← На главную

При оформлении подотчетных сумм бухгалтеры регулярно сталкиваются с ситуацией: у сотрудника числится остаток неизрасходованных средств или перерасход по предыдущему авансовому отчету, однако при формировании печатной формы нового документа Авансовый отчет соответствующие строки («Предыдущий аванс — остаток» или «Предыдущий аванс — перерасход») остаются пустыми. В бухгалтерском учете и на счете 208 (или 71) сальдо присутствует, но механизм печатной формы его «не видит».

В данной статье разберем основные причины возникновения этой проблемы, проанализируем настройки Плана счетов и группировок отчетов, а также изучим алгоритм пошагового исправления ситуаций в программе 1С.

Причина 1. Отсутствие необходимого субконто в Плане счетов

Наиболее распространенной технической причиной, по которой алгоритм печати авансового отчета теряет данные о предыдущих расчетах, является несоответствие аналитического учета на субсчетах учета расчетов с подотчетными лицами. Печатная форма собирает данные из регистра сведений или бухгалтерских итогов с конкретным разрезом аналитики. Если на одном из используемых субсчетов счета 208 (например, 208.34 «Расчеты по приобретению материальных запасов») отсутствует требуемое субконто, цепочка взаиморасчетов разрывается.

Рассмотрим порядок проверки и исправления состава субконто:

1. Перейдем в меню Предприятие — План счетов — План счетов бухгалтерского учета.
2. Найдем группу счетов 208 (или счет 71 в коммерческих конфигурациях) и проверим настройки видов субконто для каждого субсчета.
3. Проверим наличие субконто Виды расчетов с подотчетными лицами (а также Контрагенты и Договоры при их наличии в конфигурации).
4. Если на каком-либо субсчете субконто отсутствует, добавим его. После добавления субконто перепроведем документы расчетов с подотчетным лицом за соответствующий период.

Проверить корректность аналитики поможет отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Сформируем ОСВ по счету 208 со следующей детализацией группировки:

• КФО (Код финансового обеспечения);
• ИФО (Источники финансового обеспечения);
• КПС (Классификационные признаки счетов);
• Контрагенты (Подотчетные лица);
• Аванс подотчетному лицу (Документ расчетов);
• Виды расчетов с контрагентами / подотчетными лицами.

Если в сформированном отчете обороты или остатки расщепляются по незаполненным субконто или образуют «развернутое» сальдо (одновременно дебетовый и кредитовый остаток по одному сотруднику), необходимо перепровести первичные документы выплат и отчетов.

Причина 2. Нарушение хронологической последовательности документов

Печатная форма авансового отчета анализирует остатки расчетов с сотрудником строго на момент времени (дата и время) проводимого документа. Если выдача денежных средств или возмещение перерасхода оформлены той же датой, что и авансовый отчет, но время документа выплаты установлена позже времени авансового отчета, программа «не увидит» движения средств.

Проанализируем порядок действий для устранения проблемы хронологии:

1. Откроем журнал документов расчетов с подотчетными лицами (Кассовые ордера, Платежные поручения, Заявка на наличные деньги, Авансовый отчет).
2. Проверим время проведения документов по конкретному сотруднику. Документ выдачи аванса или погашения перерасхода всегда должен иметь дату и время строго раньше, чем дата и время документа Авансовый отчет.
3. При необходимости изменим время документа выдачи денег (например, поставим 09:00:00, а время авансового отчета — 12:00:00) и перепроведем документы в правильной хронологической последовательности.

Причина 3. Изменения в методологии и печатных формах (Приказ Минфина № 52н)

При работе в конфигурациях 1С:Бухгалтерская государственного учреждения необходимо учитывать нормативные изменения первичных документов. Согласно Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н, утверждена форма авансового отчета (ф. 0504505).

В отличие от старой формы (ф. 0504049), в новой форме изменился порядок вычисления итоговых строк на оборотной стороне:

• Форма ф. 0504505 является первичным документом, отражающим отчет по конкретно выданной сумме аванса.
• В итоговых строках «Остаток» и «Перерасход» новой печатной формы могут не учитываться промежуточные возвраты или выдачи перерасчетов, внесенные документом «Аванс подотчетному лицу», если они не привязаны напрямую к данной цепочке выплат.

Для проверки сформируем отчет по старой печатной форме (ф. 0504049), если данная возможность предусмотрена по кнопке Печать. Если в старой форме данные отражаются корректно, значит, учетные регистры заполнены верно, а различие обусловлено методологией заполнения утвержденного бланка.

Причина 4. Влияние свертки информационной базы и пересортицы аналитики

Если в информационной базе проводилась операция свертки за предыдущие периоды, данные по расчетам с подотчетными лицами могли свернуться без учета документов-оснований. В результате входящее сальдо на начало года сформировалось операцией ввода остатков, которая не создает необходимых записей в специализированных регистрах накопления расчетов с подотчетниками.

В таком случае проанализируем ситуацию с помощью специализированных отчетов:

1. Сформируем отчет Расчеты с контрагентами с максимальной детализацией по элементам и документам расчетов.
2. Убедимся в отсутствии дубликатов физических лиц в справочнике Контрагенты или Сотрудники. При наличии дублей (когда выдача аванса проведена на один элемент справочника, а отчет создается по другому) остаток предыдущего аванса подтягиваться не будет.
3. При обнаружении пересортицы по статьям КФО, КПС или ИФО скорректируем документы с помощью документа Операция (бухгалтерская) или перепроведением документов ввода остатков.

Порядок оформления погашения перерасхода и обновление форм

Когда подотчетное лицо израсходовало личные средства и по авансовому отчету образовался перерасход, погашение задолженности учреждения перед сотрудником оформляется расходным кассовым ордером (или заявкой на выписку). В документе выплаты в качестве аналитики счета 208 указывается именно тот Авансовый отчет, по которому возник долг.

После выплаты перерасхода переходить в старый авансовый отчет и нажимать кнопку перезаполнения печатной формы требуется только в том случае, если необходимо сохранить обновленный печатный бланк в базе. В 1С предусмотрен механизм сохранения отредактированных форм: в окне просмотра печатной формы нажмите кнопку Сохранить в базе, чтобы зафиксировать текущий вид документа на закладке Сохраненные формы.

Выполняя последовательную проверку структуры субконто счета 208, хронологии документов и аналитических разрезов в ОСВ, можно быстро обнаружить и устранить причины некорректного отображения остатков в печатных формах авансовых отчетов.