Вопрос о проведении инвентаризации без остановки продаж является одним из самых острых для розничной торговли. Остановка магазина на целый день — это прямые убытки, поэтому владельцы бизнеса стремятся проводить ревизию «на лету». В этой статье мы подробно разберем, как реализовать этот процесс в программе 1С:Розница 2.3, избежав при этом путаницы в остатках и возникновения фиктивных недостач.
Для начала проанализируем, как сама программа 1С:Розница воспринимает процесс пересчета. Основным инструментом здесь является документ Пересчет товаров. Рассмотрим ключевой нюанс: учетное количество (то есть то, сколько товара «должно быть» по данным базы) фиксируется в документе не в момент его создания или записи, а в момент выполнения команды Заполнить фактические остатки (или аналогичных функций заполнения табличной части).
Разберем ситуацию на примере: если мы открыли документ утром, нажали кнопку заполнения и увидели, что товара Футболка мужская числится 10 штук, то это число «10» становится эталоном для данного пересчета. Даже если через час через РМК (Рабочее место кассира) будет продана одна футболка, в открытом документе Пересчет товаров в колонке «Учет» все равно останется 10. Программа сравнит введенный вами «Факт» именно с этим зафиксированным значением.
Чтобы понять, откуда берется «чехарда» в остатках, проанализируем два основных сценария, которые возникают при одновременной продаже и подсчете:
Выясним, как бороться со вторым сценарием, чтобы не платить за «мнимые» недостачи.
Посмотрим на организационное решение этой проблемы. Профессиональные ревизоры рекомендуют использовать метод «цветовых стикеров». Разберем его по шагам:
Пересчет товаров.Рассмотрим более современный способ — применение Терминала Сбора Данных (ТСД). При использовании специализированного программного обеспечения, интегрированного с 1С (например, DataMobile или Mobile SMART), процесс упрощается.
Система может работать в режиме реального времени. В некоторых конфигурациях реализован механизм, который при загрузке данных из ТСД в 1С автоматически анализирует время сканирования каждой позиции и время совершения чеков ККМ. Если продажа произошла в период между открытием пересчета и сканированием товара на ТСД, система сама корректирует «Факт» или «Учет», минимизируя человеческий фактор.
Проанализируем ситуацию: стоит ли считать весь магазин сразу? В 1С:Розница наиболее эффективна стратегия коротких итераций. Вместо того чтобы открывать один огромный документ на весь ассортимент, создадим несколько документов по товарным категориям или группам (например, «Бытовая химия», «Канцелярия»).
Преимущества такого метода:
Важно помнить о техническом порядке проведения документов в 1С. Разберем правильную последовательность действий, чтобы не допустить «двоения» остатков:
Пересчет товаров.Отчет о розничных продажах за текущий день.Пересчета товаров документы Списание товаров и Оприходование товаров.Если вы проведете списание «поверх» открытой смены, а потом кассир закроет смену, может возникнуть ситуация, когда программа дважды учтет уменьшение товара, что приведет к отрицательным остаткам.
Рассмотрим пример, когда мы не используем ТСД, а работаем «по старинке» с бумажными ведомостями. Допустим, мы начали считать отдел в 10:00. В 10:30 мы закончили и начали вводить данные в 1С.
Нам необходимо зайти в отчет Продажи -> Продажи по чекам (или Оценка валовой прибыли) и установить фильтр по времени: с 10:00 до текущего момента. Если в этом списке мы видим товары, которые мы только что считали, мы должны вручную увеличить их «Фактическое количество» в документе 1С на количество проданных единиц. Таким образом, мы нивелируем ошибку «Сценария Б».
Заключение: Проводить инвентаризацию без остановки продаж в 1С:Розница 2.3 можно и нужно. Главное — понимать, что программа фиксирует остатки на конкретный момент времени, и ваша задача как ревизора — учесть движение товара, произошедшее в «мертвой зоне» между фиксацией учета и фиксацией факта.