← На главную

В практической работе бухгалтера нередко возникает ситуация, когда в документе Разовое начисление или Премия, оформленном на большой список сотрудников несколько месяцев назад, обнаруживается ошибка. Например, одному из сотрудников сумма была начислена избыточно. При попытке исправить ситуацию в текущем периоде (например, в мае за январь) типовой механизм исправления документа предлагает пересчитать всех сотрудников, включенных в исходный документ. Это приводит к замусориванию расчетных листков лишними записями («плюс» и «минус» на ту же сумму) и может вызвать вопросы у проверяющих и самих работников.

В данной статье мы разберем, как грамотно провести сторнирование только по одному сотруднику, сохранив чистоту учета и корректность отражения данных в регистрах. Рассмотрим несколько эффективных способов решения этой задачи в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Способ 1. Использование специализированного документа «Сторнирование начислений»

Этот метод является наиболее «чистым» с точки зрения методологии 1С, так как он предназначен именно для отмены действий конкретных документов прошлого периода. Рассмотрим алгоритм действий:

1. Перейдем в раздел Зарплата. Если в списке документов вы не видите пункта Сторнирование начислений, воспользуйтесь «Настройкой навигации» (шестеренка в правом верхнем углу раздела) и добавьте этот документ в правую колонку.
2. Создадим новый документ Сторнирование начислений. В поле «Месяц» укажем текущий месяц (май), в котором мы хотим отразить сторно.
3. В поле «Документ-основание» выберем тот самый январский документ Разовое начисление, который содержит ошибку.
4. Проанализируем автоматическое заполнение. Программа автоматически подтянет всех сотрудников из документа-основания на вкладку «Начисления» со знаком минус.
5. Ключевой шаг: выделим всех сотрудников, по которым корректировка не требуется, и удалим их из табличной части (клавиша Delete или через контекстное меню). Оставим только того сотрудника, чью сумму нужно сторнировать.
6. Проверим вкладку «НДФЛ» и «Взносы». Программа должна автоматически пересчитать налоги и взносы с учетом отрицательной суммы. Лишние строки по другим сотрудникам также следует удалить, если они остались.

После проведения документа в расчетном листке выбранного сотрудника за май появится строка со сторно за январь, а у остальных сотрудников никаких изменений не произойдет.

Способ 2. Ручная корректировка через механизм «Исправить»

Если вы привыкли работать через кнопку «Исправить» непосредственно в первичном документе, этот способ также можно адаптировать под выборочное сторно. Выясним, как это сделать правильно:

При нажатии кнопки Исправить в документе Разовое начисление за январь, система создает новый экземпляр документа в текущем периоде (мае). Этот документ имеет две важные области:

• Вкладка «Сторнированные начисления»: здесь программа записывает старые суммы «в минус».
• Основная вкладка (Начисления): здесь программа записывает новые (исправленные) суммы «в плюс».

Чтобы оставить изменения только по одному человеку, проделаем следующие действия:

1. На вкладке «Сторнированные начисления» найдем всех сотрудников, чьи начисления верны, и удалим их. Оставим только запись по ошибочному сотруднику.
2. На вкладке с начислениями поступим аналогичным образом: удалим всех лишних. По нужному сотруднику введем правильную сумму (или оставим пустое значение, если начисление нужно полностью аннулировать).
3. Проанализируем результат. Если мы удалили строки по остальным сотрудникам в обеих частях (и в сторно, и в начислении), программа не будет генерировать по ним никаких движений в регистрах.

Важно: этот способ требует внимательности, так как нужно синхронно удалять данные на разных вкладках документа.

Способ 3. Механизм «Доначисления и перерасчеты»

Иногда система сама подсказывает нам необходимость корректировки. Рассмотрим ситуацию, когда мы изменили условия начисления или кадровые данные задним числом. В этом случае в разделе Зарплата — Сервис — Перерасчеты может появиться запись о необходимости пересчитать сотрудника.

Если автоматической записи нет, мы можем инициировать перерасчет самостоятельно:

1. Зайдем в документ Начисление зарплаты и взносов за май.
2. Перейдем на вкладку Доначисления, перерасчеты. Она становится видимой только в том случае, если в системе зарегистрированы сведения о необходимости перерасчета.
3. Нажмем кнопку «Заполнить» на этой вкладке. Если программа «подцепила» исправление по нужному сотруднику, сторно отобразится здесь.
4. Если нужно добавить сторно вручную, можно воспользоваться кнопкой «Добавить», указав сотрудника, период (январь) и начисление, которое корректируется.

Этот метод удобен тем, что все корректировки за прошлые периоды собираются в одном итоговом документе начисления за месяц, не создавая множества отдельных документов сторнирования.

Способ 4. Ввод отрицательного значения в новом документе

Рассмотрим еще один вариант, который часто используют опытные пользователи для быстрой правки. Мы можем создать новый документ Разовое начисление в мае и просто ввести сумму с минусом. Однако здесь есть несколько «подводных камней»:

Во-первых, проанализируем настройки самого начисления. Перейдем в Настройки — Начисления, откроем нужное начисление. На вкладке «Основное» должен стоять флаг Результат вводится фиксированной суммой или формула должна позволять расчет отрицательного результата. Если в настройках стоит проверка на положительный результат, программа выдаст ошибку.

Во-вторых, такой способ не всегда корректно сторнирует учетное время, если начисление было связано с отработанными часами или днями. Поэтому для сторнирования именно результатов документов лучше использовать Способ 1.

Как это отразится в отчетности и расчетных листках?

Выясним, не испортит ли такое частичное сторно наши отчеты. В 1С:ЗУП 3.1 действует правило: если корректировка производится в текущем периоде за прошлый, то для целей НДФЛ и страховых взносов это чаще всего считается доходом текущего месяца (за исключением перерасчетов больничных и отпусков).

Преимущества выборочного сторно:

• В расчетном листке: У сотрудников, которых мы не трогали, не будет лишних строк «+500 / -500». У корректируемого сотрудника будет четко видна сумма сторно.
• В регистрах налогового учета: Суммы налога и взносов уменьшатся в текущем периоде (мае), что избавит от необходимости подавать уточняющие расчеты по РСВ и 6-НДФЛ за первый квартал, если ошибка не является существенной и не привела к занижению налоговой базы.
• В учете взносов: Программа автоматически распределит отрицательную сумму по видам фондов.

Подводя итог, можно сказать, что наиболее рекомендуемым и безопасным методом является создание отдельного документа Сторнирование начислений с последующей ручной очисткой списка сотрудников. Это гарантирует адресность исправления и прозрачность истории начислений в информационной базе.