Как в 1С списать товары, не вошедшие в документ пересчета при инвентаризации?

← На главную

Ситуация, когда фактическое наличие товара на складе радикально расходится с данными в программе 1С, — довольно частое явление, особенно если учет долгое время велся некорректно. Основная сложность заключается в том, что в документ Пересчет товаров кладовщики обычно вносят только то, что реально нашли на полках. При этом в базе остаются «висеть» сотни позиций, которых физически нет, а также множество дублей номенклатуры. Разберем пошагово, как привести учет в соответствие с реальностью и правильно отразить списание отсутствующих позиций.

Анализ работы документа «Пересчет товаров»

Прежде всего, проанализируем, как работает механизм инвентаризации в современных конфигурациях (таких как 1С:Управление торговлей, КА или ERP). Сам по себе документ Пересчет товаров — это лишь инструмент фиксации факта. Он не изменяет остатки в регистрах накопления и не делает проводок. Для того чтобы списать отсутствующие товары, необходимо сравнить зафиксированный факт с учетными данными системы.

Если вы уже создали документ и внесли в него только фактические остатки, система может «не увидеть» те товары, которые числятся в базе, но не попали в документ. Чтобы исправить это, воспользуемся стандартными средствами заполнения.

Способ 1: Добавление учетных остатков в документ пересчета

Для того чтобы программа поняла, что по остальным товарам наступила недостача, их необходимо добавить в табличную часть документа с нулевым фактическим количеством. Рассмотрим, как это сделать:

Откроем созданный документ Пересчет товаров.
Перейдем к функции заполнения и выберем команду «Добавить товары по отбору».
В настройках фильтра установим условие «Только с остатками на складе» (или «Остаток в учете > 0»).
Программа предложит добавить все позиции, которые числятся в системе по данному складу. При этом те строки, которые вы уже ввели вручную, останутся нетронутыми, а новые позиции добавятся с заполненным «Учетом» и нулевым «Фактом».
Переведем документ в статус «Выполнено». После этого система автоматически рассчитает отклонения, которые станут основанием для списания.

Способ 2: Использование помощника оформления складских актов

После того как документ пересчета заполнен и проведен, необходимо отразить изменения в финансовом и складском учете. Для этого в 1С предусмотрено рабочее место «Оформление излишков и недостач». Разберем этот этап подробнее:

Система проанализирует разницу между колонками «Учет» и «Факт» из всех документов пересчета. Все позиции, которых не оказалось в наличии, попадут в список на оформление документа Списание недостач товаров. Важно понимать, что именно этот документ окончательно «очистит» регистр Товары на складах и счета бухгалтерского учета.

Важный нюанс: Если организация работает на ОСН (общей системе налогообложения), массовое списание товаров может потребовать восстановления НДС. Рекомендуем предварительно проконсультироваться с бухгалтерией, так как простое удаление «хлама» из базы может привести к налоговым рискам.

Борьба с дублями номенклатуры перед инвентаризацией

В ситуациях, когда бухгалтерия годами вносила товары «как попало», в справочнике Номенклатура неизбежно возникают дубли. Например, один и тот же болт может числиться под пятью разными названиями. Если вы просто спишете старые остатки и оприходуете новые на правильные карточки, в отчетах останется неразбериха.

Проанализируем алгоритм действий для исправления этой ситуации:

Перед финальным проведением складских актов запустим стандартную обработку «Поиск и удаление дублей».
В качестве критериев поиска выберем «Наименование» или «Артикул».
Укажем «правильную» карточку (которую завел кладовщик) как основную, а «кривые» карточки бухгалтерии — как дубли.
После объединения все движения по регистрам перейдут на верную номенклатуру, и инвентаризация пройдет гораздо чище.

Способ 3: Техническое обнуление склада (радикальный метод)

Если учет запущен настолько сильно, что попытки сопоставить факт с учетом в одном документе превращаются в хаос, применим метод «полной перезагрузки»:

Создадим документ Списание товаров, заполнив его всеми текущими остатками склада (команда «Заполнить по остаткам на складе»). Проведем его — теперь склад пуст.
Создадим документ Оприходование товаров и внесем в него только те позиции и в том количестве, которое реально нашел кладовщик.

Этот метод позволяет жестко разделить «прошлое» (ошибки учета) и «настоящее» (новый чистый учет), однако он требует внимательности при выборе статей расходов для списания и доходов для оприходования, чтобы не исказить финансовый результат предприятия.

Корректировка регистров для программистов

Если необходимо исправить только управленческие остатки на складах, не затрагивая при этом бухгалтерские счета и не создавая лишних документов списания, можно воспользоваться инструментом Корректировка регистров. Выясним причину, почему это может быть полезно: иногда бухгалтерия категорически против официальных актов списания из-за налогов, но кладовщику нужны реальные цифры в отчетах. В этом случае создается запись в регистр Товары на складах с видом движения «Расход» по всем ошибочным позициям.

Пример программного обхода остатков для последующего списания через обработку может выглядеть так:


Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |   ТоварыНаСкладахОстатки.Номенклатура,
    |   ТоварыНаСкладахОстатки.ВНаличииОстаток КАК Остаток
    |ИЗ
    |   РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(&Дата, Склад = &Склад) КАК ТоварыНаСкладахОстатки";

Запрос.УстановитьПараметр("Дата", ТекущаяДата());
Запрос.УстановитьПараметр("Склад", СсылкаНаСклад);
Результат = Запрос.Выполнить().Выбрать();

Пока Результат.Следующий() Цикл
    // Логика добавления в документ Пересчета или Списания
КонецЦикла;

Подводя итог, отметим: для качественного результата важно не просто «списать остатки», а предварительно навести порядок в справочнике номенклатуры и запретить в настройках системы «Списание запасов при отсутствии остатков» (отгрузку в минус), чтобы новые ошибки не начали накапливаться сразу после завершения инвентаризации.