← На главную
В практике кадрового учета и расчета заработной платы нередко возникают ситуации, когда работнику становится плохо непосредственно на рабочем месте, и его увозит бригада скорой помощи. Особые сложности вызывает учет времени, если смена была ночной и переходящей на следующие сутки. Разберем подробно, как правильно отразить фактически отработанные часы в табеле, избежать двойной оплаты и корректно провести больничный лист в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1).
Законодательные и методологические правила учета
Прежде чем приступать к оформлению документов в программе, проанализируем правовые основы:
- Запрет двойной оплаты: Законодательство РФ запрещает одновременно выплачивать заработную плату за отработанное время и пособие по временной нетрудоспособности за один и тот же период (день или часы). За отработанное до госпитализации время начисляется зарплата, а пособие назначается за дни освобождения от работы.
- Определение даты начала нетрудоспособности: Если работник обратился за медицинской помощью после отработанной смены или во время ночного дежурства после полуночи, электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) по правилам может открываться со следующего календарного дня. Если же ЭЛН открыт текущей датой, работодатель обязан исключить отработанный день из периода выплаты пособия.
- Календарный учет рабочего времени: Табель учета рабочего времени заполняется строго по календарным суткам (с 00:00 до 24:00), а не по «производственным» суткам смены. Если смена начинается в одни календарные сутки (например, с 20:00), а заканчивается в другие (в 08:00), рабочие и ночные часы должны разбиваться между двумя датами. Напоминаем, что ночным считается время с 22:00 до 06:00.
Шаг 1. Включение учета внутрисменных отсутствий
Если сотрудник отработал только часть смены и покинул рабочее место до ее окончания, в программе полезно использовать функционал регистрации внутрисменных отклонений. Проверим и включим соответствующую настройку:
- Перейдем в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты».
- Откроем ссылку «Настройка состава начислений и удержаний».
- Перейдем на вкладку «Учет отсутствий» и установим флаг «В том числе внутрисменные» для временной нетрудоспособности или неявок.
После включения этой настройки появится возможность регистрировать отсутствие сотрудника с точностью до часов документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с переключателем «На неполный день (внутрисменное)» до момента получения закрытого ЭЛН.
Шаг 2. Отражение фактически отработанного времени в табеле
Рассмотрим порядок фиксации часов на конкретном примере. Предположим, смена началась в 20:00, а в 00:00 сотрудника госпитализировали. До полуночи он отработал 4 часа, из которых 2 часа приходятся на ночное время (с 22:00 до 00:00).
Отразим этот факт в программе:
- В документе
Табель или через индивидуальный график за календарный день начала смены указываем фактические часы явки и ночных: Я 4 Н 2 (вместо полной плановой смены).
- За следующие календарные сутки, на которые пришлась госпитализация и с которых открыт листок нетрудоспособности, рабочие часы не проставляются. В табеле будет зафиксирован невыход или больничный.
Шаг 3. Регистрация и расчет документа «Больничный лист»
Выясним причину возможного конфликта начислений: документ Больничный лист в типовой конфигурации имеет максимальный приоритет вытеснения. Если ЭЛН открыт тем же днем, в который сотрудник частично работал, проведение больничного полностью вытеснит начисленную зарплату за эти сутки.
Разберем по шагам, как исключить отработанный день из расчета пособия:
- Создадим документ
Больничный лист (раздел «Кадры» или «Зарплата»).
- На вкладке «Оплата» перейдем по ссылке в строке условий расчета и откроем форму «Периоды, исключаемые из расчета больничного».
- Добавим дату смены, за которую сотруднику уже начислена заработная плата.
- Снимем флаг «Регистрировать», чтобы программа не регистрировала неоплачиваемый невыход с кодом «Т» поверх начисленной оплаты труда.
- В настройках расчета зарплаты активируем опцию «Сдвигать оплату больничного при наличии исключаемых периодов», а в окне исключаемых периодов включим флаг «Сдвигать дату начала оплаты СФР». Это обеспечит корректную оплату первых трех дней за счет средств работодателя со следующего дня болезни.
Шаг 4. Передача сведений в СФР (СЭДО)
Заключительный этап — отправка корректных сведений в Социальный фонд России. При формировании документа Ответ на запрос СФР для расчета пособия проанализируем заполнение вкладки с исключаемыми периодами. В ней должен быть зафиксирован день отработки с признаком исключения из оплаты за счет фонда. Это исключит дублирование выплат и защитит организацию от претензий со стороны проверяющих органов.