← На главную

Организация учета дистанционных продаж интернет-магазина в связке программ 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) часто вызывает сложности. Основная задача заключается в том, чтобы корректно отразить отгрузку товаров физлицам, учесть поступление наложенных платежей от курьерских служб, удержать агентские комиссии за доставку и эквайринг и при этом минимизировать ручные корректировки в бухгалтерской базе.

Разберем детально, как выстроить документооборот для двух основных потоков заказов: продажи через собственных водителей-курьеров и продажи через сторонние курьерские службы по агентским договорам.

1. Продажи через собственных курьеров (дистанционная розница)

Рассмотрим случай, когда доставка конечному покупателю выполняется штатными курьерами магазина, а оплата принимается в момент вручения (наличными или банковской картой через мобильный терминал).

Главная цель настройки — не перегружать базу 1С:Бухгалтерия тысячами отдельных документов на каждого покупателя, а сворачивать их в розничную выручку.

Разберем пошаговый порядок оформления:

1. Оформление заказа: В программе создаем документ Заказ клиента. В качестве контрагента указывается обобщенный элемент справочника (например, «Розничный покупатель» или конкретное физлицо, если необходима персонализация в управленческом учете).
2. Отгрузка и доставка: При передаче товара курьеру формируется документ Реализация товаров и услуг или используются механизмы рабочего места «Доставка».
3. Сворачивание в розничную выручку: В конце смены все розничные продажи собственными курьерами оформляются документом Отчет о розничных продажах (ОРП).
4. Синхронизация с бухгалтерией: При штатном обмене документ Отчет о розничных продажах переносится в 1С:Бухгалтерия как единый сводный документ за день. Он автоматически формирует проводки по признанию розничной выручки (счет 90.01.1 или 90.01.2) и списанию себестоимости (счет 90.02.1), исключая необходимость ручной обработки индивидуальных реализаций.
5. Фискализация расчетов: В соответствии с требованиями законодательства чек формируется в момент расчета. Для этого курьеры оснащаются мобильными приложениями с фискализацией на переносной кассе либо используется облачная касса с отправкой электронного чека покупателю.

2. Продажи через сторонние курьерские службы (Агентская / Комиссионная схема)

Проанализируем работу со сторонними логистическими операторами (СДЭК, Boxberry, Почта России и др.). При наложенном платеже курьерская служба выступает платежным и логистическим агентом: она вручает заказ, выдает фискальный чек, удерживает свое вознаграждение и перечисляет остаток денежных средств общей суммой на расчетный счет магазина.

В типовом функционале 1С:УТ 11 наиболее методически выверенным решением является комиссионная схема продаж.

Разберем шаги по отражению агентской схемы:

1. Настройка договора: С курьерской службой регистрируется партнер и контрагент с договором, имеющим вид «С комиссионером (агентом) на продажу».
2. Передача заказов в доставку: Передача сформированных отправлений оформляется документом Передача на комиссию (в ранних версиях Реализация товаров и услуг с операцией передачи комиссионеру). Товар переходит на ответственное хранение агента (в бухгалтерском учете это движение отражается по счету 45.01 «Товары отгруженные»).
3. Отражение факта вручения и комиссии: По факту получения реестра доставки от курьерской службы вводится документ Отчет комиссионера (агента) о продажах. В документе указываются:

   - Номенклатура и количество фактически выкупленных товаров;

   - Сумма полной стоимости продажи;

   - Сумма удержанного вознаграждения службы доставки.

4. Поступление оплаты на расчетный счет: При получении безналичных денег от курьерской службы оформляется документ Безналичное поступление денежных средств с операцией «Поступление оплаты от клиента» (указывается курьерская служба). Сумма в выписке строго равна сумме отчета за минусом комиссии. Задолженность агента закрывается в ноль без дополнительных корректировок.

3. Альтернативный вариант: Прямая реализация с произвольным взаимозачетом

Если специфика договоров или внутренний регламент магазина не позволяют применять комиссионную схему, разберем методику прямой реализации физлицам с последующей переуступкой долга через документ Взаимозачет задолженности.

Посмотрим на порядок оформления документов:

1. Создаем документ Реализация товаров и услуг на конечного покупателя (физлицо). В результате в системе возникает дебиторская задолженность покупателя на счете 62.01.
2. Агентские услуги и стоимость доставки от курьерской компании принимаются документом Приобретение услуг и прочих активов на основании акта логистической службы (возникает кредиторская задолженность перед курьером на счете 60.01 или 76.09).
3. По реестру выплат вводим Безналичное поступление денежных средств от курьерской компании на расчетный счет.
4. Для сведения расчетов переходим в раздел Казначейство -> Взаимозачеты задолженностей и создаем документ с типом операции «Произвольный взаимозачет». С его помощью:

   - Переносим долг с физлиц-покупателей на курьерскую службу;

   - Производим зачет встречных обязательств по услугам доставки и удержанным комиссиям.

4. Вариант оформления через механизм эквайринга

В практической деятельности пользователи часто применяют отражение наложенного платежа через эквайринговые операции. Выясним, как работает этот механизм, а также проанализируем его ограничения.

Разберем схему по шагам:

1. Создается эквайринговый терминал, в качестве банка-эквайера которого указывается курьерская служба.
2. При отгрузке заказа создается Реализация товаров и услуг и сопутствующий документ Эквайринговая операция, где в поле номера карты вводится номер заказа интернет-магазина.
3. По итогам периода при перечислении денег вводится документ Отчет банка по эквайрингу, в котором фиксируются заказы из реестра и комиссионный сбор курьерской службы.
4. На основании отчета проводится Безналичное поступление денежных средств.

Ограничения данного способа: В бухгалтерском учете расчеты отражаются через счет 57 («Переводы в пути»), минуя стандартные субсчета расчетов с контрагентами (60, 76). Данный способ затрудняет сверку с курьерской службой при наличии частичных выкупов, возвратов и утерь посылок, поэтому для долгосрочного учета рекомендуется использовать комиссионную схему или произвольный взаимозачет.

5. Контроль остатков и невыкупленных товаров у курьерских служб

Одной из главных проблем интернет-магазинов является потеря контроля над товарами, которые находятся на примерке или в пути. Для исключения пересортицы и потерь организуем учет по виртуальным складам.

Разберем методику разделения складов:

1. В справочнике Склады (места хранения) создаем виртуальные склады под каждую курьерскую службу (например, «Склад СДЭК», «Курьеры собственная служба»).
2. Передача товаров на доставку оформляется документом Перемещение товаров с основного склада комплектации на склад курьерской службы.
3. При подтверждении вручения товара покупателю списание оформляется с виртуального склада курьерской службы.
4. В случае отказа клиента от выкупа оформляется обратное Перемещение товаров на основной склад магазина. Это позволяет в любой момент сформировать отчет «Ведомость по товарам на складах» и четко видеть, какой объем продукции находится на руках у каждого курьера.