← На главную

В процессе ведения кадрового и зарплатного учета нередко возникают ситуации, когда работник в течение одного расчетного месяца переводится из одного подразделения в другое. При расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты работникам организаций суммы разбиваются правильно пропорционально отработанному времени в каждом из подразделений. Однако при заполнении документа Отражение зарплаты в регламентированном учете все затраты могут ошибочно собраться только на одном — последнем кадровом подразделении.

Разберем детально причины такого поведения программы в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом, проанализируем иерархию правил бухгалтерского учета зарплаты и рассмотрим способы исправления данной ошибки.

Иерархия применения способов отражения заработной платы

Для понимания логики программы важно знать, в каком порядке система определяет счет затрат и аналитику (субконто) при формировании проводок. В конфигурации действует строгий приоритет настроек:

1. Способ отражения для конкретного начисления или сотрудника. Если в карточке вида расчета (начисления) или персонально для сотрудника задан способ отражения, программа использует именно его с наивысшим приоритетом.
2. Способ отражения подразделения. Если индивидуальный способ для сотрудника не назначен, программа обращается к настройкам подразделения, в котором числится работник.
3. Способ отражения организации. Если у подразделения не задан собственный способ учета, берутся общие параметры учетной политики организации.
4. Предопределенный способ по умолчанию. Если настройки отсутствуют на всех предыдущих уровнях, применяется системный способ отражения (обычно счет 26).

Если для сотрудника был назначен индивидуальный способ отражения через документ Учет основного заработка работников организаций в регламентированном учете или непосредственно в карточке физлица/сотрудника, этот способ полностью перекрывает настройки подразделений. В результате вся сумма за месяц относится по правилам персонального способа.

Причины некорректного распределения затрат

Проанализируем две основные технические причины, приводящие к схлопыванию затрат на одно подразделение:

1. Жесткая фиксация субконто «Подразделение» в способе отражения. Если в справочнике Способы отражения зарплаты в регламентированном учете в строке счета затрат (20, 25, 26, 44) в качестве субконто явно указано конкретное подразделение, программа всегда будет подставлять именно его, игнорируя подразделение из кадрового документа Кадровое перемещение организаций.
2. Назначение индивидуального способа учета без учета дат. Персональный способ отражения, назначенный без разделения периодов, применяется ко всему расчетному листу целиком на дату формирования документа отражения.

Способ 1. Очистка субконто в справочнике способов отражения

Самый распространенный и универсальный способ решения задачи — сделать способы отражения зарплаты «плавающими» по аналитике подразделений. Рассмотрим по шагам, как это выполнить:

1. Перейдем в справочник Способы отражения зарплаты в регламентированном учете.
2. Откроем элемент, который используется для начисления заработной платы (например, «Оплата труда производственного персонала» или «Оплата труда АУП»).
3. В табличной части счета дебета найдем строку субконто Подразделения (или Подразделения организаций) и очистим данное поле, оставив его пустым.
4. Сохраним изменения по кнопке ОК.
5. Перезаполним документ Отражение зарплаты в регламентированном учете.

После очистки субконто программа будет автоматически брать подразделение затрат из строки начисления зарплаты, которая, в свою очередь, опирается на кадровые периоды работы сотрудника.

Способ 2. Перенос настроек бухучета на уровень подразделений

Если специфика учета требует жесткой привязки сотрудников к статьям затрат, настроим бухучет через структуру предприятия:

1. Снимем персональное назначение способов отражения с сотрудников.
2. Откроем справочник Подразделения организаций.
3. В карточке каждого подразделения перейдем на вкладку Бухучет зарплаты и укажем соответствующий способ отражения.
4. При проведении документа Кадровое перемещение организаций и последующем расчете зарплаты программа свяжет каждую часть начисления с тем подразделением, где сотрудник фактически работал в соответствующие дни месяца.

Способ 3. Регистрация изменения способа учета с середины месяца

Если для сотрудника требуется индивидуальный способ учета, изменяющийся одновременно с кадровым перемещением, зарегистрируем это изменение специализированным документом:

1. Создадим документ Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений работников организаций.
2. Укажем дату перемещения сотрудника и выберем новый способ отражения заработка, действующий с этой даты.
3. Рассчитаем начисления и сформируем документ отражения в учете заново.

Способ 4. Пропорциональное распределение заработка

В ситуациях, когда кадровое перемещение не оформлялось, но затраты на оплату труда необходимо разделить между несколькими направлениями, используем документ Ввод распределения основного заработка работников организаций. В нем указывается список сотрудников, перечень способов отражения и процентное соотношение долей (например, 40% на одно подразделение и 60% на другое).

Особенности счета 70 и синхронизации с бухгалтерской базой

Обратим внимание на особенности аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Если в конфигурации включен учет расчетов по оплате труда в разрезе подразделений, кредитовая часть проводки может определяться по состоянию сотрудника на конец расчетного периода. При этом затратная часть (дебет счетов 20, 25, 26, 44) при правильной настройке обязательно разделится между подразделениями в строгом соответствии с отработанным временем.

Перед выгрузкой проводок в базу 1C:Бухгалтерия убедимся, что справочники подразделений и способов отражения зарплаты синхронизированы по кодам и наименованиям, чтобы избежать подмены аналитики значениями по умолчанию при загрузке.