Как сформировать расчетную ведомость по внутренним совместителям в 1С:ЗУП?

При работе в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Зарплата и кадры учреждения» (ЗБУ) пользователи часто сталкиваются с проблемой: в стандартном отчете «Расчетная ведомость (Т-51)» внутренние совместители не отображаются отдельными строками по своим подразделениям. Вместо этого программа «схлопывает» все начисления сотрудника и выводит их в подразделении по его основному месту работы. Давайте разберем, почему это происходит, как устроена архитектура учета в 1С и какими способами можно решить эту задачу.

Выясняем причину: почему стандартная ведомость объединяет данные?

Для начала проанализируем методологию учета на платформе 1С. Главная причина, по которой типовая расчетная ведомость группирует данные по физическому лицу, кроется в законодательных нормах расчета налогов и удержаний:

1. Неделимость НДФЛ: Налог на доходы физических лиц рассчитывается нарастающим итогом в целом по налогоплательщику (элементу справочника ФизическиеЛица), а не по его рабочим местам или трудовым договорам (элементам справочника Сотрудники). Налоговые вычеты также применяются к общему доходу гражданина.
2. Общие удержания и выплаты: Алименты, удержания по исполнительным листам, а также выплаты (аванс, межрасчетные выплаты) и конечное сальдо взаиморасчетов регистрируются за физическим лицом. Платформа не может автоматически и без условных математических допущений разделить, какая часть удержания или конечного сальдо относится к основному трудовому договору, а какая — к внутреннему совместительству.
3. Приоритет основного подразделения: При формировании отчетов система определяет основное рабочее место физлица и относит туда все его доходы, удержания и налоги. Из-за этого отборы по подразделению совместительства часто работают некорректно или скрывают сотрудника целиком.

Если бухгалтеру или экономисту требуется видеть затраты на оплату труда именно в разрезе подразделений, куда приняты совместители, стандартная ведомость Т-51 не подойдет. Рассмотрим альтернативные варианты решения.

Вариант №1. Использование отчета «Анализ начислений и удержаний»

Если главная цель — проанализировать затраты по подразделениям, НДФЛ и удержания распределять не обязательно. В этом случае мы можем воспользоваться стандартным отчетом «Анализ начислений» (или «Анализ начислений по сотрудникам»). Этот отчет собирает данные непосредственно из регистров начислений, где всегда присутствует аналитика конкретного сотрудника.

Выполним настройку отчета по шагам:

1. Откроем отчет «Анализ начислений и удержаний» (или «Анализ начислений»).
2. Перейдем в настройки отчета и переключимся в Расширенный режим.
3. На вкладке «Структура» изменим группировку. Вместо группировки по полю ФизическоеЛицо добавим группировку по полям Подразделение на конец периода (или подразделение начисления) и Сотрудник.
4. Применим настройки и сформируем отчет.

Поскольку в качестве группировки выбрано поле Сотрудник, система выведет внутреннего совместителя отдельной строкой в том подразделении, где он фактически исполняет свои обязанности по совместительству, со всеми его начислениями за отработанное время.

Вариант №2. Настройка расчетного листка в СКД

Если сотрудникам необходимо выдавать раздельные расчетные листки по основному месту работы и по совместительству, в современных версиях ЗУП 3.1 уже встроен стандартный отчет «Расчетный листок с разбивкой по рабочим местам». Найти его можно через панель отчетов по зарплате.

Если вы работаете в более ранних редакциях или хотите настроить типовой отчет самостоятельно, воспользуемся Системой компоновки данных (СКД):

1. В настройках структуры «Расчетного листка» найдем группировку, содержащую поле Физическое лицо.
2. Заменим это поле или добавим в подчиненную группировку детальное поле Сотрудник.
3. В таком режиме начисления и отработанное время разделятся по каждому трудовому договору, а общий НДФЛ выведется в одном из листков (обычно по основному месту работы) либо распределится согласно алгоритмам программы.

Вариант №3. Разработка внешнего отчета с пропорциональным распределением НДФЛ

Если руководство компании настаивает на получении полноценной расчетной ведомости (с начислениями, НДФЛ и выплатами), разделенной по рабочим местам сотрудников, программисту придется разработать внешний отчет.

Для создания такого отчета в качестве источника данных мы рекомендуем использовать регистр накопления НачисленияУдержанияПоСотрудникам. Чтобы разделить НДФЛ и удержания, которые в регистре привязаны к физическому лицу, применим метод пропорционального распределения:

1. Запросом выберем все начисления за период в разрезе сотрудников и подразделений.
2. Рассчитаем коэффициент (долю) начислений по каждому трудовому договору (отношение суммы начисления по конкретному договору к общей сумме начислений физлица за месяц).
3. Получим общие суммы НДФЛ и удержаний по физическому лицу.
4. Умножим общие суммы налогов и удержаний на полученные коэффициенты для каждого сотрудника.

Рассмотрим пример запроса для получения базовых данных по начислениям сотрудников:

ВЫБРАТЬ
    Взаиморасчеты.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
    Взаиморасчеты.Сотрудник КАК Сотрудник,
    Взаиморасчеты.Подразделение КАК Подразделение,
    ВЫБОР
        КОГДА Взаиморасчеты.ГруппаНачисленияУдержанияВыплаты = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ГруппыНачисленийУдержанийВыплат.Начислено)
            ТОГДА Взаиморасчеты.Сумма
        ИНАЧЕ 0
    КОНЕЦ КАК СуммаНачисления,
    ВЫБОР
        КОГДА Взаиморасчеты.ГруппаНачисленияУдержанияВыплаты = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ГруппыНачисленийУдержанийВыплат.Удержано)
            ТОГДА Взаиморасчеты.Сумма
        ИНАЧЕ 0
    КОНЕЦ КАК СуммаУдержания
ИЗ
    РегистрНакопления.НачисленияУдержанияПоСотрудникам КАК Взаиморасчеты
ГДЕ
    Взаиморасчеты.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

После получения этих данных во временную таблицу мы сможем рассчитать доли и искусственно распределить НДФЛ и удержания. Полученный результат выводится в отчет, структура которого полностью дублирует форму Т-51, но гарантирует разделение внутренних совместителей по разным строкам и подразделениям.