарок стоимостью 100 000 рублей. Исчисленный НДФЛ составляет 13 000 рублей. Ближайшая зарплата сотрудника "на руки" составляет 20 000 рублей. В этом случае программа не имеет права удержать все 13 000 рублей сразу, так как 50% от 20 000 — это только 10 000 рублей. Оставшиеся 3 000 рублей налога будут удержаны со следующей выплаты.
В отчете 6-НДФЛ такая ситуация должна отразиться несколькими блоками в Разделе 2: у них будет одинаковая дата в строке 100, но разные даты и суммы в строках 110–140, соответствующие фактическим выплатам.
Посмотрим на настройки документа. При создании начисления для натурального дохода крайне важно правильно указать категорию дохода и код НДФЛ (например, 2510 для оплаты за физлицо товаров/услуг или 2720 для подарков).
Алгоритм действий в программе:
Доход в натуральной форме. Указываем Дата получения дохода — это день фактической передачи блага сотруднику.НДФЛ. Этот налог считается "исчисленным".Начисление зарплаты и взносов программа подтянет этот исчисленный налог в общую сумму налога сотрудника.Ведомость (в банк или кассу) программа зафиксирует удержание налога. Именно данные из Ведомости станут основой для заполнения Раздела 2 в 6-НДФЛ.Важно помнить о различиях в заполнении разделов. Даже если налог еще не удержан (так как не было денежной выплаты), сумма дохода и сумма исчисленного налога должны попасть в Раздел 1 за тот период, в котором был получен натуральный доход.
Разберем ситуацию, упомянутую в обсуждении на форуме: бухгалтер перечислил НДФЛ в бюджет платежным поручением сразу в день выдачи натурального дохода, не дожидаясь выплаты зарплаты. С точки зрения налоговой инспекции, это серьезная ошибка.
Налоговый орган считает такие платежи "ошибочно перечисленными денежными средствами", а не налогом, поскольку на момент платежа удержания у сотрудника еще не произошло (так как не было выплаты денег). Это может привести к следующим последствиям:
Поэтому всегда придерживайтесь правила: сначала удержание из реальных денег в ведомости, затем — перечисление в бюджет.
Если вы выдали натуральный доход лицу, которое больше не получает от вас никаких денежных выплат (например, уволенному сотруднику), удержать налог не получится. В таком случае:
Таким образом, для корректного формирования 6-НДФЛ в 1С:ЗУП необходимо четко контролировать хронологию документов и следить за тем, чтобы даты получения дохода в натуральной форме соответствовали первичным документам, а даты удержания — реальным ведомостям на выплату зарплаты.