← На главную

Многие кадровики и расчетчики сталкиваются с необходимостью настройки нестандартных графиков работы сотрудников. Рассмотрим классическую, но непростую ситуацию: необходимо настроить график работы сторожей в режиме «сутки через трое». При этом расписание не одинаковое: в будние дни сотрудники работают с 16:00 до 09:00 следующего дня, а в выходные заступают на полные сутки — с 09:00 до 09:00. Проанализируем по шагам, как корректно автоматизировать этот процесс в программах 1С:ЗКГУ и 1С:ЗУП, чтобы табель учета рабочего времени заполнялся без ошибок.

Разберем ограничения версий 1С: ПРОФ, Базовая и КОРП

Прежде чем приступать к настройке, выясним причину частых затруднений: функционал учета рабочего времени напрямую зависит от версии вашей программы. Посмотрим на главные отличия:

1. Версии ПРОФ и Базовая: В этих конфигурациях отсутствует понятие «Смена» с указанием конкретного времени начала и окончания (например, с 16:00 до 09:00). Программа оперирует исключительно календарными днями. Это означает, что для системы важен только итоговый объем часов определенных видов времени (явка, ночные) на конкретную дату.
2. Версии КОРП: В этой версии доступен расширенный функционал. Чтобы задать интервалы времени работы, в настройках расчета зарплаты достаточно включить опцию ИспользоватьСменыРаботы. После этого можно будет создавать справочники смен с точным временем их начала и завершения.

Так как большинство организаций работает на версиях ПРОФ, разберем подробнее настройку именно для этого варианта.

Как правильно отразить «переходящую» смену

Поскольку смена (например, с 16:00 до 09:00) начинается в один календарный день, а заканчивается в другой, нам придется разбивать часы по границе полуночи (00:00). Рассмотрим подробнее, как распределить часы явки (буквенный код Я) и ночные часы (код Н).

Пример 1: Будняя смена с 16:00 до 09:00 (итого 17 часов)

1. День 1 (начало смены): Сотрудник работает с 16:00 до 24:00. Из них время с 16:00 до 22:00 считается явкой (6 часов), а с 22:00 до 00:00 — ночным временем (2 часа). В настройках графика за этот день фиксируем: Я6 и Н2.
2. День 2 (окончание смены): Смена продолжается с 00:00 до 09:00. С 00:00 до 06:00 — это ночные часы (6 часов), а с 06:00 до 09:00 — явка (3 часа). Фиксируем: Я3 и Н6.

Пример 2: Выходная смена 24 часа (с 09:00 до 09:00)

1. День 1: С 09:00 до 22:00 — явка (13 часов). С 22:00 до 00:00 — ночные (2 часа). Итого: Я13 и Н2.
2. День 2: С 00:00 до 06:00 — ночные (6 часов), с 06:00 до 09:00 — явка (3 часа). Итого: Я3 и Н6.

Автоматизация графика: настройка циклического расписания

Главная сложность исходной задачи кроется в том, что цикл сменности «сутки через трое» длится 4 дня, что не кратно 7 дням недели. Из-за этого смена каждый раз выпадает на новые дни, а ее длительность (17 или 24 часа) у нас зависит именно от дня недели. Если мы хотим автоматизировать процесс, чтобы программа сама строила график на год вперед, применим математическую хитрость.

Настроим циклический график произвольной длины на 28 дней (это наименьшее общее кратное для 4 дней сменного цикла и 7 дней календарной недели). Разберем по шагам, как это сделать:

1. Создадим 4 отдельных графика работы — по одному на каждого из четырех сторожей.
2. В каждом графике выберем способ заполнения По циклам произвольной длины.
3. Добавим 28 строк (дней цикла).
4. Один раз кропотливо и вручную пропишем количество часов явки и ночных на каждый из 28 дней цикла с учетом того, попадает ли конкретная смена на выходной (тогда ставим часы из Примера 2) или на будний день (часы из Примера 1).
5. Установим правильную дату отсчета цикла.

После этой первоначальной настройки программа будет автоматически и абсолютно корректно заполнять табель на весь рабочий год, учитывая и выходные, и будние смены.

Использование документа «Индивидуальный график»

Проанализируем альтернативный сценарий. Если настройка 28-дневного цикла кажется избыточной или ваши сотрудники часто подменяют друг друга, меняясь сменами, оптимальным решением будет использование документа ИндивидуальныйГрафикРаботы.

Посмотрим на алгоритм работы в этом случае:

1. Назначим сотрудникам при приеме на работу любой базовый график сменности (это нужно для определения нормы рабочего времени).
2. В конце каждого месяца или перед его началом кадровик создает документ ИндивидуальныйГрафикРаботы на следующий месяц.
3. В этом документе вручную расставляются фактические часы работы сотрудников на каждый день.

Важно помнить, что этот документ имеет наивысший приоритет над основным графиком сотрудника. Именно на его основании при начислении зарплаты сформируется итоговый ТабельУчетаРабочегоВремени.

Важные настройки программы для корректного учета

Чтобы вся схема заработала, проверим базовые настройки системы 1С. Без них вы не сможете добавить ночные или праздничные часы.

Выполним проверку:

1. Перейдите в раздел Настройка -> Расчет зарплаты.
2. Убедитесь, что установлена галочка на параметре Ночные часы. Без нее программа физически не позволит вам разделить обычную явку (буква Я) и работу в ночное время (буква Н) внутри графика.
3. Проверьте наличие настройки оплаты работы в праздничные и выходные дни. Это критически важно для сторожей, так как их смены неизбежно будут выпадать на государственные праздники, которые, по закону, подлежат оплате в двойном размере или компенсируются отгулами.

Используя приведенные выше алгоритмы, вы сможете гибко настроить учет рабочего времени любой сложности, даже не имея КОРП-версии с полноценным функционалом сменного учета.