Каждый бухгалтер, работающий в программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) или 1С:Бухгалтерия 8, рано или поздно сталкивается с неприятной ситуацией: при заполнении квартального Расчета по страховым взносам (РСВ) общие суммы начислений и облагаемой базы не сходятся с привычным отчетом Анализ взносов в фонды или бухгалтерским сводом.
Особенно остро эта проблема проявляется во втором, третьем и четвертом кварталах, когда начинаются массовые отпуска, перерасчеты и больничные листы, затрагивающие прошлые периоды. Давайте подробно разберем, почему возникает это расхождение, как работает внутренний алгоритм программ 1С, и какими инструментами мы можем быстро найти «проблемных» сотрудников, чтобы успешно сдать отчетность в налоговые органы.
Для начала проанализируем методологическую основу проблемы. Главная причина несовпадения цифр в отчетах — это жесткое законодательное требование Федеральной налоговой службы (ФНС): в регламентированном отчете РСВ (в частности, в Разделе 3 по конкретным физическим лицам) категорически не допускается отражение отрицательных сумм базы для расчета взносов и самих взносов. Данное правило четко прописано в контрольных соотношениях налоговой службы.
Когда мы сторнируем начисления сотрудника за прошлый месяц (например, в апреле вводим больничный лист, который перекрывает и сторнирует оклад за март), в системе возникает отрицательная сумма. Чтобы обойти законодательный запрет на минусы в отчетности, разработчики 1С реализовали автоматическое перераспределение отрицательной базы в регистре налогового учета. Система действует по двум сценариям:
РСВ и в отчете Анализ взносов совпадут.При этом бухгалтерские отчеты и регистры расчета ведут себя совершенно иначе, что и приводит к путанице.
Давайте выясним, почему два отчета в одной и той же базе показывают разные цифры:
Анализ взносов в фонды, Свод начислений и оборотно-сальдовые ведомости в бухгалтерской программе строятся строго по периоду регистрации. Если документ сторнирования (например, больничный) проведен в апреле, то и уменьшение базы, и уменьшение взносов будут показаны в этих отчетах в апреле. Это логично для бухгалтерского учета и отражения затрат.РСВ заполняется на основании специального регистра налогового учета — Учет доходов для исчисления страховых взносов. Этот регистр ориентируется на дату фактического получения дохода и период действия начисления. В случае возникновения минуса (Сценарий 2), программа переносит доход в прошлый месяц действия. Соответственно, в РСВ доход марта уменьшится, а доход апреля останется равным нулю (но не минусу).В итоге мы видим расхождение: по своду в апреле у нас отражена уменьшенная сумма, а в РСВ за апрель база больше, но при этом «задним числом» уменьшилась база марта.
Если вы обнаружили, что контрольные показатели РСВ не сходятся с анализом налогов, не паникуйте. Давайте разберем по шагам, как локализовать ошибку и найти сотрудников, из-за которых поплыли цифры.
Перейдем в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и откроем специализированный отчет Проверка расчета взносов. Настроим его за проверяемый период. Этот отчет сопоставляет рассчитанную базу с начисленными взносами в разрезе каждого застрахованного лица. Программа автоматически подсветит красным цветом тех сотрудников, по которым есть математические или логические расхождения между базой и взносами.
Чтобы точно увидеть, в какие периоды программа распределила сторнированные суммы, нам потребуется заглянуть «под капот» системы. Откроем регистр накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов.
Для этого в правом верхнем углу программы нажмите на кнопку «Сервис и настройки» (значок с шестеренкой или тремя точками), выберите пункт Функции для технического специалиста (в старых версиях — «Все функции»). В открывшемся окне найдите раздел Регистры накопления и откройте Сведения о доходах (страховые взносы) (техническое имя: РегистрНакопления.СведенияОДоходахСтраховыеВзносы).
В открывшемся списке выполните следующие действия:
Рассмотрим очень важный технический нюанс, о котором забывают многие специалисты. На титульном листе отчета РСВ есть поле Дата подписи. Эта дата напрямую влияет на то, какие документы перерасчетов программа «видит» при заполнении отчета.
Представим ситуацию: в апреле мы ввели больничный лист, сторнирующий март. Мы заполняем отчет РСВ за 1 квартал (январь – март):
Регулируя Дату подписи, мы можем управлять тем, в какой именно период отчетности ляжет наше сторно.
Иногда при сторнировании доходов база пересчитывается корректно, а сами страховые взносы «зависают» и не рассчитываются автоматически. Чтобы исправить это, перейдем в раздел Налоги и взносы — Перерасчеты страховых взносов. Создадим новый документ за месяц, в котором произошло сторнирование, и нажмем кнопку Рассчитать. Программа проанализирует базу данных, доначислит или отсторнирует взносы и выровняет показатели в регистре налогового учета.
Это самый частый практический вопрос, вызывающий споры среди бухгалтеров. Исходя из методологии ФНС, если в результате проведения сторнирующих документов произошло уменьшение облагаемой базы прошлых периодов (прошлого квартала), необходимо подать корректировочный (уточненный) расчет РСВ за тот период, который был скорректирован.
Рассмотрим особенности подачи такой корректировки:
Полностью избежать сторнирования на практике невозможно, так как сотрудники имеют свойство заболевать внезапно, уже после расчета и выплаты заработной платы. Однако мы можем существенно минимизировать количество таких ситуаций, соблюдая простые правила работы в программе:
Проанализировав данную проблему, мы видим, что расхождение между РСВ и отчетом Анализ взносов — это не программная ошибка или «баг» разработчиков 1С, а заложенный алгоритм, соответствующий жестким требованиям налогового законодательства. Понимая логику работы регистров и используя отчеты проверки, вы всегда сможете легко контролировать правильность заполнения отчетности и уверенно вести диалог с контролирующими органами.