Учет рабочего времени сотрудников, работающих по сменному графику (особенно когда смена переходит через полночь), традиционно вызывает множество споров между расчетчиками зарплаты, кадровиками и техническими специалистами. Типичная ситуация: смена начинается вечером в праздничный день (например, 8 марта в 22:00) и заканчивается утром следующего дня (9 марта в 06:00). Как правильно отразить эти часы в программе 1С:ЗУП 3.1? Как не допустить переплаты и автоматизировать процесс? И что делать, если на утро после ночной смены сотрудник открывает больничный?
В этой статье мы подробно разберем законодательные аспекты учета переходящих ночных часов, сравним возможности версий ПРОФ и КОРП, рассмотрим практические обходные пути для конфигурации ПРОФ и изучим современный автоматизированный механизм решения проблемы наложения смен на больничные листы.
Очень часто расчетчики и кадровики требуют, чтобы все часы переходящей смены (даже те, которые фактически отработаны на следующий день) записывались в табеле на день начала смены. Например, если сотрудник заступил на работу 8 марта в 22:00 и закончил 9 марта в 06:00 (итого 8 часов: 2 часа в праздничные сутки и 6 часов в обычные сутки), расчетчики хотят видеть все 8 часов на дату 8 марта. Логика пользователей проста: «так удобнее считать смену целиком».
Однако давайте обратимся к Трудовому кодексу РФ. Согласно ст. 153 ТК РФ, работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. При этом Минтруд и Роструд в своих многочисленных разъяснениях подчеркивают: повышенная оплата производится строго за часы, фактически отработанные в праздничный день (то есть с 00:00 до 24:00 праздничного дня).
Проанализируем наш пример:
Если мы пойдем на поводу у расчетчиков и запишем все 8 часов смены на 8 марта, программа автоматически начислит двойную праздничную оплату за все 8 часов. Это приведет к необоснованному завышению расходов работодателя и нарушению методологии учета. Таким образом, стандартное поведение программы «1С:ЗУП» по разделению часов переходящей смены по календарным суткам абсолютно корректно с точки зрения действующего законодательства РФ.
Для предприятий, где посменный учет является критически важным бизнес-требованием и специфика внутренних регламентов все же требует привязки часов к дню начала смены, разработчики 1С предусмотрели специализированный функционал в версии КОРП. В ПРОФ-версии этот функционал скрыт разработчиками на уровне интерфейса.
В 1С:ЗУП КОРП реализован полноценный справочник СменыРаботыСотрудников и расширенные настройки в регистре НастройкиУчетаВремени. При создании графиков работы на базе «Режимов работы» система КОРП позволяет выбрать один из двух вариантов учета времени:
Табель все часы запишутся на один день начала смены, удовлетворяя требования расчетчиков.Переход на КОРП-версию полностью решает данную проблему «из коробки», однако стоимость лицензий КОРП существенно выше. Если бюджет ограничен, рассмотрим альтернативные методы решения этой задачи в рамках версии ПРОФ.
Если ваше предприятие использует версию ПРОФ, мы можем настроить корректный учет и автоматизировать расчет праздничных/ночных часов с помощью нескольких практических методик.
Для того чтобы облегчить работу расчетчиков и избежать ручной разбивки табеля в праздничные дни, мы можем настроить формулы видов начислений. Нам необходимо создать начисление, которое будет автоматически вычислять доплату за работу в ночное время именно в праздничные дни.
Шаблон формулы для расчета доплаты за праздничные ночные часы может выглядеть следующим образом:
Результат = ВремяВЧасах * ТарифнаяСтавкаЧасовая * (ПроцентДоплатыЗаРаботуВНочноеВремя / 100) * КоэффициентПраздничных
Где параметр КоэффициентПраздничных равен 2 для праздничных часов и 1 для обычных ночных смен. Таким образом, расчет начислений будет происходить автоматически на основании данных графика работы и фактически введенного табеля.
Когда у сотрудника происходит отклонение от графика (например, подмена или сверхурочный выход), кадровику необходимо зафиксировать точное количество часов. В версии ПРОФ для этого рекомендуется использовать следующую последовательность действий:
ИндивидуальныйГрафик, в котором фиксируем плановые смены сотрудников с учетом разбивки по дням (например, 2 часа в первый день, 5 часов во второй день).Табель, аккуратно разделяя часы, приходящиеся на разные календарные сутки.Да, этот метод требует определенного ручного контроля при заполнении документов, но он гарантирует отсутствие ошибок при последующем расчете среднего заработка, отпусков и больничных.
Поскольку в кодовой базе ПРОФ-версии физически присутствуют таблицы и реквизиты для посменного планирования (например, справочник СменыРаботыСотрудников с табличной частью «Расписание»), программисты 1С могут разработать или внедрить готовое стороннее расширение конфигурации (например, с порталов для разработчиков). Такое расширение «включает» скрытый интерфейс КОРП-версии в ПРОФ, позволяя использовать переходящие смены без изменения типового кода и без снятия конфигурации с поддержки.
Рассмотрим очень частую и сложную ситуацию: сотрудник отработал ночную смену, которая началась 8 числа и закончилась утром 9 числа в 08:00. Придя домой утром 9 числа, сотрудник почувствовал себя плохо и вызвал врача, который открыл ему больничный лист с этого же дня (с 9 числа).
В чем заключается проблема? Больничный лист всегда рассчитывается и оплачивается в целых календарных сутках (с 00:00 до 24:00). СФР (бывший ФСС) категорически запрещает двойную оплату за одни и те же сутки: сотруднику нельзя начислить одновременно и зарплату за отработанные утренние часы смены (с 00:00 до 08:00 9 числа), и пособие по временной нетрудоспособности за этот же день 9 числа.
Раньше расчетчикам приходилось вручную корректировать табель, «вырезать» отработанные часы или просить сотрудника переписать дату начала больничного. В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 (начиная с версий 3.1.30.152 и 3.1.32.39) появился встроенный и полностью автоматизированный механизм решения этой проблемы.
Давайте пошагово разберем, как настроить и провести такое совмещение периодов:
Сдвигать оплату больничного при наличии исключаемых периодов. Эта опция позволяет управлять периодами начисления пособия без ручной корректировки табеля рабочего времени.Я или Н). Это обеспечит начисление ему законной заработной платы за фактически выполненную работу.БольничныйЛист перейдем на вкладку Оплата. Здесь мы увидим таблицу с периодами выплаты пособия.
В строке, соответствующей дню пересечения (9 число), нам необходимо исключить этот день из периода оплаты пособия. Программа автоматически пересчитает сумму пособия за счет работодателя — первые три дня оплаты сдвинутся и начнут течь со следующего дня (с 10 числа), когда сотрудник уже фактически не работал.
Ответ на запрос СФР для расчета пособия программа автоматически зафиксирует день пересечения как «исключаемый период» с причиной «работа с сохранением заработной платы». Фонд начислит пособие только за оставшиеся дни болезни, начиная со следующего дня после отработанной смены.Благодаря этому современному механизму работодатель полностью защищен от штрафных санкций со стороны СФР за двойную оплату суток, сотрудник получает заслуженную зарплату за отработанные часы и пособие за дни фактического лечения, а расчетчику больше не нужно вручную «подгонять» графики и табели.
Мы выяснили, что разделение переходящих смен по календарным суткам в 1С:ЗУП ПРОФ — это методологически верный подход, соответствующий ТК РФ. Если предприятию жизненно необходима привязка к дню начала смены, оптимальным решением станет переход на версию КОРП или использование специализированных расширений. Для типовой версии ПРОФ лучшим выбором будет использование индивидуальных графиков и корректная настройка видов начислений, а проблема пересечения смен с больничными листами теперь успешно и легко решается с помощью встроенного механизма исключения периодов оплаты.