← На главную

В практической работе бухгалтера-расчетчика часто возникает классическая проблемная ситуация: в программе был проведен групповой документ Разовое начисление на большую группу сотрудников, период уже закрылся, но позже выяснилось, что по одному из сотрудников сумма была рассчитана неверно. Если мы попытаемся воспользоваться стандартной кнопкой или ссылкой «Исправить», программа по умолчанию попробует пересчитать или сторнировать начисления по абсолютно всем сотрудникам из этого документа.

В рамках данной статьи мы подробно разберем четыре проверенных на практике метода, которые позволяют точечно скорректировать начисление по конкретному сотруднику, не затрагивая остальных работников и не искажая отчетность.

Способ 1. Стандартное исправление («текущим периодом») и ручная корректировка перерасчетов

Рассмотрим штатный механизм исправления, заложенный разработчиками фирмы «1С». Многие бухгалтеры опасаются использовать ссылку «Исправить» внизу исходного документа, так как видят, что программа автоматически заполняет вкладку «Пересчет прошлого периода» всеми сотрудниками из исходного группового начисления.

Выясним причину, почему этого не стоит бояться, и как сделать процедуру абсолютно безопасной:

1. Откроем исходный документ Разовое начисление, в котором была допущена ошибка.
2. В левом нижнем углу нажмем на гиперссылку «Исправить». Программа создаст новый документ-исправление.
3. На вкладке «Начисления» мы увидим всех сотрудников. Для того сотрудника, по которому была допущена ошибка, мы вводим верную сумму. По остальным сотрудникам оставляем суммы без изменений.
4. Перейдем на вкладку «Пересчет прошлого периода» (или «Сторнирование»). Программа автоматически сторнирует старые суммы по ВСЕМ сотрудникам. На первый взгляд это выглядит пугающе, однако для всех неисправленных сотрудников итоговый результат в документе (начисление минус сторно) будет равен 0.
5. Такой нулевой перерасчет никак не влияет на базу НДФЛ, страховые взносы и отражение в бухгалтерском учете. Единственный его минус — визуальное «захламление» регистров и печатных форм.

Чтобы избежать «фантомных» перерасчетов в будущем, выполним важный шаг по очистке регистра перерасчетов:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты.
2. Проанализируем записи, которые программа зарегистрировала для автоматического перерасчета при начислении зарплаты за следующий месяц.
3. Найдем строки, созданные по остальным (исправным) сотрудникам из-за нашей корректировки.
4. Выделим эти строки и нажмем кнопку «Отменить» (или «Удалить»), оставив только запись по тому сотруднику, чьи доходы мы реально корректировали.

Способ 2. Корректировка текущим периодом через отрицательное «Разовое начисление»

Если нам необходимо провести корректировку текущим месяцем без создания цепочки документов исправления, мы можем прибегнуть к простому и элегантному обходному пути. Рассмотрим его по шагам:

1. Создадим новый документ Разовое начисление в текущем (открытом) расчетном периоде.
2. В табличную часть с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» внесем только одного сотрудника, по которому требуется корректировка.
3. В поле «Результат» введем сумму корректировки с противоположным знаком. Например, если сотруднику ошибочно переплатили 5000 рублей, мы вводим -5000. Если нужно доначислить — вводим положительную разницу.
4. Проведем документ. Программа зафиксирует отрицательное начисление в текущем периоде.

Важный нюанс отображения в Расчетном листке: Чтобы сторнированная сумма (плюс и минус) корректно и прозрачно отражалась в расчетном листке сотрудника, необходимо проверить настройки отчетов. Перейдем в настройки отчета Расчетный листок и установим флажок «Выводить все показатели начислений и удержаний». Это позволит избежать ситуации, когда отрицательные и положительные суммы «схлопываются» некрасивым образом.

Способ 3. Использование специализированного документа «Сторнирование начислений» и лайфхак с удалением строк

Если ошибка произошла в глубоком прошлом периоде, лучшим решением будет использование документа Сторнирование начислений. Находится он в разделе Зарплата — Сторнирования начислений.

При выборе исходного группового документа программа автоматически заполнит вкладку сторнирования всеми сотрудниками, которые в нем присутствовали. Напрямую удалить ненужные строки (оставив только одного сотрудника) платформа часто не позволяет из-за особенностей группового заполнения. Разберем технический лайфхак, который позволяет обойти это ограничение:

1. В табличную часть созданного документа сторнирования добавим еще одного («лишнего» или фиктивного) сотрудника вручную через кнопку «Добавить».
2. Выделим строки с теми сотрудниками, которых сторнировать не нужно, зажав и удерживая клавишу Ctrl на клавиатуре.
3. Последним в этом списке (это ключевой момент!) выделим того самого фиктивного сотрудника, которого мы добавили вручную на первом шаге.
4. Нажмем клавишу Delete (Del) на клавиатуре.

Благодаря этой особенности интерфейса платформы 1С:Предприятие 8.3, программа позволит удалить всю группу выделенных строк вместе с добавленным вручную сотрудником. В документе останется только тот единственный работник, по которому действительно нужно провести сторно. Далее нам останется лишь создать документ-начисление на правильную сумму для этого сотрудника.

Способ 4. Корректировка регистров напрямую (для продвинутых пользователей)

В самых сложных и нестандартных ситуациях, когда типовые документы расчета использовать невозможно или нецелесообразно, мы можем прибегнуть к техническому решению — использованию документа Корректировка регистров (или в более старых базах Перенос остатков).

Этот способ требует четкого понимания структуры метаданных конфигурации. Нам понадобятся следующие регистры:

• Регистр накопления НачисленияУдержанияПоСотрудникам — отвечает за отражение сумм в расчетных листках и аналитических отчетах по зарплате.
• Регистр накопления ВзаиморасчетыССотрудниками — влияет на баланс задолженности между организацией и работником.
• Регистры учета доходов для целей исчисления НДФЛ и страховых взносов (например, СведенияОДоходахНДФЛ).

Мы создаем документ Корректировка регистров, выбираем нужные регистры и вручную делаем записи («приход» или «расход» в зависимости от вида регистра) с корректирующими суммами только по одному сотруднику. Этот способ самый трудоемкий и требует обязательного последующего контроля с помощью отчетов Проверка разд. 2 ЕФС-1 и Анализ НДФЛ по месяцам.

Выбор конкретного метода зависит от того, закрыт ли период, насколько критично визуальное присутствие нулевых перерасчетов в документах и каков уровень квалификации пользователя, выполняющего исправление.