← На главную

При подготовке регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» (РСВ) пользователи часто сталкиваются с ошибкой проверки: программа сообщает, что у разных сотрудников указан один и тот же страховой номер (СНИЛС). Такая ситуация возникает, когда уволенного сотрудника принимают на работу снова, но вместо выбора уже имеющейся карточки человека в справочнике ФизическиеЛица кадровик создает новый элемент с теми же персональными данными. Разберем причины возникновения этой коллизии и пошаговые способы её устранения в программах 1С.

Почему возникает ошибка при заполнении РСВ:

В типовых конфигурациях 1С («Зарплата и кадры бюджетного учреждения», «Зарплата и управление персоналом») учет ведется в двух связанных справочниках:

1. Справочник.Сотрудники — отражает трудовой договор конкретного человека (при увольнении и повторном приеме создается новый элемент справочника сотрудников).
2. Справочник.ФизическиеЛица — хранит неизменяемые личные данные человека (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, состав семьи). На одного реального человека в информационной базе должна приходиться строго одна карточка физического лица.

Регламентированный отчет РСВ заполняется на основании движений в регистрах накопления (УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов, СтраховыеВзносыИсчисленные и др.), где ключевым измерением выступает Физическое лицо. Если при повторном трудоустройстве было создано второе физлицо, начисления распределяются по двум разным объектам базы. В результате программа не может корректно рассчитать совокупную предельную базу взносов с начала года и формирует протокол ошибок из-за дублирования СНИЛС.

Кроме проблем с РСВ, дублирование физических лиц приводит к искажению налоговой базы по НДФЛ, ошибкам расчета стандартных налоговых вычетов, неверному формированию справок о доходах и сальдо взаиморасчетов при совместительстве.

Вариант 1. Слияние дублей с помощью обработки «Поиск и замена значений»

Разберем основной способ исправления ошибки, который позволяет заменить все ссылки на ошибочное физическое лицо во всех документах и регистрах системы на правильное («историческое») физлицо.

1. Создание архивной копии. Перед выполнением любых групповых обработок обязательно создаем резервную копию базы данных.
2. Очистка конфликтующих периодических регистров сведений. При объединении двух физических лиц платформа может выдать ошибку нарушения уникальности («Запись с такими ключевыми полями существует»). Чтобы этого избежать, открываем удаляемое (дублирующее) физическое лицо и через панель навигации переходим в подчиненные регистры сведений (паспортные данные, гражданство, сведения об инвалидности). Если в них внесены те же записи на те же даты, что и у основного лица, очищаем эти строки у дубля.
3. Запуск обработки замены. Открываем обработку Поиск и замена значений (через главное меню Файл — Открыть или из меню сервисных обработок).
4. Настройка параметров замены:
   1. В колонке Что заменять выбираем ошибочный элемент справочника Физические лица (дубль, созданный при повторном приеме).
   2. В колонке На что заменять указываем правильный элемент справочника Физические лица (исторический, с которым сотрудник работал изначально).
   3. Нажимаем кнопку Найти ссылки. Программа сформирует полный список документов (приказы о приеме, начисления зарплаты, взносов, ведомости) и регистров, где фигурирует дубль.
   4. Нажимаем кнопку Выполнить замену значений. Обработка перенаправит все связи на единый элемент справочника физлиц.
5. Актуализация расчетов страховых взносов:
   1. Если расчетный период открыт для редактирования: последовательно пересчитываем и проводим документы Начисление страховых взносов по данному сотруднику за все месяцы расчетного года, начиная с даты повторного приема. База взносов пересчитается с учетом нарастающего итога.
   2. Если прошлые месяцы закрыты датой запрета редактирования: регистрируем документ Перерасчет страховых взносов за текущий отчетный период, чтобы программа автоматически скорректировала начисления на единое физлицо.
6. Удаление дублирующего объекта. Помечаем ненужный элемент справочника Физические лица на удаление и запускаем стандартную процедуру Удаление помеченных объектов.

Вариант 2. Перепривязка сотрудника и ручная корректировка регистров

Если в базе установлен жесткий запрет изменения закрытых периодов и перезапись исторических документов начисления зарплаты недопустима, рассмотрим пошаговый алгоритм точечной корректировки:

1. Перепривязка физического лица в карточке сотрудника. Открываем элемент справочника Сотрудники, оформленный на текущее место работы. В реквизите Физическое лицо выбираем первоначальную (основную) карточку человека. Если реквизит заблокирован для прямого редактирования в форме, используем обработку Групповая обработка справочников и документов, отбираем нужного сотрудника и меняем значение реквизита ФизЛицо.
2. Перенос движений по взносам. Поскольку изменение реквизита в сотруднике не меняет уже сформированные движения прошлых закрытых документов, вводим документ Корректировка учета по страховым взносам (или специализированную ручную операцию по регистрам накопления):
   1. В табличной части учета доходов сторнируем (со знаком «минус») суммы по ошибочному физическому лицу.
   2. Вводим те же суммы доходов со знаком «плюс» с указанием правильного физического лица с помесячной разбивкой расчетного периода.
   3. Аналогичным образом переносим исчисленные страховые взносы по видам страхования.
3. После выполнения корректировки регистров перезаполняем отчет РСВ. Программа объединит данные по единому СНИЛС и сформирует раздел 3 без ошибок валидации.

Профилактика появления дублей физических лиц

Чтобы избежать подобных трудоемких исправлений в будущем, придерживаемся следующих правил регламента кадрового учета:

1. При оформлении приема ранее уволенного работника в мастере оформления нового сотрудника выбираем переключатель Установить связь с физическим лицом из справочника (или выбираем человека из существующего списка физлиц), а не нажимаем кнопку создания нового элемента.
2. При совпадении ФИО, ИНН или СНИЛС программа выдает предупреждение о наличии схожих данных в информационной базе — кадровику необходимо подтвердить выбор существующего физлица.
3. Перед закрытием отчетных периодов рекомендуется запускать типовые проверки дублирования реквизитов физических лиц.