← На главную
Ситуация, когда работник внезапно перестает появляться на рабочем месте, не отвечает на телефонные звонки и сообщения, является одной из самых сложных в кадровой и бухгалтерской практике. Работодатель не может просто сразу издать приказ об увольнении, так как у сотрудника могут быть уважительные причины отсутствия (например, госпитализация). Разберем по шагам юридически грамотный алгоритм действий при длительном отсутствии работника и порядок отражения этих операций в программе 1С.
Шаг 1. Фиксация факта отсутствия на рабочем месте
Проанализируем порядок действий с первого же дня невыхода сотрудника. До выяснения причин работодатель обязан ежедневно фиксировать неявку:
- Составление актов об отсутствии: Непосредственный руководитель и свидетели составляют акт о том, что сотрудник не явился на рабочее место. В первые дни такие акты целесообразно оформлять ежедневно, далее — еженедельно или при закрытии табеля учета рабочего времени за половину месяца.
- Докладные записки: Руководитель подразделения оформляет служебную записку на имя генерального директора о невыходе подчиненного.
Шаг 2. Отражение неявки в учете и программе 1С
Рассмотрим, как правильно отразить период отсутствия в табеле учета рабочего времени и кадровых документах конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом:
- Обозначение в табеле: До тех пор, пока причина отсутствия официально не установлена, в табеле учета рабочего времени (форма Т-13) проставляется буквенный код
НН (неявка по невыясненным причинам) или цифровой код 30. Категорически запрещено ставить код ПР (прогул) до окончания расследования и получения письменных подтверждений отсутствия уважительных причин. - Регистрация документа в 1С: Для исключения начисления заработной платы за неотработанные дни оформляется документ
Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с выбором вида отсутствия Неявка по невыясненным причинам. После завершения расследования и признания неявки неуважительной документом-исправлением фиксируется вид Прогул. - Влияние на стаж: Периоды невыясненных неявок и прогулов исключаются из стажа, дающего право на основной оплачиваемый отпуск. При расчете итоговой компенсации за неиспользованный отпуск программа автоматически скорректирует количество дней.
Шаг 3. Истребование письменных объяснений
В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от сотрудника письменное объяснение причин отсутствия. Разберем порядок отправки запроса:
- Направление почтового уведомления: По адресу регистрации и фактического проживания сотрудника направляется ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (либо телеграмма). В тексте формулируется требование предоставить объяснения причин отсутствия на работе в установленный срок.
- Ожидание ответа: Срок в 2 рабочих дня для дачи объяснений начинает исчисляться с момента фактического вручения письма адресату (плюс время на пересылку ответа).
- Действия при возврате письма: Если письмо вернулось обратно с почтовой отметкой об истечении срока хранения или невозможности вручения, обязанность работодателя считается исполненной. Двухдневный срок отсчитывается с даты возвращения конверта в организацию.
- Составление акта о непредоставлении объяснений: По истечении 2 рабочих дней после надлежащего уведомления (или возврата письма) составляется акт о том, что объяснения сотрудником не представлены.
Шаг 4. Особенности увольнения на испытательном сроке
Если сотрудник находился на испытательном сроке, важно учитывать следующие правовые нюансы:
- Приостановка испытания: Время фактического отсутствия работника на работе не засчитывается в испытательный срок. Срок испытания автоматически продлевается на число дней неявки.
- Выбор основания для увольнения: Увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания (статья 71 ТК РФ) требует доказательств некачественного исполнения трудовых обязанностей. Если работник просто не появлялся, доказать непрохождение испытания сложно. Безопаснее оформлять расторжение трудового договора за прогул (подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ).
Шаг 5. Издание приказа и завершение процедуры
Разберем процедуру оформления приказа и сдачи регламентированной отчетности:
- Сроки применения взыскания: Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (моментом обнаружения длящегося прогула считается момент фиксации факта отсутствия уважительных причин) и не позднее 6 месяцев со дня его совершения.
- Определение даты увольнения: Приказ оформляется текущей датой после сбора всех актов и почтовых подтверждений. При этом днем прекращения трудового договора признается последний день фактической работы сотрудника, предшествующий первому дню невыхода (статья 84.1 ТК РФ).
- Отметка на приказе: Поскольку ознакомить работника лично невозможно, на бланке приказа делается запись:
Ознакомить под подпись невозможно в связи с фактическим отсутствием работника. - Уведомление о трудовой книжке: В день издания приказа сотруднику направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости забрать бумажную трудовую книжку либо дать согласие на ее отправку по почте.
- Сдача подраздела 1.1 формы ЕФС-1: Сведения о кадровом мероприятии увольнения направляются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.