← На главную

Нередко при ведении зарплатного учета возникает ситуация: в одном месяце сотруднику начислены и выплачены отпускные за будущий период, а в следующем месяце сотрудник предоставляет листок нетрудоспособности, который полностью или частично перекрывает дни отпуска. В результате проведения больничного листа программа автоматически сторнирует сумму ранее начисленного отпуска. После этого бухгалтер сталкивается с тем, что показатели регламентированного отчета РСВ перестают совпадать с отчетом «Анализ взносов в фонды», а также с данными документа «Отражение зарплаты в бухучете», выгруженными в бухгалтерскую программу.

Разберем детально, по каким правилам программа обрабатывает такие операции, почему возникает расхождение и какими способами можно привести учет в порядок.

Причины возникновения расхождений между учетом и отчетностью

Для понимания происходящего проанализируем различия в принципах отражения сторнировочных операций в бухгалтерском учете и в учете страховых взносов:

1. Принцип отражения в бухгалтерском учете: В бухгалтерском учете исправления всегда отражаются в текущем расчетном периоде (по дате регистрации события). Если больничный предоставлен в сентябре, то и уменьшение начислений, и сторно взносов должны отражаться проводками сентября. Закрытый период (август) в бухучете не меняется. Именно эти данные попадают в документ Отражение зарплаты в бухучете и затем перегружаются в 1C:Бухгалтерию.
2. Форматно-логический контроль отчетности по взносам: В регламентированной отчетности действуют строгие контрольные соотношения контролирующих органов. Правила проверки индивидуальных сведений категорически запрещают передачу отрицательных значений базы для начисления страховых взносов и отрицательных сумм исчисленных взносов за конкретный календарный месяц по физическому лицу.
3. Поведение регистров учета взносов: Если в текущем месяце (в сентябре) у сотрудника нет других положительных начислений либо их сумма меньше сторнируемого отпуска, облагаемая база сотрудника за сентябрь становится отрицательной. Чтобы не допустить формирования недопустимых отрицательных строк в персонифицированных сведениях, программа автоматически относит сумму образовавшегося отрицательного перерасчета к исходному месяцу начисления — августу.

В результате такого механизма регламентированный расчет РСВ формируется с учетом перераспределения базы в прошлый месяц, отчет «Анализ взносов в фонды» по умолчанию строится по месяцу регистрации начислений (без учета ретроспективного распределения), а бухгалтерские проводки отражаются исключительно сентябрем. Возникает кажущееся несоответствие данных, которое фактически обусловлено требованиями законодательства к заполнению форм отчетности.

Анализ числового примера распределения базы

Посмотрим на практический пример того, как распределяются начисления и взносы между сотрудниками и месяцами, чтобы не нарушить контрольные соотношения фонда. Допустим, на предприятии работают два сотрудника: Иванов и Петров. Ставка взносов составляет 22%.

В августе начислены доходы:

1. Иванов: зарплата и отпускные на сумму 10 000 руб., база 10 000 руб., взнос 2 200 руб.
2. Петров: зарплата 15 000 руб., база 15 000 руб., взнос 3 300 руб.
3. Итого за август: база 25 000 руб., взносы 5 500 руб.

В сентябре Иванов приносит больничный, который сторнирует отпуск на сумму 5 000 руб., при этом его начисленная зарплата за сентябрь составляет 0 руб., а больничный (не облагаемый взносами) — 2 000 руб. Петрову начислена зарплата 15 000 руб. В итоге по сентябрю:

1. Иванов: общий доход -3 000 руб. (2 000 руб. пособие минус 5 000 руб. сторно отпуска), облагаемая база -5 000 руб., расчетный взнос -1 100 руб.
2. Петров: облагаемая база 15 000 руб., взнос 3 300 руб.

Если передать в фонд сведения с отрицательной базой Иванова за сентябрь (-5 000 руб.), файл отчетности не пройдет форматно-логический контроль. Программа вынуждена скорректировать данные так, чтобы в отчетности не было минусов:

1. В сведениях Иванова за август база уменьшается с 10 000 руб. до 5 000 руб. (взнос 1 100 руб.), а за сентябрь облагаемая база принимается равной 0 руб. (взнос 0 руб.). Итоговые показатели по Иванову за два месяца составят: доход 7 000 руб., база 5 000 руб., взнос 1 100 руб.
2. Если же перерасчет выполняется внутри одного расчетного квартала без подачи уточняющего расчета, суммы выравниваются между показателями сотрудников внутри отчетного периода, сохраняя общую итоговую сумму начислений нарастающим итогом.

Способ 1. Начисление полной зарплаты за текущий месяц

Прежде чем прибегать к ручным исправлениям или подавать уточненные расчеты, выполним проверку очередности расчетов. Разберем порядок действий по шагам:

1. Убедимся, что документ Больничный лист проведен и зафиксировал период болезни.
2. Создадим и полностью рассчитаем документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц (сентябрь) по всей организации или конкретному подразделению.
3. Проверим, перекрывает ли начисленная заработная плата сотрудника за отработанные дни сентября сумму сторнированного отпуска.

Если итоговая сумма положительных начислений сотрудника за сентябрь превышает сумму сторно, облагаемая база за сентябрь останется положительной. В этом случае программа автоматически удержит взносы с разницы в текущем месяце (сентябре), минусовая база не возникнет, и показатели РСВ совпадут с данными регистров без необходимости корректировать август.

Способ 2. Корректировка баз через документ «Операция учета взносов»

Если сотрудник находился на больничном длительное время и в текущем месяце у него нет достаточных начислений для перекрытия отрицательной базы, автоматическое распределение может вызвать расхождения с ранее сданными сведениями. В этом случае скорректируем учетные регистры вручную с помощью специализированного инструмента:

1. Перейдем в раздел «Налоги и взносы» и откроем журнал документов «Операции учета взносов».
2. Создадим новый документ, укажем организацию, сотрудника и дату операции в текущем расчетном месяце.
3. Перейдем на закладку «Сведения о доходах». Введем строки с видом дохода, указав распределение сумм между месяцами расчетного периода таким образом, чтобы исключить отрицательные значения в закрываемых периодах.
4. Перейдем на закладку «Исчислено взносов» и отразим корректировку сумм по видам обязательного страхования (ПФР, ФСС, ФОМС), чтобы контрольное соотношение База * Тариф = Взнос выполнялось без погрешностей.
5. Проведем документ и перезаполним регламентированный отчет РСВ.

Способ 3. Продление отпуска вместо сторнирования

Если сотрудник заболел во время нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске, трудовое законодательство допускает не только перенос, но и продление отпуска на число дней временной нетрудоспособности. Оформление продления исключает возникновение отрицательного дохода:

1. Откроем исходный документ Отпуск, которым было оформлено начисление.
2. Воспользуемся ссылкой «Исправить» в нижней части формы документа для создания документа-исправления.
3. Сдвинем дату окончания отпуска вперед на количество дней, совпавших с периодом болезни по больничному листу.
4. При таком подходе начисленная сумма отпускных сохраняется, перерасчет с образованием минусовой базы не происходит, а пособие по временной нетрудоспособности начисляется поверх отпускных без образования разрывов в облагаемой базе.

Способ 4. Формирование уточняющего расчета за прошлый период

Если отпускные относились к прошлому отчетному периоду (например, отпуск был начислен в июне во втором квартале, а больничный зарегистрирован в июле в третьем квартале), и перекрыть базу доходами июля невозможно, перенос минуса в исходный период программой является законодательно обоснованным. В этой ситуации выполним следующие действия:

1. Примем перенос уменьшения базы на месяц первоначального начисления, как того требуют контрольные соотношения фондов.
2. Сформируем корректирующий расчет РСВ (номер корректировки 1) за прошлый отчетный период, отразив уменьшение базы и взносов по данному сотруднику.
3. В текущем отчетном периоде покажем начисления без учета отрицательных величин, что обеспечит успешное прохождение форматно-логического контроля при сдаче отчетности.