← На главную

При ведении кадрового учета и расчета заработной платы в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник не вышел на работу без уважительной причины или его отсутствие пока не подтверждено документами. Разберем, предусмотрена ли в этой программе возможность фиксации прогулов и какими способами можно исключить дни отсутствия из расчета заработной платы.

Ограничения типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»

Проанализируем архитектуру программы. В отличие от специализированных конфигураций (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), в «1С:Бухгалтерия 3.0» отсутствуют кадровые регистры учета рабочего времени, полноценный табель учета рабочего времени и механизм вытесняющих видов расчета. Специализированного документа вроде Регистрация прогула или Отсутствие по невыясненной причине в типовой бухгалтерии нет.

Бухгалтерский учет оперирует фактами хозяйственной жизни и начислениями, поэтому учет кадровых невыходов в БП упрощен. Тем не менее, уменьшить сумму начислений за дни отсутствия сотрудника в программе возможно несколькими проверенными способами.

Способ 1. Ручная корректировка отработанного времени в начислении зарплаты

Рассмотрим самый простой и штатный способ уменьшить начисление по окладу при отсутствии сотрудника:

1. Перейдем в раздел «Зарплата и кадры» и откроем журнал документов «Все начисления».
2. Создадим или откроем существующий документ Начисление зарплаты за нужный месяц.
3. Заполним документ автоматически по кнопке «Заполнить».
4. В строке сотрудника, допустившего прогул, найдем колонку «Дни» (и «Часы»).
5. Вручную уменьшим количество фактически отработанных дней на число дней прогула.

После корректировки количества дней программа автоматически пересчитает сумму начисления по окладу пропорционально фактически отработанному времени. Вместе с суммой начисления автоматически и корректно пересчитаются НДФЛ и страховые взносы.

Способ 2. Использование документа «Отпуск без сохранения оплаты»

Посмотрим на альтернативный вариант, который позволяет автоматически исключить определенный период из расчета без manual-изменения дней в документе начисления:

1. Перейдем в раздел «Зарплата и кадры» — «Отпуска» (или через кадровые документы).
2. Создадим документ Отпуск без сохранения оплаты на сотрудника.
3. Укажем период отсутствия сотрудника.

Важная деталь: Кадрово и юридически прогул отличается от отпуска за свой счет. Однако с точки зрения алгоритмов расчета зарплаты документ Отпуск без сохранения оплаты исключит указанные даты из оплачиваемого периода, и при последующем создании документа Начисление зарплаты количество отработанных дней рассчитается с учетом этого перерыва.

Отражение прогула в персонифицированной отчетности (ЕФС-1 / СЗВ-СТАЖ)

Выясним, как отсутствие без оплаты скажется на отчетности. Так как специализированного кадрового документа для прогулов в БП 3.0 нет, период отсутствия не попадает автоматически в кадровые регистры стажа со специальным кодом.

При формировании подраздела 1.2 формы ЕФС-1 («Сведения о страховом стаже») необходимо вручную отредактировать записи о стаже сотрудника:

1. Разбить период работы на до и после прогула.
2. Для периода невыхода указать код НЕОПЛ (неоплачиваемый период), чтобы эти дни корректно исключились из страхового стажа.

Альтернативные и технические решения

Если предприятию требуется полноценный учет невыходов и кадровых отклонений прямо в бухгалтерской базе, можно рассмотреть следующие технические варианты:

1. Доработка базы через расширение конфигурации (.cfe): На платформе «1С:Предприятие 8.3» программист может написать расширение, добавляющее документ фиксации невыходов и автоматическое вытеснение дней в документе Начисление зарплаты. Это позволит не снимать конфигурацию с типовой поддержки.
2. Синхронизация с 1С:ЗУП: Ведение полноценного кадрового учета и табелей в «1С:Зарплата и управление персоналом» с последующей передачей итоговых данных и проводок в «1С:Бухгалтерию 3.0» с помощью встроенного механизма обмена.