Ситуация, когда сотрудница решает досрочно выйти из отпуска по уходу за ребенком, является стандартной для кадрового учета. Однако при отражении этого факта в программе часто возникают сложности. Проанализируем типичную проблему: при простом вводе документов возврата и кадрового перевода в регистрах сведений (например, Плановые начисления сотрудников) может остаться «висеть» старая дата окончания отпуска до 3-х лет. Когда эта дата наступает, программа может ошибочно вернуть старый оклад, проигнорировав все повышения, которые были у сотрудницы после досрочного выхода. Выясним причину такого поведения и рассмотрим, как правильно оформить этот процесс в современных версиях 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП 3.1) с учетом последних изменений законодательства.
Прежде чем переходить к технической части в 1С, рассмотрим важные законодательные новшества. С 1 января 2024 года вступили в силу изменения (ФЗ № 614-ФЗ). Теперь сотрудница сохраняет право на получение ежемесячного пособия до 1,5 лет даже в том случае, если она досрочно выходит на работу на полную ставку. Ранее обязательным условием для сохранения выплат была работа исключительно на условиях неполного рабочего времени.
Кроме того, поскольку выплаты пособия сейчас осуществляются Социальным фондом России (СФР) в проактивном режиме, направлять в фонд специальное уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком при выходе на работу больше не требуется.
В актуальной редакции 1С:ЗУП 3.1 больше не нужно вручную править даты в первичных кадровых документах или регистрах. Разберем по шагам основной и самый корректный способ оформления — использование документа Возврат из отпуска по уходу.
Этот документ предназначен для полного прекращения состояния отпуска по уходу за ребенком. Выполните следующие действия:
Возврат из отпуска по уходу.Преимущества данного метода:
Во-первых, решается проблема с расчетом остатка ежегодных отпусков. Поскольку кадровый статус нахождения в отпуске по уходу прекращается (в регистре текущего состояния устанавливается значение «Работает»), дни ежегодного оплачиваемого отпуска начинают накапливаться по стандартным правилам.
Во-вторых, это критически важно для будущего расчета среднего заработка. Если в течение следующих двух лет сотрудница снова уйдет в декрет (отпуск по беременности и родам), время работы после досрочного выхода не будет ошибочно исключаться из расчетного периода. Это предотвратит некорректное завышение среднедневного заработка для нового пособия.
Рассмотрим альтернативный вариант, который целесообразно использовать, если сотрудница выходит именно на неполную ставку (например, по специальной договоренности с работодателем или если вы ведете учет по старым правилам до 2024 года, где это было строго обязательно).
Документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком позволяет не прерывать сам статус отпуска, но возобновить начисление заработной платы. Для этого:
При таком подходе статус нахождения сотрудницы в отпуске в системе сохраняется, но зарплата считается корректно.
Проанализируем метод, который часто обсуждался на форумах для старых версий (ЗУП 2.5) или при сложных ошибках регистров. Он заключается в исправлении исходного документа. На основании первичного документа Отпуск по уходу за ребенком вводится документ-исправление (по кнопке «Исправить» в левом нижнем углу). В нем указывается новая дата окончания в плановых начислениях. Однако сейчас этот способ применять не рекомендуется, так как штатные документы 1С:ЗУП 3.1 (описанные выше) корректно отрабатывают все движения по регистрам Плановые начисления сотрудников и Состояние работников.
При оформлении досрочного выхода обратите внимание на следующие особенности поведения 1С:ЗУП 3.1:
Возврат из отпуска по уходу в отчете ЕФС-1 (Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже») нестраховой период с кодом «ДЕТИ» автоматически прервется датой фактического выхода на работу. Это абсолютно корректное поведение системы, так как фактический отпуск завершен, несмотря на то, что выплаты от СФР продолжаются.Используя актуальные документы конфигурации, вы сможете избежать проблем с регистрами сведений и обеспечить правильный расчет как заработной платы, так и остатков отпусков для сотрудников, вышедших из декрета досрочно.